Art.º 25 · Despacho n.º 6537/2017 — Unidade Flexível

1 -À Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compete a programação, organização, coordenação e direção integrada das atividades de carácter administrativo e jurídico, bem como a formação e gestão dos seus recursos humanos, no âmbito dos respetivos serviços, designadamente:
1. a)Planear, programar, coordenar e controlar as atividades da Divisão;
2. b)Promover a execução de todas as tarefas que se insiram nos respetivos serviços, de acordo com as disposições aplicáveis e critérios de boa gestão;
3. c)Dar apoio aos órgãos do município;
4. d)Propor e colaborar em estudos e seleção de dados suscetíveis de tratamento informático;
5. e)Promover as tarefas administrativas à boa gestão do pessoal;
6. f)Desencadear as ações inerentes ao processo eleitoral;
7. g)Secretariar as reuniões da Câmara Municipal a Assembleia Municipal;
8. h)Assegurar a implementação do sistema de controlo interno na divisão;
9. i)Conceber, propor e implementar novas metodologias conducentes à obtenção de ganhos de eficácia, eficiência e satisfação dos utilizadores dos serviços;
10. j)Assegurar e promover o relacionamento funcional com as outras áreas orgânicas da Câmara;
11. k)Promover a melhoria do funcionamento dos serviços, no que respeita à estrutura, métodos de trabalho e equipamentos
12. l)Superintender o arquivo municipal;
13. m)Organizar e promover ações regulares de formação e aperfeiçoamento profissional de todo o pessoal do Município;
14. n)Assegurar as demais funções que por lei ou por deliberação de câmara lhe sejam cometidas.
2 -A Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compreende os seguintes serviços, com as correspondentes competências:
1. 2.1 -Serviço de Administração Geral, que compreende as seguintes áreas de ação:
2. a)Expediente
  No serviço de expediente podemos identificar as seguintes competências:
  1. i)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e de outros documentos dentro dos prazos respetivos;
  2. ii)Preparar o expediente relativo a eleições e referendos;
  3. iii)Efetuar o expediente relativo à passagem de certidões da competência da Câmara Municipal, bem como o expediente relativo à autenticação dos documentos;
  4. iv)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
  5. v)Superintender e assegurar o serviço de telefone;
  6. vi)Tratar da documentação inerente aos recintos para espetáculos a solicitação dos interessados;
  7. vii)Executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do serviço;
  8. viii)Assegurar a receção, registo, classificação, expedição e arquivo de todos os documentos referentes à atividade dos órgãos do Município;
  9. ix)Organizar e dar sequência aos processos administrativos que lhe sejam distribuídos;
  10. x)Promover e assegurar os atos administrativos decorrentes da aplicação dos normativos da diretiva de serviços e licenciamento zero;
  11. xi)Organizar os processos para concessão de licenças de queimadas;
  12. xii)Organizar os processos para realização de provas desportivas e emitir as respetivas licenças;
  13. xiii)Organizar os processos de concessão de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo atualizado o respetivo registo;
  14. xiv)Organizar os processos para obtenção de cartas de caçador;
  15. xv)Elaborar bases de dados específicas para cada ato administrativo, facilitando atos de consulta e pedidos de documentação;
  16. xvi)Executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do sector;
  17. xvii)Colaborar na organização do processo de recenseamento militar e assegurar o expediente respeitante a assuntos militares;
  18. xviii)Organizar os processos de atribuição de subsídio ao arrendamento e Habitalanhoso;
  19. xix)Colaborar nos processos de atribuição de bolsas de estudo.
