Despacho

Despacho n.º 6509/2021

Regulamento dos Serviços Técnicos

Capítulo I - Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 -Estabelece-se neste regulamento a organização, as atribuições e competências dos Serviços Técnicos, abreviadamente designados por STEC.
2 -Os STEC constituem uma direção de serviços e desenvolvem a sua ação nos domínios: do projeto, construção, fiscalização e acompanhamento de obras; da manutenção de instalações e equipamentos; da gestão das oficinas de reprografia e encadernação; da gestão da segurança dos edifícios, instalações e equipamentos, nas suas diversas vertentes; da gestão e encaminhamento de resíduos; da limpeza e higienização dos espaços; da gestão dos espaços comuns; do controlo de acessos aos edifícios e parques de estacionamento; do apoio logístico a eventos e atividades letivas.

Artigo 2.º

Organização

1 -A estrutura dos STEC tem subjacente o princípio da segregação de funções, sendo composta pela Divisão de Projetos e Obras, pela Divisão de Instalações e Equipamentos, pela Divisão de Segurança e Ambiente e pela unidade de apoio transversal, o Gabinete de Apoio Técnico.
2 -Os Serviços são dirigidos pelo Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, na dependência direta do Reitor ou em quem este delegar.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas, cabe designadamente ao Diretor de Serviços:
1. a)Contribuir para o desenvolvimento da visão, objetivos e estratégias da Instituição;
2. b)Instruir e gerir processos superiormente cometidos;
3. c)Organizar informação e pareceres para decisão superior;
4. d)Definir estratégias e objetivos de atuação que permitam antecipar as necessidades de adaptação do serviço à realidade interna e externa;
5. e)Atender, esclarecer e divulgar normas internas e procedimentos a adotar;
6. f)Promover e garantir a articulação entre as divisões e os gabinetes tendo em vista a qualidade e eficácia do serviço a prestar e a satisfação do interesse dos utentes;
7. g)Definir uma estratégia de atuação clara, concreta e ambiciosa para os Serviços;
8. h)Gerir os recursos humanos, patrimoniais e técnicos afetos ao Serviço de modo a otimizar o seu desempenho;
9. i)Propor ações de formação a incluir no plano anual de formação da Universidade de Évora, no sentido de maximizar a eficiência de utilização dos recursos disponibilizados e o desenvolvimento de competências dos recursos humanos afetos aos Serviços;
10. j)Garantir a elaboração do plano e relatório anual de atividades dos serviços em articulação com o da Universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
11. k)Avaliar e orientar o desempenho e eficiência do Serviço;
12. l)Garantir o desenvolvimento informático que permita facilitar os procedimentos, controlar a veracidade da informação e facilitar a sua apresentação e utilização;
13. m)Promover o envolvimento de todos os intervenientes, numa ótica de gestão participada;
14. n)Promover a valorização e a responsabilização da equipa;
15. o)Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos trabalhadores na sua dependência direta.

Capítulo II - Estrutura, atribuições e competências

Artigo 3.º

Divisão de Projetos e Obras

1 -A Divisão de Projetos e Obras é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe:
1. a)Elaborar planos, estudos e projetos relativos ao desenvolvimento físico da Universidade, nas vertentes da Arquitetura, Fundações e Estruturas e Águas e Esgotos, ou acompanhar o seu desenvolvimento, quando realizados por entidades externas;
2. b)Centralizar, atualizar e disponibilizar a informação técnica relativa aos diferentes edifícios;
3. c)Proceder ao levantamento e ao diagnóstico de anomalias nos edifícios e elaborar os respetivos relatórios e propostas de resolução;
4. d)Fiscalizar e/ou acompanhar obras realizadas por entidades externas ou por trabalhadores afetos aos Serviços com competências na área da construção civil (alvenarias e pinturas; águas e esgotos, carpintarias e serralharias);
5. e)Elaborar e implementar procedimentos de manutenção de edifícios ou proceder ao respetivo acompanhamento, quando realizados por entidades externas;
6. f)Elaborar medições e orçamentos;
7. g)Realizar consultas preliminares ao mercado;
2 -Integram a Divisão de Projetos e Obras:
1. a)A Unidade de Planeamento e Projetos;
2. b)A Unidade de Construção Civil.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional dos trabalhadores e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.

