Art.º 5 · Despacho n.º 5527/2022 — Organização interna

1 -A Biblioteca compreende quatro áreas:
1. a)Tratamento Técnico-Documental;
2. b)Comunicação, Formação e Extensão Cultural;
3. c)Difusão Científica e Edição;
4. d)Arquivo Geral.
2 -À área de Tratamento Técnico-Documental compete, designadamente:
1. a)Apoiar as Unidades Orgânicas, as Unidades de Investigação e de Desenvolvimento da Universidade no âmbito da seleção documental e processar a aquisição das publicações selecionadas;
2. b)Procurar obter e selecionar publicações por oferta e permuta;
3. c)Organizar os fundos documentais, independentemente do seu formato e suportes, e assegurar a sua utilização em condições adequadas;
4. d)Promover o adequado tratamento técnico das publicações recebidas, de acordo com as normas nacionais e internacionais aplicáveis;
5. e)Gerir, manter e atualizar as bases de dados com as referências bibliográficas.
3 -À área de Comunicação, Formação e Extensão Cultural compete, designadamente:
1. a)Criar, desenvolver e disponibilizar serviços de difusão de informação científica e técnica, nomeadamente, a pesquisa bibliográfica, a difusão seletiva de informação, o fornecimento de documentos externos por empréstimo interbibliotecas (EIB) ou a sua reprodução;
2. b)Desenvolver planos de formação adequados aos vários perfis de utilizadores;
3. c)Desenvolver adequados serviços de referência e apoio ao utilizador, presenciais e à distância;
4. d)Garantir o normal funcionamento das salas de leitura;
5. e)Assegurar o empréstimo e circulação de publicações de acordo com as condições estipuladas no respetivo regulamento;
6. f)Definir os conteúdos da Biblioteca na internet, na intranet e nas redes sociais, em articulação com as restantes divisões;
7. g)Programar, acolher e realizar atividades culturais, bem como iniciativas de divulgação dos eventos e serviços da Biblioteca;
8. h)Pesquisar e propor parcerias visando o enriquecimento cultural da vida académica e da própria Biblioteca.
4 -À área de Difusão Científica e Edição compete, designadamente:
1. a)Desenvolver, gerir e apoiar tecnicamente o SAPIENTIA (Repositório da Universidade do Algarve), para armazenar, preservar e divulgar a produção científica da Universidade do Algarve em formato digital, assim como outros instrumentos do mesmo tipo, nomeadamente, outras bases de dados de caráter científico;
2. b)Apoiar os investigadores e as Unidades de Investigação e Desenvolvimento nos processos de publicação e de indexação da produção científica da UAlg;
3. c)Colaborar na criação, desenvolvimento e disponibilização de serviços de difusão de informação científica;
4. d)Promover a edição de documentos de natureza diversa, resultantes da atividade da Universidade do Algarve Editora e da Universidade em geral;
5. e)Organizar, manter e promover o catálogo em linha das publicações da Universidade;
6. f)Gerir o stock de publicações para venda e oferta.
5 -À área do Arquivo Geral compete, designadamente:
1. a)Coordenar a gestão da documentação produzida e acumulada pela Universidade do Algarve, bem como definir os prazos para a sua conservação;
2. b)Conceber normas arquivísticas a utilizar pela Universidade do Algarve;
3. c)Garantir a aplicação da Portaria de Gestão Documental;
4. d)Receber, conferir, registar e instalar adequadamente a documentação da Universidade do Algarve, e desenvolver o respetivo plano de classificação, sendo que a gestão, coordenação e organização da aplicação de gestão documental digital fica na responsabilidade dos Serviços de Informática;
5. e)Assegurar a conservação dos documentos em condições que garantam a sua integridade e segurança;
6. f)Conceber e difundir instrumentos de acesso, manuais e automatizados, para localização e recuperação de informação;
7. g)Elaborar regras para consulta e reprodução da documentação conservada;
8. h)Orientar pesquisas desenvolvidas por utilizadores internos e externos;
9. i)Executar outras atividades que lhe sejam cometidas no domínio do Arquivo Geral.
6 -A todas as áreas, em articulação entre si, compete ainda:
1. a)Proceder à deteção de informação de interesse para os utilizadores, promovendo o seu armazenamento e difusão;
2. b)Organizar ações de formação e sensibilização de utilizadores;
3. c)Disponibilizar documentos de apoio para a utilização dos recursos informativos disponíveis;
4. d)Promover e realizar ações de formação dirigidas ao aperfeiçoamento e atualização dos trabalhadores afetos à Biblioteca;
5. e)Propor medidas que garantam o normal funcionamento do sistema informático da Biblioteca e Arquivo e assegurar a sua interligação com outros sistemas ou redes de informação;
6. f)Zelar pelo espaço físico da Biblioteca mantendo uma imagem acolhedora, limpa e organizada.

Artigo 5.º — Organização interna

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