3. b)Balcão Único de Atendimento
  1. i)Prestar apoio aos munícipes no seu relacionamento com os órgãos e serviços da Autarquia, tendo a rápida e adequada resposta às suas pretensões, no âmbito do princípio de uma Administração aberta e participada;
  2. ii)Promover a utilização de sistemas automatizados e interativos de atendimento e de divulgação aos munícipes das atividades/competências dos órgãos e serviços municipais, potenciando e facilitando a descentralização do atendimento aos interessados e a prestação de serviços públicos;
  3. iii)Atender o público em todas as áreas inerentes ao desenvolvimento das competências municipais, designadamente obras particulares, taxas, licenças, recursos humanos, ação social, resíduos urbanos, desporto e educação, e garantir o acesso mediado em determinados procedimentos;
  4. iv)Prestar informações aos munícipes;
  5. v)Efetuar a receção de reclamações;
  6. vi)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição de correspondência, requerimentos, e outros documentos dentro dos respetivos prazos, bem como assegurar a expedição de todo o correio da autarquia;
  7. vii)Garantir o encaminhamento correto dos processos para as áreas técnicas respetivas;
  8. viii)Elaborar chamadas telefónicas e receber chamadas telefónicas;
  9. ix)Anotar as solicitações que lhe sejam efetuadas e comunicá-las aos respetivos serviços;
  10. x)Prestar apoio ao emigrante, dentro das seguintes linhas de ação:
    Emissão de Certificados de Residência dos Cidadãos Comunitários;
    Pedido de Pensões no Estrangeiro;
    Equivalência e Reconhecimento de Habilitações Literárias adquiridas no Estrangeiros;
    Troca de Cartas de Condução obtidas no estrangeiro;
    Ajuda na legalização de Veículos Automóveis (Isenção do Imposto);
    Qualquer tipo de apoio administrativo (correspondência recebida do estrangeiro e elaboração de minutas para resposta aos mesmos).
  11. xi)Exercer as demais funções que se enquadrem no seu âmbito ou lhe sejam superiormente determinadas.
4. 2.2 -Apoio à Câmara Municipal
  O serviço de Apoio à Câmara Municipal compreende o apoio administrativo a prestar ao órgão executivo do município a quem compete, designadamente:
5. i)Preparar a agenda e expediente das reuniões do Executivo;
  1. ii)Certificar assuntos constantes das atas do Órgão;
  2. iii)Assegurar e secretariar as reuniões;
  3. iv)Fotocopiar documentos de apoio às reuniões de Câmara e envio de elementos para os membros do Executivo;
  4. v)Ações de relacionamento com as Juntas de Freguesia, Associação Nacional de Municípios e outros organismos;
  5. vi)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço.
6. 2.3 -Arquivo Municipal
  Aos serviços do Arquivo Municipal compete, designadamente:
7. i)Organizar e gerir o arquivo Geral Municipal;
  1. ii)Catalogar e arquivar todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços;
  2. iii)Promover a informatização e digitalização do arquivo bem como gerir o seu processo de externalização;
  3. iv)Definir as regras de organização e classificação dos arquivos administrativos, intermédios e histórico, em articulação com o núcleo documental Maria da Fonte;
  4. v)Definir o plano de incorporações para os diversos serviços da Autarquia;
  5. vi)Promover a atualização sistemática do plano de classificação do arquivo;
  6. vii)Zelar pela manutenção e conservação dos documentos em arquivo e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos sem interesse histórico;
  7. viii)Promover a eficaz aplicação do regulamento municipal do Arquivo;
8. 2.4 -Gabinete de Qualidade
  Ao Gabinete de Qualidade compete, designadamente:
9. i)Apresentar ao Presidente da Câmara para aprovação o Plano de Ação Global de Auditoria e os respetivos relatórios periódicos das ações de auditoria;
  1. ii)Dirigir e dinamizar as ações de auditoria interna nos domínios do Sistema de Controlo Interno em articulação com o Presidente da Câmara;
  2. iii)Promover reuniões de coordenação com os responsáveis das Divisões Municipais, sempre que se revelem necessárias no âmbito das ações de auditoria interna, no sentido de aperfeiçoar e corrigir procedimentos e emitir recomendações técnicas;
  3. iv)Assegurar o controlo e a monitorização Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas;
  4. v)Fomentar novos modelos de gestão dos serviços, orientados para os resultados, através da simplificação de procedimentos e da reengenharia de processos;
  5. vi)Apoiar o executivo na definição de objetivos anuais da qualidade, sua concretização e seguimento;
  6. vii)Dinamizar a autoavaliação da qualidade e apoiar cada serviço na identificação de necessidades de melhoria, no estabelecimento de planos de ação e seu seguimento;
  7. viii)Propor a utilização de metodologias e de ferramentas da qualidade adaptadas à especificidade de cada serviço;
  8. ix)Efetuar inquéritos de satisfação dos munícipes e outros interlocutores da Autarquia e elaborar relatórios de análise dos mesmos;
  9. x)Acompanhar a promoção, coordenação e gestão da formação.
