Despacho

Despacho n.º 6169/2026

Aprovação do Regulamento de Serviços, Utilização e Funcionamento do Arquivo Distrital de Braga.

Capítulo I - DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º

Objeto e âmbito de aplicação

1 -O presente Regulamento estabelece as normas referentes aos serviços prestados e às condições de utilização e funcionamento dos espaços físicos do Arquivo Distrital de Braga, doravante designado como ADB, na sua relação com o cidadão.
2 -O ADB assegura a proteção dos documentos que custodia, desenvolve metodologias de intervenção adequadas, de modo a garantir o acesso, a fruição e a difusão do património arquivístico, bem como incentiva a sua defesa e valorização.

Artigo 2.º

Serviços

No âmbito da sua missão, competências e atribuições, o ADB desenvolve e disponibiliza os seguintes serviços:

a)Gestão do acesso a documentos;
b)Serviços de referência;
c)Serviços de leitura;
d)Requisição de documentos;
e)Serviços de pesquisa;
f)Reprodução de documentos;
g)Transcrição de documentos.

Artigo 3.º

Pedidos de acesso

1 -Os pedidos de acesso aos documentos custodiados, através dos serviços disponibilizados, são realizados mediante a utilização dos meios que, para o efeito, são facultados pelo ADB, nomeadamente, requisição efetuada através de formulário próprio disponível no balcão eletrónico do ADB.
2 -Em caso de indisponibilidade de acesso pelo balcão eletrónico, o mesmo formulário encontra-se disponível nas instalações do ADB, em suporte papel e de preenchimento manual, ou pode, dependendo do serviço solicitado, ser remetido por correio eletrónico, a pedido do utilizador, através do seguinte endereço de correio eletrónico: [email protected]

Artigo 4.º

Orçamentos e Preços

1 -Os serviços de pesquisa, reprodução e de transcrição de documentos são objeto de orçamento ou indicação do custo de execução ao utilizador, de acordo com a tabela de preços em vigor, fixada por Deliberação do Conselho de Gestão da Universidade do Minho (doravante designada como UMinho) e disponível no sítio da internet do ADB.
2 -Os serviços de pesquisa, reprodução e transcrição de documentos apenas serão efetuados após o pagamento do preço através dos meios de pagamento disponibilizados pelo ADB.
3 -Caso o pagamento seja efetuado por transferência bancária, a prestação do serviço solicitado é efetuada após a receção do comprovativo da transferência remetido pelo utilizador e da confirmação do recebimento pelo serviço competente da UMinho.
4 -O ADB reserva-se o direito de não efetuar os serviços que, pela sua extensão, condicionem o normal funcionamento do serviço.

