Art.º 5 · Despacho n.º 6169/2026 — Acesso a documentos

1 -Entende-se por «Documento» a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades.
2 -O acesso a documentos custodiados pelo ADB é livre e gratuito para todos os cidadãos maiores de 18 anos, nacionais e estrangeiros, devidamente identificados, doravante designados como “utilizadores”.
3 -Em casos excecionais, podem ser admitidos menores de 18 anos, desde que se encontrem acompanhados pelo seu representante legal ou por um adulto ou, quando tal não seja possível, carece de autorização específica do(a) Diretor(a) do ADB.
4 -O acesso a documentos pode ser feito através dos instrumentos de descrição arquivística em suporte papel, quando presencialmente no ADB, ou em suporte digital, através da interface de pesquisa do ADB.
5 -O acesso a documentos de modo presencial efetua-se mediante o preenchimento da requisição, nos termos do artigo 3.º, n.º 1, do Regulamento, e é realizado nas salas de leitura do ADB.
6 -O acesso ao acervo documental por parte dos utilizadores pode estar sujeito a restrições ou inibições, designadamente:
1. a)Restrições de comunicabilidade e acessibilidade, conforme previsto na legislação em vigor;
2. b)Originais que tenham sido objeto de transferência de suporte e estejam disponíveis através da interface de pesquisa do ADB ou, presencialmente, em equipamento próprio;
3. c)Quando o tratamento técnico arquivístico não tenha sido ainda efetuado;
4. d)Quando o acesso esteja condicionado devido a doação ou depósito;
5. e)Mau estado de conservação ou em intervenção de restauro;
6. f)Quando se encontrem cedidos a outras entidades, nos termos legais ou superiormente autorizados;
7. g)Quando sujeitos às regras relativas de privacidade e de proteção de dados pessoais, constantes do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (RGPD), bem como da demais legislação aplicável.
7 -O acesso aos documentos originais referidos na alínea b) do número anterior poderá ser facultado em casos devidamente justificados e mediante autorização do(a) Diretor(a) do ADB.
8 -O acesso aos documentos é facultado apenas ao utilizador, ou ao seu representante legal, mediante a apresentação de um documento comprovativo da sua identidade.
9 -O ADB reserva-se o direito de não considerar os pedidos de consulta presencial de documentos que se encontrem disponíveis na interface de pesquisa do ADB, com exceção das seguintes situações:
1. a)Indisponibilidade temporária da interface de pesquisa do ADB ou do equipamento disponibilizado para acesso às imagens digitais;
2. b)Insuficiente legibilidade, por características técnicas, das imagens disponíveis na interface de pesquisa;
3. c)Se o utilizador não possuir os conhecimentos informáticos suficientes para aceder à documentação disponível da interface de pesquisa;
4. d)Outras situações em que o utilizador demonstre impossibilidade de acesso à documentação disponível na interface de pesquisa.
10 -Quando os documentos solicitados no pedido de acesso possuam dados pessoais protegidos por lei, o ADB procede à análise da finalidade da consulta e da documentação a consultar, solicita os pedidos de parecer internos que se mostrem necessários e, se for o caso, procede à anonimização ou pseudonimização dos dados, após o que o utilizador será contactado para proceder à consulta solicitada.
11 -O acesso aos serviços disponibilizados pelo ADB obedece ao disposto no presente Regulamento e demais legislação aplicável, designadamente, no Código de Direito de Autor e dos Direitos Conexos, proteção de dados pessoais e de personalidade e às regras do acesso a documentos administrativos.

Artigo 5.º — Acesso a documentos

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