10. 2.4.1 -O gabinete de Qualidade e Estratégia integra os seguintes serviços:
  Núcleo da Qualidade
  Auditorias e Modernização Administrativa
11. 2.5 -Recursos Humanos e Formação
  Aos serviços de Recursos Humanos compete, designadamente:
12. i)Gerir o quadro de pessoal e elaborar o balanço social;
  1. ii)Gerir os perfis de competências;
  2. iii)Assegurar a gestão de carreiras;
  3. iv)Organizar e manter atualizados os processos individuais;
  4. v)Gerir o sistema de assiduidade;
  5. vi)Processar as remunerações, abonos e suplementos;
  6. vii)Apoio técnico e administrativo ao processo de avaliação de desempenho dos trabalhadores, bem como o processo de indigitação e eleição da comissão paritária;
  7. viii)Recolher e tratar dados para fins estatísticos e de gestão, designadamente quanto à assiduidade, trabalho extraordinário, ajudas de custo e comparticipação na doença;
  8. ix)Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesas com pessoal;
  9. x)Proceder ao levantamento e análise das necessidades de formação;
  10. xi)Elaborar o plano anual de formação e proceder à sua divulgação, execução e avaliação;
  11. xii)Envio de informação de recursos humanos às entidades tutelares;
  12. xiii)Gerir os procedimentos concursais.
13. 2.6 -Apoio Jurídico e Fiscalização
  Os serviços de Apoio Jurídico e Fiscalização compreendem as seguintes áreas de ação, com as respetivas competências determinadas:
14. a)Apoio jurídico
  1. i)Prestar assessoria e consultadoria jurídica aos órgãos e aos serviços municipais;
  2. ii)Elaborar informações, emitir pareceres técnico -jurídicos e efetuar estudos jurídicos;
  3. iii)Dar parecer e acompanhar processos graciosos e contenciosos, nomeadamente os que incidam sobre petições diversas, reclamações, recursos, sindicâncias, inquéritos e estatuto disciplinar;
  4. iv)Propor a adequada metodologia e acompanhar os processos litigiosos de expropriação, requisição, constituição de encargo, ónus, responsabilidade ou restrição que sejam pela lei consentidos para o desempenho regular das atribuições do município, até à sua conclusão, em articulação com a área de Património;
  5. v)Assegurar e concorrer para o aperfeiçoamento técnico jurídico dos atos administrativos municipais;
  6. vi)Após solicitação dos órgãos e ou pessoas competentes, fazer o adequado tratamento dos pareceres jurídicos externos considerados necessários, bem como elaborar os que forem pedidos por entidades exteriores, desde que haja permissão legal;
  7. vii)Elaborar respostas e ou fornecer elementos solicitados pelos Tribunais, ou por entidades ou autoridades administrativas, que requeiram esclarecimentos jurídicos relativos à atividade da autarquia;
  8. viii)Assegurar, em articulação com os advogados, o patrocínio nas ações propostas pela Câmara Municipal, ou contra ela, bem como a defesa dos titulares dos órgãos ou funcionários quando sejam demandados em juízo por causa do exercício das suas funções.
  9. ix)Assegurar a elaboração de respostas ou fornecimento de elementos solicitados pelos Tribunais, ou entidades públicas, ou autoridades administrativas, tutelares ou não, que requeiram esclarecimentos jurídicos relativos à atividade da autarquia, tendo em atenção os respetivos prazos;
  10. x)Promover o apoio e o tratamento de todo o expediente que diga respeito ao patrocínio judiciário nas ações propostas pela Câmara ou contra ela, bem como aos mandatários ao serviço do Município;
  11. xi)Promover a tramitação dos processos que possam caber dentro da responsabilidade da área de Contencioso e Contra - Ordenações e que, pela sua natureza, se devam incluir na área de Contencioso, designadamente em matéria de reclamações e queixas, em que os serviços competentes na matéria não consigam dar -lhes a devida solução, em função da sua complexidade jurídica;
  12. xii)Conferir os mapas de cobrança de taxas dos mercados e feiras e emitir as respetivas guias de receita.
15. b)Fiscalização
  1. i)Fiscalizar obras particulares e outras situações que lhe sejam solicitadas pelos diversos serviços da Câmara Municipal;
  2. ii)Fiscalizar o cumprimento dos regulamentos municipais;
  3. iii)Efetuar participações, elaborar autos de notícia e de embargo;
  4. iv)Prestar as informações que lhe sejam solicitadas pelos serviços no âmbito do exercício da fiscalização.

Artigo 25.º — Unidade Flexível

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