Despacho n.º 7127/2017

O presente capítulo 08, é parte integrante, do Manual Regulamentar da Junta de Freguesia dos Olivais (JFO), de nome Modelo Organizacional que define e estabelece os princípios de organização, planeamento, funcionamento, gestão e controlo interno da estrutura organizacional da JFO.

O modelo organizacional da JFO traduz as seguintes orientações de base:

O objetivo deste capítulo, Modelo Organizacional, é cumprir os requisitos a seguir descritos:

O presente capítulo, aplica-se todos os funcionários da JFO e parceiros, que colaborem com a JFO.

A organização, a estrutura e o funcionamento dos serviços da administração autárquica devem orientar-se pelos seguintes princípios:

Para além do respeito pelos princípios gerais de organização e atividade administrativa, na prossecução das suas atribuições a JFO observa, em especial, os seguintes princípios de organização:

No desempenho das suas atribuições e competências, os serviços da JFO funcionarão subordinados aos seguintes princípios:

1 - A comunicação e o reporte de informação na JFO realiza-se obedecendo à cadeia hierárquica e ou funcional estabelecida no respetivo organograma.

2 - As linhas formais e informais de comunicação entre os colaboradores são as estabelecidas no organograma, pelo que cada colaborador reporta, de forma direta, única e exclusivamente ao responsável da subunidade ou unidade orgânica em que se integra, seja em sentido descendente (top down) ou ascendente (down top).

2 - Estrutura Organizacional

Para prossecução das suas competências, a JFO apresenta uma estrutura orgânica interna hierarquizada, constituída apenas por unidades flexíveis, dirigidas por um chefe de divisão, as quais são criadas, alteradas e extintas por deliberação da JFO, que define as respetivas competências, cabendo ao Presidente da JFO a afetação ou reafetação do pessoal do respetivo mapa.

Como organograma geral dos serviços, a JFO apresenta o seguinte modelo:

(ver documento original)

1 - O Presidente da JFO é substituído, nas suas faltas ou impedimentos, pelo vogal, secretário ou tesoureiro, do Executivo por si designado para o efeito.

2 - Os vogais com responsabilidade política na direção das Divisões da JFO serão substituídos nas suas funções, durante as suas faltas e impedimentos, por outros vogais a designar pelo Presidente da JFO.

3 - Os responsáveis de Divisão são substituídos nas suas faltas e impedimentos por responsáveis de serviços designados para o efeito pelo Presidente da JFO.

4 - Os responsáveis de Serviços são substituídos nas suas faltas e impedimentos por responsáveis de Serviço designados para o efeito pelo Presidente da JFO.

3 - Competências da Junta e do Presidente da JFO

Sem prejuízo das demais competências legais e de acordo com o disposto no artigo 3.º, da Lei n.º 75/2013 de 12 de setembro, a Junta de Freguesia e o Presidente da Junta, tem competências materiais e as competências de funcionamento.

As competências da Junta de Freguesia, são as que se encontram legalmente fixadas por lei, nomeadamente, as identificadas no artigo 16.º e 19.º da Lei n.º 75/2013 de 12 de setembro, tal como considerando a aplicação da delegação de competências prevista no artigo 17.º da Lei n.º 75/2013 de 12 de setembro.

As competências do Presidente da Junta são as que se encontram legalmente fixadas por lei, nomeadamente, as identificadas no artigo 18.º da Lei n.º 75/2013 de 12 de setembro, tal como considerando a aplicação da delegação de competências prevista.

1 - O Presidente da Junta é coadjuvado pelos vogais, tesoureiro e secretários no exercício da sua competência e da própria Junta de Freguesia, podendo proceder à distribuição de competências pelos mesmos.

2 - Poderá ainda o Presidente da JFO delegar ou subdelegar o exercício da sua competência própria ou delegada, devendo os mesmos dar ao Presidente da Junta informação detalhada sobre o desempenho das atividades de que tenham sido incumbidos ou sobre o exercício da competência que neles tenha sido delegada ou subdelegada.

4 - Competências Gerais e Níveis de Atuação dos Serviços

Compete à direção de 1.º nível (responsável de Divisão e Gabinetes):

Compete à direção de 2.º nível (responsável de Serviços):

Compete à direção de 3.º Nível (responsável de Serviço):

Para além do processamento ordinário de expediente, constituem funções comuns de todas as unidades orgânicas e especiais deveres das respetivas chefias:

Compete às Divisões e Serviços, para além das funções que lhe sejam especificamente atribuídas neste capítulo, assegurar as funções de cada uma das unidades orgânicas que os integram.

Constituem serviços de assessoria as estruturas de apoio direto aos órgãos da JFO, nomeadamente ao Presidente e Assembleia da Junta, aos quais compete, em geral, proceder à informação direta sobre processos cuja iniciativa ou execução não corram pelas Divisões, em conformidade com o que se dispõe na presente orgânica, bem como à conceção e a coordenação de ações ou programas específicos nos termos das deliberações e decisões dos órgãos da JFO.