Artigo 4.º

Divisão de Instalações e Equipamentos

1 -A Divisão de Instalações e Equipamentos é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe:
1. a)Elaborar planos, estudos e projetos relativos ao desenvolvimento físico da Universidade, nas vertentes de instalações elétricas, instalações mecânicas e espaços exteriores, ou acompanhar o seu desenvolvimento, quando realizados por entidades externas;
2. b)Centralizar, atualizar e disponibilizar a informação técnica relativa aos equipamentos e instalações técnicas da sua responsabilidade;
3. c)Proceder ao levantamento e ao diagnóstico de anomalias nas instalações elétricas e mecânicas, bem como nos espaços exteriores, e elaborar os respetivos relatórios e propostas de resolução;
4. d)Fiscalizar e/ou acompanhar trabalhos realizados por entidades externas ou por trabalhadores afetos aos Serviços com competências na área das instalações elétricas, instalações mecânicas e jardinagem;
5. e)Elaborar e implementar planos de manutenção das instalações técnicas, equipamentos e espaços exteriores, ou proceder ao respetivo acompanhamento, quando realizados por entidades externas;
6. f)Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos de energia e a adequação das fontes de energia à evolução das exigências funcionais e conjunturais;
7. g)Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos de água;
8. h)Acompanhar auditorias e processos de certificação energética;
9. i)Elaborar medições e orçamentos;
10. j)Realizar consultas preliminares ao mercado;
11. k)Assegurar a limpeza e a manutenção dos espaços exteriores bem como fiscalizar este serviço, quando prestado por entidades externas;
12. l)Assegurar a gestão da oficina de impressão e encadernação;
13. m)Assegurar a gestão e a manutenção da frota automóvel;
14. n)Assegurar o transporte de pessoas e bens superiormente requerido;
15. o)Assegurar o funcionamento dos edifícios no que se refere ao apoio logístico às atividades letivas e à realização de eventos, à limpeza e higienização dos espaços, à vigilância, à segurança contra intrusão e ao controlo de acessos aos edifícios e parques de estacionamento;
16. p)Proceder, em articulação com os respetivos utilizadores e a Divisão de Ambiente e Segurança ao inventário e registo de equipamentos que obriguem as especiais condições de segurança e comunicação a entidades externas.
2 -Integram a Divisão de Instalações e Equipamentos:
1. a)A Unidade de Gestão de Energia e Equipamentos;
2. b)A Unidade de Transportes;
3. c)A Unidade de Impressão e Encadernação;
4. d)O Gabinete de Apoio à Gestão das Instalações.
3 -O Gabinete de Apoio à Gestão das Instalações é dirigido por um Coordenador, equiparado a dirigente intermédio de 3.º grau, e compete-lhe:
1. a)Organizar a gestão dos espaços, designadamente a reserva de salas extra-horários e restantes espaços comuns;
2. b)Garantir o apoio logístico às atividades letivas e à realização de eventos promovidos por entidades externas ou internas;
3. c)Efetuar o levantamento das situações que necessitam de manutenção;
4. d)Assegurar a abertura, o encerramento e a vigilância dos edifícios;
5. e)Assegurar a limpeza e higienização dos espaços interiores, bem como organizar e supervisionar este serviço, quando prestado por entidades externas;
6. f)Gerir o controlo dos acessos aos edifícios e aos parques de estacionamento;
7. g)Organizar e supervisionar o serviço de segurança permanente prestado por empresas externas;
8. h)Garantir a manutenção de jardins, parques de estacionamento e todas as restantes zonas exteriores.
4 -Ao Coordenador do Gabinete de Apoio à Gestão das Instalações estão cometidas as funções de gestão do gabinete e das tarefas a este inerentes, sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas.
5 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional dos trabalhadores e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.