Capítulo II - ACESSO E UTILIZAÇÃO

Artigo 5.º

Acesso a documentos

1 -Entende-se por «Documento» a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades.
2 -O acesso a documentos custodiados pelo ADB é livre e gratuito para todos os cidadãos maiores de 18 anos, nacionais e estrangeiros, devidamente identificados, doravante designados como “utilizadores”.
3 -Em casos excecionais, podem ser admitidos menores de 18 anos, desde que se encontrem acompanhados pelo seu representante legal ou por um adulto ou, quando tal não seja possível, carece de autorização específica do(a) Diretor(a) do ADB.
4 -O acesso a documentos pode ser feito através dos instrumentos de descrição arquivística em suporte papel, quando presencialmente no ADB, ou em suporte digital, através da interface de pesquisa do ADB.
5 -O acesso a documentos de modo presencial efetua-se mediante o preenchimento da requisição, nos termos do artigo 3.º, n.º 1, do Regulamento, e é realizado nas salas de leitura do ADB.
6 -O acesso ao acervo documental por parte dos utilizadores pode estar sujeito a restrições ou inibições, designadamente:
1. a)Restrições de comunicabilidade e acessibilidade, conforme previsto na legislação em vigor;
2. b)Originais que tenham sido objeto de transferência de suporte e estejam disponíveis através da interface de pesquisa do ADB ou, presencialmente, em equipamento próprio;
3. c)Quando o tratamento técnico arquivístico não tenha sido ainda efetuado;
4. d)Quando o acesso esteja condicionado devido a doação ou depósito;
5. e)Mau estado de conservação ou em intervenção de restauro;
6. f)Quando se encontrem cedidos a outras entidades, nos termos legais ou superiormente autorizados;
7. g)Quando sujeitos às regras relativas de privacidade e de proteção de dados pessoais, constantes do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (RGPD), bem como da demais legislação aplicável.
7 -O acesso aos documentos originais referidos na alínea b) do número anterior poderá ser facultado em casos devidamente justificados e mediante autorização do(a) Diretor(a) do ADB.
8 -O acesso aos documentos é facultado apenas ao utilizador, ou ao seu representante legal, mediante a apresentação de um documento comprovativo da sua identidade.
9 -O ADB reserva-se o direito de não considerar os pedidos de consulta presencial de documentos que se encontrem disponíveis na interface de pesquisa do ADB, com exceção das seguintes situações:
1. a)Indisponibilidade temporária da interface de pesquisa do ADB ou do equipamento disponibilizado para acesso às imagens digitais;
2. b)Insuficiente legibilidade, por características técnicas, das imagens disponíveis na interface de pesquisa;
3. c)Se o utilizador não possuir os conhecimentos informáticos suficientes para aceder à documentação disponível da interface de pesquisa;
4. d)Outras situações em que o utilizador demonstre impossibilidade de acesso à documentação disponível na interface de pesquisa.
10 -Quando os documentos solicitados no pedido de acesso possuam dados pessoais protegidos por lei, o ADB procede à análise da finalidade da consulta e da documentação a consultar, solicita os pedidos de parecer internos que se mostrem necessários e, se for o caso, procede à anonimização ou pseudonimização dos dados, após o que o utilizador será contactado para proceder à consulta solicitada.
11 -O acesso aos serviços disponibilizados pelo ADB obedece ao disposto no presente Regulamento e demais legislação aplicável, designadamente, no Código de Direito de Autor e dos Direitos Conexos, proteção de dados pessoais e de personalidade e às regras do acesso a documentos administrativos.

Artigo 6.º

Serviços de referência

1 -A pesquisa de informação é efetuada pelos utilizadores e, se necessário, com o apoio e orientação dos técnicos do ADB.
2 -Os serviços de referência compreendem:
1. a)Acesso à consulta da descrição arquivística disponibilizada através da interface de pesquisa ou de outros instrumentos de descrição e pesquisa do ADB;
2. b)Informação e orientação para uso da interface de pesquisa ou de outros instrumentos de descrição e pesquisa do ADB;
3. c)Informação geral sobre os arquivos custodiados pelo ADB e os seus conteúdos;
4. d)Informação sobre os serviços disponibilizados pelo ADB.

Artigo 7.º

Serviços de leitura

1 -O acesso às salas de leitura é reservado apenas para consulta de documentos custodiados pelo ADB.
2 -Não é autorizada a presença de utilizadores na sala de leitura que não efetuem previamente a requisição dos documentos para consulta, mediante o preenchimento da requisição efetuada nos termos do disposto no artigo 3.º, n.º 1, do presente Regulamento.
3 -O acesso à sala de leitura para grupos destina-se à consulta e leitura de documentos por utilizadores inseridos em projetos ou atividades orientadas e acompanhadas do orientador/responsável e obedece ao seguinte:
1. a)A utilização carece de reserva prévia, a efetuar com pelo menos 5 (cinco) dias úteis de antecedência, pelo responsável do trabalho do grupo, devendo ser indicado o número estimado de utilizadores, a data, o horário e o período pretendido de utilização;
2. b)A permanência do grupo obriga necessariamente à presença do responsável do grupo na sala, o qual é igualmente responsável pelo cumprimento das regras constantes no presente Regulamento;
3. c)Não é permitida a permanência de pessoas na sala que não integrem o grupo.