1 - Ao Serviço de Gestão de Frotas compete:

a) Definir o plano de mobilidade e rotas, mais eficientes e eficazes;

b) Assegurar o controlo de viaturas e máquinas, em termos de combustíveis, pneumáticos, reparações e rotas;

c) Assegurar e efetuar todos os transportes no âmbito da Ação Social, Cultura e Desporto, bem como os transportes escolares normais e com necessidades especiais, e ainda transportes que JFO conceda a pedido de coletividades;

d) Realizar tarefas administrativas referentes a acidentes, inspeções, garantias, revisões e documentação de todas as viaturas;

e) Assegurar a conservação e manutenção do parque de máquinas e viaturas;

f) Elaborar as requisições de combustível indispensável ao funcionamento do parque de equipamentos;

g) Confirmar as faturas respeitantes ao fornecimento de combustível, de reparações efetuadas fora das oficinas da JFO e de qualquer material recebido;

h) Verificar por máquina ou viatura o número de horas de trabalho ou de quilómetros percorridos, os consumos em combustíveis e lubrificantes, as despesas em reparação e outros encargos de modo a obterem elementos de gestão, nomeadamente os custos dos quilómetros ou da hora de trabalho;

i) Providenciar pelo uso de combustíveis e lubrificantes adaptados às condições de trabalho e ao tipo de máquinas e viaturas;

j) Gerir o depósito de peças, acessórios e materiais necessários às manutenções e reparações, bem como o depósito de lubrificantes;

k) Verificar as condições de trabalho das máquinas e viaturas;

l) Estudar e propor as orientações a seguir em ações de aquisição, renovação ou substituição da frota existente;

m) Elaborar e manter atualizado o cadastro de máquinas e viaturas;

n) Participar superiormente as ocorrências anormais do serviço;

o) Assegurar o preenchimento das folhas de ponto e pedir autorização para a realização de horas extraordinárias e trabalho em dia de descanso semanal, descanso complementar e feriados;

p) Manter em boa ordem e asseio as instalações e ferramentas;

q) Promover a recolha, depósito e remoção de óleos queimados, pneus, baterias, sucata, etc., de forma ambientalmente segura e de acordo com a legislação aplicável;

r) Coadjuvar os Serviços de Aprovisionamentos, de cuja base de dados se manterá dependente;

s) Proceder à armazenagem, conservação e distribuição dos materiais a seu cargo;

t) Conservar os bens patrimoniais da JFO que não estejam em utilização e sejam suscetíveis de serem conservados sem se degradarem;

u) Propor aos Serviços de Aprovisionamentos as requisições internas do material e peças que se tornem necessários adquirir.

2 - Além das competências previstas no número anterior, compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores, nomeadamente:

a) Assegurar a definição adequada de políticas de gestão de viaturas, instalações elétricas móveis, sonorização, montagem de palcos, entre outros instrumentos;

b) Assegurar o bom estado de conservação e montagem de todas as instalações elétricas e telefónicas existentes e necessárias em todos os equipamentos da JFO;

c) Garantir a assistência técnica no âmbito de eletricidade e sonorização a todas as ações culturais e recreativas, promovidas ou apoiadas pela JFO;

d) Assegurar a manutenção de todas as obras de remodelação e execução de móveis novos;

e) Apoiar na montagem e desmontagem de palcos, desde que promovidas ou apoiadas pela JFO;

f) Fabricar móveis e utensílios para ações de carácter sócio cultural e/ou desportivo promovidas ou apoiadas pela JFO;

g) Assegurar a operacionalidade de todas as máquinas, viaturas e restantes equipamentos eletromecânicos da JFO;

h) Executar todos os trabalhos necessários no âmbito da Serralharia mecânica e civil, em todos os equipamentos e instalações da JFO ou na sua dependência;

i) Providenciar a manutenção preventiva, efetuando revisões e controlos periódicos verificando o estado dos órgãos essenciais;

j) Conservar as ferramentas e equipamentos em perfeito estado de utilização, informando dos seus eventuais extravios ou inutilização;

k) Promover a gestão dos stocks necessários ao bom funcionamento dos serviços.

5.2 - Serviços de Suporte Direto

Constituem os Serviços Suporte Direto as estruturas nucleares de apoio, transversais, partilhados e imprescindível ao regular funcionamento da atividade dos restantes serviços da JFO.

Aos Serviços de Contabilidades, compete genericamente:

1 - O âmbito de aplicação da função Aprovisionamento é constituído por todos os processos de aprovisionamento, desenvolvidos pela JFO, relativos a bens, serviços e empreitadas de obras.