Artigo 5.º

Divisão de Segurança e Ambiente

1 -A Divisão de Segurança e Ambiente é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe, autonomamente ou coadjuvada por entidades internas ou externas:
1. a)Promover, coordenar e fiscalizar as ações e medidas tendentes a assegurar o cumprimento das exigências legais em matéria de segurança no trabalho e em matéria ambiental;
2. b)Propor a implementação de medidas de prevenção relativas às instalações, equipamentos, processos de trabalho e questões ambientais, fiscalizando a efetiva aplicação das medidas aprovadas;
3. c)Propor as medidas a adotar em caso de perigo grave e iminente;
4. d)Conceber e desenvolver os programas de informação e de formação para a promoção da segurança no trabalho, da segurança contra incêndios e da melhoria do desempenho ambiental da Universidade.
5. e)Planear a prevenção em matéria de segurança no trabalho, integrando, a todos os níveis e para o conjunto das atividades da Universidade, a avaliação dos riscos e as respetivas medidas de prevenção;
6. f)Elaborar procedimentos específicos de segurança para atividades de risco elevado e promover a sua divulgação junto dos trabalhadores;
7. g)Promover a consulta dos representantes dos trabalhadores para a segurança no trabalho ou, na sua falta, dos próprios trabalhadores;
8. h)Analisar as causas de acidentes e incidentes de trabalho elaborando os respetivos relatórios;
9. i)Elaborar Planos de Segurança e Saúde em fase de projeto;
10. j)Assegurar a Coordenação de Segurança em Obra em empreitadas desenvolvidas por empresas externas;
11. k)Elaborar, adaptar e/ou atualizar os projetos de segurança contra incêndio nos edifícios da Universidade, assim como os planos específicos de combate a incêndio, as medidas de autoproteção, evacuação de instalações e primeiros socorros;
12. l)Supervisionar o aprovisionamento, a validade e a conservação dos equipamentos de combate a incêndio e dos equipamentos de proteção individual, bem como a instalação e a manutenção da sinalização de segurança;
13. m)Coordenar a gestão e o encaminhamento dos resíduos hospitalares, laboratoriais, pecuários e de construção e demolição, bem como de eventuais resíduos perigosos, se necessário;
14. n)Promover a desinfeção periódica dos reservatórios de água e de outros espaços que, em face de contingências especiais, a isso obriguem;
15. o)Apoiar a comunidade académica nas decisões sobre armazenagem e transporte de produtos;
16. p)Elaborar Planos de Prevenção e Gestão de Resíduos, quando legalmente exigíveis;
17. q)Apoiar na designação dos responsáveis pela segurança e ambiente em cada edifício, serviço ou unidade orgânica, mantendo com as pessoas designadas uma comunicação regular.
2 -Integram a Divisão de Segurança e Ambiente:
1. a)A Unidade de Segurança no Trabalho;
2. b)A Unidade de Gestão Ambiental.
3 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional dos trabalhadores e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.

Artigo 6.º

Gabinete de Apoio Técnico

O Gabinete de Apoio Técnico é uma unidade de apoio transversal à Direção e às Divisões, na dependência direta do diretor de serviços, e compete-lhe:

a)Prestar apoio à gestão documental e às atividades desenvolvidas pela Direção e pelas Divisões;
b)Assegurar a divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada relevante e de interesse para os Serviços;
c)Gerir o economato;
d)Gerir o armazém de materiais;
e)Organizar o arquivo;
f)Preparar propostas de aquisição de bens e serviços;
g)Preparar comunicações internas e externas;
h)Manter atualizada a base de contactos;
i)Apoiar a realização de consultas preliminares ao mercado;
j)Quaisquer outras funções que lhe sejam delegadas/confiadas pelo Diretor de Serviços ou pelos Chefes de Divisão.

Capítulo III - Disposições finais

Artigo 7.º

Grupos de trabalho e equipas de projeto

Por despacho do Reitor, sob proposta do dirigente dos Serviços, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto ad-hoc para realização de atividades de caráter temporário e projetos especiais, com a composição, objeto e duração neles delimitados.

Artigo 8.º

Organograma

O Organograma dos Serviços Técnicos é o constante no Anexo A ao presente regulamento.

Artigo 9.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua publicação.

16 de junho de 2021. - A Administradora da Universidade de Évora, Maria Cesaltina Frade.