Artigo 8.º

Requisição de documentos

1 -O pedido de requisição de documentos originais ou respetivas reproduções digitais disponibilizadas nos equipamentos do ADB, efetua-se mediante o preenchimento da requisição, nos termos do artigo 3.º, n.º 1, do presente Regulamento.
2 -Não são passíveis de requisição os documentos sujeitos às restrições ou inibições expressamente previstas no n.º 6 do artigo 5.º do presente Regulamento.
3 -O utilizador é totalmente responsável pelos documentos de que efetua requisição e, quando efetua o pedido de acesso, assume expressamente o compromisso de os devolver em igual estado de conservação ao da entrega, devendo manipulá-los nos termos definidos no artigo 15.º, n.º 2 do presente Regulamento.
4 -O número de unidades arquivísticas passíveis de consulta por utilizador, em simultâneo, é de 3 (três).
5 -Cada consulta diária por utilizador tem o limite de 15 (quinze) unidades arquivísticas podendo, no caso de existir requisição prévia e/ou de haver disponibilidade do ADB para facultar o seu acesso, ser acrescido de mais 10 (dez) unidades arquivísticas e, em casos excecionais, pode ser excedido o limite referido, desde que devidamente justificado e autorizado superiormente.
6 -Após a consulta, o utilizador deve manter os documentos no lugar que ocupa e informar da devolução a um dos técnicos do ADB que se encontre na sala de leitura ou na sala de referência.
7 -Os pedidos de requisição de documentos para consulta apenas serão considerados se solicitados até 60 minutos antes do horário de encerramento do ADB.
8 -A satisfação de pedidos recebidos 60 minutos antes do horário de encerramento do ADB pode estar condicionada em função do número de pedidos e da disponibilidade do ADB.
9 -Os pedidos de requisição de documentos para consulta que se encontrem devidamente assinalados nos instrumentos de descrição arquivística e interface de pesquisa podem exigir obrigatoriamente a reserva com antecedência mínima de 2 (dois) dias úteis.

Artigo 9.º

Serviços de pesquisa

1 -Considera-se um serviço de pesquisa quando o utilizador não fornece dados suficientes ou informações concretas sobre os fundos, séries documentais ou documentos, nem delimita o período temporal a que a solicitação se refere, dificultando a identificação e localização dos documentos pretendidos.
2 -A apresentação de pedidos para serviços de pesquisa fornecidos pelo ADB efetua-se mediante o preenchimento da requisição, nos termos do artigo 3.º, n.º 1, do presente Regulamento.

Artigo 10.º

Reprodução de documentos

1 -A reprodução de documentos custodiados pelo ADB é feita através de cópia, em suporte analógico ou digital, simples ou certificada, e efetua-se mediante o preenchimento da requisição, nos termos do artigo 3.º, n.º 1, do presente Regulamento.
2 -Não são passíveis de reprodução os documentos sujeitos às restrições ou inibições expressamente previstas no n.º 6 do artigo 5.º do presente Regulamento.
3 -O ADB não fornece reproduções, integral ou parcialmente, de listagens de resultados de pesquisa e instrumentos de pesquisa arquivística em uso no ADB, quer sejam em suporte papel ou digital (índices, inventários, bases de dados disponibilizadas nos equipamentos do ADB).
4 -O ADB não fornece a reprodução de documentos no próprio dia da receção do pedido, incluindo a reprodução certificada.
5 -O pedido de reprodução efetuado presencialmente apenas é considerado se solicitado até 30 minutos antes do horário de encerramento do ADB.
6 -A satisfação de pedidos recebidos 30 minutos antes do horário de encerramento do ADB pode ser condicionada em função do número de pedidos e da disponibilidade do serviço.
7 -As reproduções solicitadas presencialmente são entregues até ao 2.º dia útil, após a requisição e respetivo pagamento antecipado, exceto se o pedido for volumoso, o estado ou a tipologia dos documentos condicionar a sua manipulação ou ocorra qualquer situação excecional, caso em que o ADB informa o utilizador do prazo previsível da entrega.
8 -A reprodução em suporte digital é disponibilizada ao utilizador através do balcão eletrónico do ADB ou mediante envio de uma ligação para acesso e transferência dos ficheiros através da internet podendo, excecionalmente, ser enviada por correio eletrónico, desde que o pedido seja efetuado presencialmente, o número de ficheiros não ultrapasse 3 (três) e o volume total não exceda 3 (três) MB.
9 -Caso o volume das reproduções não permita a sua disponibilização pelos meios referidos no número anterior, a sua entrega é efetuada em suporte digital a fornecer pelo ADB.
10 -Além do preço tabelado, é também da responsabilidade do utilizador o pagamento de todas as despesas decorrentes do envio das reproduções por via postal, bem como de suporte digital (pen ou disco) a fornecer pelo ADB.

