1 - O âmbito de aplicação da função Aprovisionamento é constituído por todos os processos de aprovisionamento, desenvolvidos pela JFO, relativos a bens, serviços e empreitadas de obras.
2 - Entende-se por processo de aprovisionamento todos os procedimentos e atividades que visem:
a) Identificar as necessidades de aquisição de bens e serviços;
b) Definir as especificações dos bens ou serviços a adquirir;
c) Planear a aquisição de bens e serviços;
d) Definir os moldes em que se vai realizar o processo aquisitivo de bens e serviços;
e) Elaborar documentação de suporte aos processos de aquisição de bens e serviços;
f) Lançar, acompanhar e adjudicar a aquisição de bens ou serviços;
g) Rececionar, armazenar e distribuir os bens adquiridos;
h) Fornecer a informação necessária para se proceder à correta contabilização, imputação e pagamento dos bens e serviços adquiridos;
i) Controlar os custos com bens e serviços adquiridos;
j) Avaliar a qualidade dos bens e serviços adquiridos e a atuação dos fornecedores.
3 - Caracterizam o responsável dos Serviços de Aprovisionamento as seguintes competências:
a) Definir as estratégias de aquisição e os tópicos principais de negociação;
b) Negociação dos principais contratos;
c) Adjudicação de fornecedores;
d) Análise de mercado;
e) Analisar criticamente a definição de especificações;
f) Coordenar a atuação das unidades e subunidades.
4 - A cada comprador é atribuída a responsabilidade por todos os procedimentos e atividades relativos a um conjunto específico de categorias de custo, cabendo-lhes as seguintes tarefas:
a) Coordenar o processo de definição de especificações e planeamento das aquisições;
b) Definir a estratégias de aquisição;
c) Elaborar documentação de suporte a processos de aquisição;
d) Lançar e acompanhar os processos de aquisição;
e) Substituir o responsável funcional nas negociações (se for assim o entendimento deste);
f) Supervisionar o processo logístico de encomenda, armazenamento e entrega (se aplicável) e coordenar a atuação dos fiéis de armazém;
g) Promover a avaliação aos fornecedores e aos serviços prestados ou bens fornecidos, em conjunto com o Serviço de Gestão de Fornecedores e Contratos.
5 - Adicionalmente, aos Serviços de Aprovisionamento, entre outras funções compete:
a) Propor e implementar medidas no sentido se assegurar que o aprovisionamento se efetua ao menor custo, dentro dos requisitos de quantidade e qualidade nos prazos previstos;
b) Proceder às aquisições necessárias para todas as unidades e subunidades orgânicas após adequada instrução dos processos, incluindo a abertura de concursos, com a participação das unidades orgânicas para tal indicadas em cada caso para definição de especificações técnicas e administrativas necessárias;
c) Garantir a realização dos processos de compras e aprovisionamento de acordo com os preceitos legais aplicáveis;
d) Proceder ao registo de todos os processos de aquisição nos suportes em vigor e mantê-los atualizados;
e) Efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo atualizadas as informações sobre os preços dos bens e serviços mais significativos, nomeadamente através da criação e atualização de um ficheiro de fornecedores;
f) Analisar e informar sobre as propostas de fornecimento e prestação de serviços;
g) Assegurar a conferência e validação dos bens e serviços rececionados e respetivos documentos de suporte, nomeadamente guias de remessa;
h) Assegurar o controlo de faturas referentes a fornecimento de bens e serviços, bem como o controlo da execução contratual;
i) Assegurar a compra e gestão dos seguros, necessários ao desenvolvimento da atividade da Junta de Freguesia;
j) Assegurar o alinhamento e informação permanente sobre os stocks de:
i) Economato;
ii) Existências;
iii) Património.
i) Assegurar a receção, separação e distribuição das encomendas;
j) Assegurar o controlo, a conferência e o registar das requisições internas aos armazéns;
k) Informar superiormente sobre eventuais extravios, inutilizações ou furtos de existências, que tenha conhecimento;
l) Colaborar com todas as unidades orgânicas na elaboração de estatísticas periódicas dos gastos dos diversos serviços;
m) Elaborar e manter atualizados mapas e informações estatísticas respeitantes à atividade do serviço e que sirvam de apoio, nomeadamente à gestão de stocks, à gestão económico-financeira e à gestão de qualidade e de produtividade;
n) Executar os procedimentos de controlo interno no âmbito dos Serviços de Aprovisionamento;
o) Participar na seleção das aplicações informáticas de apoio ao aprovisionamento, gestão de fornecedores e contratação pública.
6 - Além das competências previstas no número anterior, compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores.
5.3 - Serviços Operacionais