Subunidade
Serviços Administrativos - Secções
3 x Coordenador Técnico
Dependência Direta do Departamento de Organização Administrativa
Atribuições e Competências:
i) Gerir as agendas dos membros dos órgãos autárquicos, incluindo marcação de reuniões, audiências e eventos.
ii) Preparar documentos como atas, ordens do dia e relatórios para as reuniões dos órgãos autárquicos.
iii) Organizar a logística e apoiar administrativamente para sessões e reuniões dos órgãos autárquicos.
iv) Elaborar e manter arquivos e registos relacionados com as atividades dos órgãos autárquicos.
v) Apoiar na comunicação interna e externa dos órgãos autárquicos, incluindo a divulgação de informações.
vi) Gerir a correspondência e os expedientes recebidos pelos órgãos autárquicos.
vii) Prestar apoio administrativo e logístico aos membros dos órgãos, nomeadamente em matérias de aquisição de bens e serviços;
viii) Receber e encaminhar visitantes, no edifício Paços do Concelho, fornecendo informações básicas sobre os serviços disponíveis;
ix) Gerir o registo de entrada e saída de trabalhadores e visitantes no edifício Paços do Concelho;
x) Prestar assistência básica aos visitantes com dúvidas ou necessidades de orientação;
xi) Atender chamadas telefónicas e fornecer informações básicas sobre os serviços municipais;
xii) Encaminhar chamadas para os departamentos ou trabalhadores apropriados;
xiii) Auxiliar na organização de documentos, arquivos e registos do Departamento de Organização Administrativa;
xiv) Preparar e processar correspondência e documentos administrativos, como relatórios ou informações internas;
xv) Exercer as demais funções que possam vir a ser delegadas superiormente.