Artigo 11.º

Dispositivos digitais

1 -A reprodução de documentos disponibilizados nas salas de leitura do ADB, nos termos da legislação em vigor sobre utilização de dispositivos digitais de uso pessoal para fotografia digital nas bibliotecas e arquivos, pode ser feita pelo utilizador para fins exclusivamente privados sendo que, nesses casos, o utilizador deve proceder ao registo prévio do dispositivo digital a utilizar, mediante o preenchimento de formulário próprio, disponibilizado pelo ADB.
2 -Excetuam-se do número anterior as situações em que os documentos a reproduzir se encontram disponíveis em repositórios digitais de acesso gratuito.
3 -Os dispositivos digitais de uso pessoal não podem implicar o contacto físico com os documentos nem comprometer, seja de que forma for, a conservação dos mesmos.
4 -A utilização de dispositivos digitais de uso pessoal pode ser limitada pelas condições físicas das salas ou pela necessidade de não perturbar os restantes utilizadores, admitindo-se apenas o uso de funcionalidades silenciosas.
5 -É proibida, sem prejuízo de autorização excecional pelo(a) Diretor(a) do ADB, a reprodução de documentos com recurso a flash, tripé ou acessórios análogos e iluminação específica.
6 -O ADB não se responsabiliza por eventuais danos que ocorram nos dispositivos dos utilizadores em virtude do seu uso nas suas instalações, nomeadamente, os decorrentes do uso de tomadas de energia.

Artigo 12.º

Transcrição de documentos

1 -O ADB fornece a transcrição de documentos custodiados por si e o pedido efetua-se mediante o preenchimento da requisição, nos termos do artigo 3.º, n.º 1, do presente Regulamento.
2 -Não são passíveis de transcrição os documentos sujeitos às restrições ou inibições expressamente previstas no n.º 6 do artigo 5.º do presente Regulamento.

Artigo 13.º

Finalidade da reprodução de documentos

1 -As reproduções simples de documentos fornecidas pelo ADB destinam-se, em princípio, a uso privado, nos termos da legislação em vigor.
2 -A utilização de reproduções na difusão dos documentos para fins de publicação, tese, trabalho de investigação, exposição ou exploração comercial carece de autorização do(a) Diretor(a) do ADB, sendo que as referidas reproduções devem ter indicação expressa da propriedade e identificação dos documentos.
3 -A utilização de quaisquer reproduções de documentos fornecidas pelo ADB para fins que não os exclusivamente pessoais carece de autorização expressa do(a) Diretor(a) do ADB, que determinará as menções e indicações a serem consideradas, nomeadamente:
1. a)A referência à proveniência e a menção obrigatória aos direitos da imagem: “Universidade do Minho/Arquivo Distrital de Braga” e “Copyright: © Universidade do Minho/Arquivo Distrital de Braga”;
2. b)A identificação do documento através do código de referência a fornecer pelo ADB;
3. c)A entrega ao ADB, a título gratuito, de dois exemplares da obra publicada ou, no caso de publicação digital, o fornecimento do endereço on-line e/ou do ficheiro (em PDF) da obra publicada;
4. d)A colocação da hiperligação à interface de pesquisa do ADB, se houver utilização em plataformas informáticas (repositório digital, website, blog, redes sociais ou qualquer outro meio disponível na internet).
4 -A utilização com objetivos comerciais das reproduções fornecidas carece de prévia autorização expressa do(a) Diretor(a) do ADB.
5 -A reutilização de uma reprodução implica a apresentação de nova requisição, a efetuar nos termos do artigo 3.º, n.º 1, do Regulamento, e pode dar lugar ao correspondente pagamento do preço devido.
6 -A utilização de uma reprodução em incumprimento das regras previstas no presente Regulamento pode dar lugar a responsabilidade disciplinar, civil e/ou criminal.

Capítulo III - REGRAS DE UTILIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

Artigo 14.º

Direitos dos Utilizadores

Nos termos do presente Regulamento constituem direitos dos utilizadores:

a)Usufruir dos serviços previstos no presente Regulamento;
b)Obter informações sobre os serviços prestados e equipamentos, regras de acesso e de utilização dos documentos;
c)Fotografar os documentos desde que efetuado o registo dos dispositivos utilizados, nos termos previstos no artigo 11.º do presente Regulamento;
d)Dispor dos cacifos individuais onde devem ser colocados os objetos pessoais, de acordo com as regras de utilização afixadas;
e)Apresentar elogios, sugestões e reclamações através do livro existente para o efeito, disponível em livroamarelo.gov.pt, no âmbito da legislação em vigor e de acordo com as orientações da UMinho.

