Art.º 23 · Despacho n.º 6086/2020 — Subunidade de Gestão Documental

1 -São competências da subunidade orgânica Gestão Documental, designadamente:
1. a)Definir, atualizar, divulgar e verificar o cumprimento das regras de arquivo físico e digital corrente, intermédio e final dos documentos do Município, em conformidade com as leis e normas em vigor, assegurando o acesso à documentação em condições de segurança e rapidez, salvo no que toca ao arquivo relativo a operações urbanísticas e investimentos municipais;
2. b)Definir, atualizar, divulgar e verificar o cumprimento das regras em matéria de gestão do diretório de entidades;
3. c)Gerir os diretórios e a documentação nos suportes de arquivo físico e digitais finais de forma integrada em conformidade com a política estabelecida para o funcionamento do sistema de gestão documental, sem prejuízo das competências específicas do serviço de Informática em matéria de arquivos digitais;
4. d)Assegurar a receção, registo, encaminhamento e arquivo dos documentos remetidos ao Município pelos canais de correspondência física;
5. e)Assegurar a expedição de documentos pelos canais de correspondência física;
6. f)Assegurar a receção nos espaços comuns do edifício dos Paços do Concelho, efetuando a triagem e encaminhamento do público para as diferentes áreas de atendimento;
7. g)Gerir e operacionalizar os serviços de comunicação telefónica, sem prejuízo das competências de gestão dos sistemas e equipamentos de suporte pelo serviço de Informática, nomeadamente atendimento, encaminhamento de comunicações exteriores e internas e realização de chamadas para o exterior por solicitação dos restantes serviços;
8. h)Assegurar a operacionalização de ações de apoio logístico a outras unidades orgânicas, nomeadamente no âmbito da circulação e remessa física de documentos e outros bens e equipamentos municipais.
2 -Em coordenação com o Gabinete de Apoio à Presidência cabe ainda à subunidade orgânica Gestão Documental preparar a ordem de trabalhos e expediente das sessões da Assembleia Municipal e das reuniões da Câmara Municipal, elaborar as respetivas atas e promover o encaminhamento dos processos, após aprovação das deliberações, para os serviços responsáveis pela sua execução.

Artigo 23.º — Subunidade de Gestão Documental

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