ANEXO

Organograma dos Serviços Técnicos

(para efeitos do disposto no artigo 8.º)

(ver documento original)

314329187

Artigo 4.º

Divisão de Instalações e Equipamentos

1 -A Divisão de Instalações e Equipamentos é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e compete-lhe:
1. a)Elaborar planos, estudos e projetos relativos ao desenvolvimento físico da Universidade, nas vertentes de instalações elétricas, instalações mecânicas e espaços exteriores, ou acompanhar o seu desenvolvimento, quando realizados por entidades externas;
2. b)Centralizar, atualizar e disponibilizar a informação técnica relativa aos equipamentos e instalações técnicas da sua responsabilidade;
3. c)Proceder ao levantamento e ao diagnóstico de anomalias nas instalações elétricas e mecânicas, bem como nos espaços exteriores, e elaborar os respetivos relatórios e propostas de resolução;
4. d)Fiscalizar e/ou acompanhar trabalhos realizados por entidades externas ou por trabalhadores afetos aos Serviços com competências na área das instalações elétricas, instalações mecânicas e jardinagem;
5. e)Elaborar e implementar planos de manutenção das instalações técnicas, equipamentos e espaços exteriores, ou proceder ao respetivo acompanhamento, quando realizados por entidades externas;
6. f)Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos de energia e a adequação das fontes de energia à evolução das exigências funcionais e conjunturais;
7. g)Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos de água;
8. h)Acompanhar auditorias e processos de certificação energética;
9. i)Elaborar medições e orçamentos;
10. j)Realizar consultas preliminares ao mercado;
11. k)Assegurar a limpeza e a manutenção dos espaços exteriores bem como fiscalizar este serviço, quando prestado por entidades externas;
12. l)Assegurar a gestão da oficina de impressão e encadernação;
13. m)Assegurar a gestão e a manutenção da frota automóvel;
14. n)Assegurar o transporte de pessoas e bens superiormente requerido;
15. o)Assegurar o funcionamento dos edifícios no que se refere ao apoio logístico às atividades letivas e à realização de eventos, à limpeza e higienização dos espaços, à vigilância, à segurança contra intrusão e ao controlo de acessos aos edifícios e parques de estacionamento;
16. p)Proceder, em articulação com os respetivos utilizadores e a Divisão de Ambiente e Segurança ao inventário e registo de equipamentos que obriguem as especiais condições de segurança e comunicação a entidades externas.
2 -Integram a Divisão de Instalações e Equipamentos:
1. a)A Unidade de Gestão de Energia e Equipamentos;
2. b)A Unidade de Transportes;
3. c)A Unidade de Impressão e Encadernação;
4. d)O Gabinete de Apoio à Gestão das Instalações.
3 -O Gabinete de Apoio à Gestão das Instalações é dirigido por um Coordenador, equiparado a dirigente intermédio de 3.º grau, e compete-lhe:
1. a)Organizar a gestão dos espaços, designadamente a reserva de salas extra-horários e restantes espaços comuns;
2. b)Garantir o apoio logístico às atividades letivas e à realização de eventos promovidos por entidades externas ou internas;
3. c)Efetuar o levantamento das situações que necessitam de manutenção;
4. d)Assegurar a abertura, o encerramento e a vigilância dos edifícios;
5. e)Assegurar a limpeza e higienização dos espaços interiores, bem como organizar e supervisionar este serviço, quando prestado por entidades externas;
6. f)Gerir o controlo dos acessos aos edifícios e aos parques de estacionamento;
7. g)Organizar e supervisionar o serviço de segurança permanente prestado por empresas externas;
8. h)Garantir a manutenção de jardins, parques de estacionamento e todas as restantes zonas exteriores.
4 -Ao Coordenador do Gabinete de Apoio à Gestão das Instalações estão cometidas as funções de gestão do gabinete e das tarefas a este inerentes, sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas.
5 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Chefe de Divisão:
1. a)Dirigir o pessoal, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;
2. b)Organizar as atividades da Divisão, de acordo com o plano de atividades definido e proceder à avaliação dos resultados;
3. c)Identificar periodicamente as necessidades de formação profissional dos trabalhadores e propor o plano de formação;
4. d)Assegurar o regular funcionamento do sistema de avaliação de desempenho;
5. e)Elaborar informações sobre assuntos da competência da sua Divisão;
6. f)Prestar a informação que lhe seja solicitada pelos stakeholders competentes.