Artigo 15.º

Deveres dos Utilizadores

1 -Nos termos do presente Regulamento constituem deveres dos utilizadores:
1. a)Cumprir as normas do presente Regulamento;
2. b)Não falar alto e manter um ambiente de silêncio e de bem-estar, evitando comportamentos ou atitudes que incomodem os outros utilizadores, contrariem as regras de funcionamento ou perturbem o normal funcionamento do ADB;
3. c)Abster-se de comer, beber, fumar e levar objetos pessoais para a sala de leitura (como sacos, malas, embrulhos, guarda-chuvas, mochilas ou pastas, dossiês, livros, revistas, fotocópias, fotografias, aparelhos de digitalização de imagens e de reprodução de áudio);
4. d)Adotar uma conduta cívica perante todos, nomeadamente, respeitar os avisos e as orientações dos técnicos do ADB;
5. e)Abster-se de qualquer conduta que provoque danos nas instalações e equipamentos;
6. f)Manter a disposição dos equipamentos e do mobiliário;
7. g)Permanecer no lugar escolhido ou atribuído durante a sua permanência na sala de leitura ou na sala de grupos;
8. h)Comunicar a sua ausência quando superior a 60 minutos ao técnico do ADB que se encontre na sala de leitura ou na área de referência, para que os documentos requisitados continuem no lugar previamente ocupado;
9. i)Apresentar documento de identificação com fotografia sempre que solicitado pelos técnicos do ADB.
2 -O utilizador é responsável pelo correto manuseamento das espécies documentais, desde o momento da sua receção até à respetiva devolução, devendo abster-se de praticar quaisquer atos lesivos da boa conservação, designadamente:
1. a)Manusear qualquer documento com o máximo de cuidado de modo a evitar danos físicos, devendo o utilizador ser particularmente cuidadoso com os documentos em mau estado de conservação e de grandes dimensões;
2. b)Não humedecer os dedos para virar as folhas;
3. c)Utilizar as luvas sempre que estas lhe sejam entregues;
4. d)Não se apoiar nos documentos enquanto os consulta ou lê;
5. e)Não colocar livros abertos uns sobre os outros, uma vez que força as suas encadernações e consequente danificação;
6. f)Não empilhar nem retirar os documentos das capilhas devendo manter, escrupulosamente, a ordem das folhas, ou outros elementos dos documentos, nas unidades arquivísticas (maços, pastas, entre outros), tal como quando os recebeu;
7. g)Não escrever, sublinhar, riscar, fazer decalques, anotações ou escrever sobre os documentos;
8. h)Utilizar apenas lápis, folhas ou caderno, computador portátil ou tablet para apontamentos durante toda a permanência nas salas de leitura;
9. i)Não dobrar folhas como forma de marcação;
10. j)Manter na sua posse os documentos requisitados, não efetuando permutas ou cedências a outros utilizadores;
11. k)Alertar os técnicos caso se aperceba de alguma anomalia nos documentos;
12. l)Não transportar os documentos para fora da mesa utilizada na sala de leitura ou na sala de grupos, exceto para solicitação de reprodução de documentos;
13. m)Não subtrair, deteriorar ou mutilar os documentos.

Artigo 16.º

Horário de atendimento

1 -O horário de atendimento do ADB é das 09:00 às 12:30 e das 14:00 às 17:30, de segunda a sexta-feira.
2 -O horário de atendimento, e qualquer alteração ao mesmo, encontra-se afixado em local visível nas suas instalações e é divulgado no sítio da internet do ADB e demais canais institucionais utilizados pelo ADB e pela UMinho.

Capítulo IV - RESPONSABILIDADE

Artigo 17.º

Responsabilidade por danos no património arquivístico

1 -Constitui ilícito a violação de qualquer disposição fixada no presente Regulamento, podendo dar lugar a responsabilidade disciplinar, civil, ou criminal, nos casos previstos na regulamentação interna e legislação em vigor.
2 -A degradação, perda, furto ou roubo de documentos constitui um ilícito que determina a responsabilidade do utilizador nos termos da legislação em vigor, reservando-se o ADB o direito de exigir, nomeadamente, a reparação dos danos.
3 -Cada utilizador é responsável pela documentação que requisita.

Artigo 18.º

Indemnização por dano no património arquivístico

1 -Considera-se dano a um documento ou unidade arquivística, dobrar, cortar ou rasgar, escrever ou riscar, desenhar, sublinhar, sujar ou molhar as suas folhas ou outros elementos que o constituem ou lhe servem de suporte, bem como arrancar ou inutilizar quaisquer sinalizações colocadas pelo ADB.
2 -A indemnização a pagar pelo utilizador, em caso de dano a documentos que constituem o património arquivístico do ADB, comportará, pelo menos, o pagamento de todas as despesas inerentes ao respetivo processo de restauro, acrescida de montante correspondente à depreciação do original.
3 -Caso o utilizador pratique atos que causem avarias ou danos sobre quaisquer equipamentos, sistemas, mobiliário ou instalações, é responsável pela totalidade dos custos decorrentes da respetiva reparação ou substituição.
4 -Compete ao(à) Diretor(a) do ADB decidir o valor da indemnização a pagar pelo utilizador.

Artigo 19.º

Outras situações

1 -O utilizador que não respeite o disposto no presente Regulamento, perturbe o normal funcionamento e o ambiente adequado à consulta dos documentos nas salas de leitura, ou desobedeça às advertências realizadas pelos técnicos do ADB deve, se tal lhe for determinado por estes, abandonar de imediato as instalações do ADB.
2 -A recusa em abandonar as instalações implica a intervenção dos elementos de segurança da UMinho e/ou das autoridades competentes.
3 -Consoante a gravidade dos atos, ou da reincidência de comportamentos, que violem o disposto no presente Regulamento, o utilizador fica imediatamente suspenso de usufruir dos direitos de utilizador, enquanto não pagar a indemnização pelo dano.
4 -A tentativa de extravio de documentos do ADB determina a suspensão imediata dos direitos de utilizador.
5 -Caso se esteja diante de eventual responsabilidade disciplinar por parte do utilizador, tal implica que o ADB comunique ao Reitor a factualidade ocorrida devendo este decidir pela eventual instauração de processo de inquérito ou disciplinar, período durante o qual há lugar à suspensão imediata dos direitos de utilizador.

Capítulo V - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 20.º

Proteção dos dados pessoais dos utilizadores

1 -O ADB/UMinho é o responsável pelos tratamentos de dados pessoais necessários à prestação dos serviços e à execução de tarefas definidos neste Regulamento. Esses tratamentos têm por base legal a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte, nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea b), do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (doravante designado como RGPD).
2 -O ADB/UMinho pode ainda tratar os dados pessoais dos seus utilizadores com base em obrigações legais a que esteja sujeito, ou para o necessário exercício de funções de interesse público, em conformidade, respetivamente, com as alíneas c) e e) do n.º 1 do artigo 6.º do RGPD.
3 -O tratamento de dados pessoais para outras finalidades deve ser sujeito ao consentimento livre, específico, informado e inequívoco dos respetivos titulares, previsto no artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD.
4 -O ADB/UMinho respeita integralmente as regras relativas à proteção de dados pessoais previstas na legislação aplicável, usando os dados recolhidos exclusivamente para as finalidades abaixo descritas e pelo período indispensável para o efeito e tomando todas as precauções relativas à segurança dos dados recolhidos, nomeadamente, limitando os acessos apenas a pessoas devidamente autorizadas. As medidas para a segurança da informação deverão ser proporcionais à sua sensibilidade, e à exposição a riscos para a segurança da informação a que estejam sujeitos.
5 -Os dados pessoais recolhidos destinam-se a ser utilizados pelo ADB/UMinho, designadamente no processamento de pedidos de pesquisa e reprodução, de análise estatística, de realização de inquéritos de satisfação e prestação de informações de serviço aos utilizadores. O contacto com os utilizadores para efeito de divulgação institucional depende de opção explícita do utilizador, revogável de forma acessível, imediata e sem condições.
6 -Todas as pessoas que tratem dados pessoais em nome do ADB/UMinho deverão fazê-lo apenas para o exercício das suas funções e utilizar os recursos informáticos empregues no seu tratamento de acordo com as políticas institucionais e boas práticas de segurança da informação.
7 -Os titulares dos dados pessoais têm direito a aceder à informação sobre o(s) tratamento(s) dos seus dados, a retificá-la se não estiver correta, ou até a apagá-la se o ADB/UMinho já não dispuser de uma base legal para o seu tratamento.
8 -Para exercício dos seus direitos os titulares deverão contactar o ADB/UMinho, ou o Encarregado da Proteção de Dados da UMinho através do endereço [email protected].
9 -Os titulares têm direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados, por meio da sua página institucional na internet - www.cnpd.pt -, quando considerem que o tratamento dos seus dados pessoais viola o regime legal em vigor.

Artigo 21.º

Dúvidas e casos omissos

1 -Em tudo o que não estiver expressamente previsto no presente Regulamento aplicam-se as normas legais em vigor.
2 -As dúvidas ou omissões resultantes da interpretação ou aplicação do presente Regulamento são resolvidas por Despacho do Reitor, ouvido o(a) Diretor(a) do ADB.

Artigo 22.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia útil seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

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Artigo 5.º

Acesso a documentos

1 -Entende-se por «Documento» a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades.
2 -O acesso a documentos custodiados pelo ADB é livre e gratuito para todos os cidadãos maiores de 18 anos, nacionais e estrangeiros, devidamente identificados, doravante designados como “utilizadores”.
3 -Em casos excecionais, podem ser admitidos menores de 18 anos, desde que se encontrem acompanhados pelo seu representante legal ou por um adulto ou, quando tal não seja possível, carece de autorização específica do(a) Diretor(a) do ADB.
4 -O acesso a documentos pode ser feito através dos instrumentos de descrição arquivística em suporte papel, quando presencialmente no ADB, ou em suporte digital, através da interface de pesquisa do ADB.
5 -O acesso a documentos de modo presencial efetua-se mediante o preenchimento da requisição, nos termos do artigo 3.º, n.º 1, do Regulamento, e é realizado nas salas de leitura do ADB.
6 -O acesso ao acervo documental por parte dos utilizadores pode estar sujeito a restrições ou inibições, designadamente:
1. a)Restrições de comunicabilidade e acessibilidade, conforme previsto na legislação em vigor;
2. b)Originais que tenham sido objeto de transferência de suporte e estejam disponíveis através da interface de pesquisa do ADB ou, presencialmente, em equipamento próprio;
3. c)Quando o tratamento técnico arquivístico não tenha sido ainda efetuado;
4. d)Quando o acesso esteja condicionado devido a doação ou depósito;
5. e)Mau estado de conservação ou em intervenção de restauro;
6. f)Quando se encontrem cedidos a outras entidades, nos termos legais ou superiormente autorizados;
7. g)Quando sujeitos às regras relativas de privacidade e de proteção de dados pessoais, constantes do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (RGPD), bem como da demais legislação aplicável.
7 -O acesso aos documentos originais referidos na alínea b) do número anterior poderá ser facultado em casos devidamente justificados e mediante autorização do(a) Diretor(a) do ADB.
8 -O acesso aos documentos é facultado apenas ao utilizador, ou ao seu representante legal, mediante a apresentação de um documento comprovativo da sua identidade.
9 -O ADB reserva-se o direito de não considerar os pedidos de consulta presencial de documentos que se encontrem disponíveis na interface de pesquisa do ADB, com exceção das seguintes situações:
1. a)Indisponibilidade temporária da interface de pesquisa do ADB ou do equipamento disponibilizado para acesso às imagens digitais;
2. b)Insuficiente legibilidade, por características técnicas, das imagens disponíveis na interface de pesquisa;
3. c)Se o utilizador não possuir os conhecimentos informáticos suficientes para aceder à documentação disponível da interface de pesquisa;
4. d)Outras situações em que o utilizador demonstre impossibilidade de acesso à documentação disponível na interface de pesquisa.
10 -Quando os documentos solicitados no pedido de acesso possuam dados pessoais protegidos por lei, o ADB procede à análise da finalidade da consulta e da documentação a consultar, solicita os pedidos de parecer internos que se mostrem necessários e, se for o caso, procede à anonimização ou pseudonimização dos dados, após o que o utilizador será contactado para proceder à consulta solicitada.
11 -O acesso aos serviços disponibilizados pelo ADB obedece ao disposto no presente Regulamento e demais legislação aplicável, designadamente, no Código de Direito de Autor e dos Direitos Conexos, proteção de dados pessoais e de personalidade e às regras do acesso a documentos administrativos.