2 - Entende-se por processo de aprovisionamento todos os procedimentos e atividades que visem:

a) Identificar as necessidades de aquisição de bens e serviços;

b) Definir as especificações dos bens ou serviços a adquirir;

c) Planear a aquisição de bens e serviços;

d) Definir os moldes em que se vai realizar o processo aquisitivo de bens e serviços;

e) Elaborar documentação de suporte aos processos de aquisição de bens e serviços;

f) Lançar, acompanhar e adjudicar a aquisição de bens ou serviços;

g) Rececionar, armazenar e distribuir os bens adquiridos;

h) Fornecer a informação necessária para se proceder à correta contabilização, imputação e pagamento dos bens e serviços adquiridos;

i) Controlar os custos com bens e serviços adquiridos;

j) Avaliar a qualidade dos bens e serviços adquiridos e a atuação dos fornecedores.

3 - Caracterizam o responsável dos Serviços de Aprovisionamento as seguintes competências:

a) Definir as estratégias de aquisição e os tópicos principais de negociação;

b) Negociação dos principais contratos;

c) Adjudicação de fornecedores;

d) Análise de mercado;

e) Analisar criticamente a definição de especificações;

f) Coordenar a atuação das unidades e subunidades.

4 - A cada comprador é atribuída a responsabilidade por todos os procedimentos e atividades relativos a um conjunto específico de categorias de custo, cabendo-lhes as seguintes tarefas:

a) Coordenar o processo de definição de especificações e planeamento das aquisições;

b) Definir a estratégias de aquisição;

c) Elaborar documentação de suporte a processos de aquisição;

d) Lançar e acompanhar os processos de aquisição;

e) Substituir o responsável funcional nas negociações (se for assim o entendimento deste);

f) Supervisionar o processo logístico de encomenda, armazenamento e entrega (se aplicável) e coordenar a atuação dos fiéis de armazém;

g) Promover a avaliação aos fornecedores e aos serviços prestados ou bens fornecidos, em conjunto com o Serviço de Gestão de Fornecedores e Contratos.

5 - Adicionalmente, aos Serviços de Aprovisionamento, entre outras funções compete:

a) Propor e implementar medidas no sentido se assegurar que o aprovisionamento se efetua ao menor custo, dentro dos requisitos de quantidade e qualidade nos prazos previstos;

b) Proceder às aquisições necessárias para todas as unidades e subunidades orgânicas após adequada instrução dos processos, incluindo a abertura de concursos, com a participação das unidades orgânicas para tal indicadas em cada caso para definição de especificações técnicas e administrativas necessárias;

c) Garantir a realização dos processos de compras e aprovisionamento de acordo com os preceitos legais aplicáveis;

d) Proceder ao registo de todos os processos de aquisição nos suportes em vigor e mantê-los atualizados;

e) Efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo atualizadas as informações sobre os preços dos bens e serviços mais significativos, nomeadamente através da criação e atualização de um ficheiro de fornecedores;

f) Analisar e informar sobre as propostas de fornecimento e prestação de serviços;

g) Assegurar a conferência e validação dos bens e serviços rececionados e respetivos documentos de suporte, nomeadamente guias de remessa;

h) Assegurar o controlo de faturas referentes a fornecimento de bens e serviços, bem como o controlo da execução contratual;

i) Assegurar a compra e gestão dos seguros, necessários ao desenvolvimento da atividade da Junta de Freguesia;

j) Assegurar o alinhamento e informação permanente sobre os stocks de:

i) Economato;

ii) Existências;

iii) Património.

i) Assegurar a receção, separação e distribuição das encomendas;

j) Assegurar o controlo, a conferência e o registar das requisições internas aos armazéns;

k) Informar superiormente sobre eventuais extravios, inutilizações ou furtos de existências, que tenha conhecimento;

l) Colaborar com todas as unidades orgânicas na elaboração de estatísticas periódicas dos gastos dos diversos serviços;

m) Elaborar e manter atualizados mapas e informações estatísticas respeitantes à atividade do serviço e que sirvam de apoio, nomeadamente à gestão de stocks, à gestão económico-financeira e à gestão de qualidade e de produtividade;

n) Executar os procedimentos de controlo interno no âmbito dos Serviços de Aprovisionamento;

o) Participar na seleção das aplicações informáticas de apoio ao aprovisionamento, gestão de fornecedores e contratação pública.

6 - Além das competências previstas no número anterior, compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores.

5.3 - Serviços Operacionais

1 - Ao Serviço de Mercados e Feiras compete entre outras funções:

a) Estudar e propor as medidas de alteração ou racionalização dos espaços dentro dos recintos dos mercados e feiras;

b) Propor, sob o ponto de vista técnico, medidas de descongestionamento ou de criação de novos espaços destinados a mercados e feiras;

c) Propor e colaborar no estudo de medidas tendentes à criação de novos espaços e equipamentos para a realização de mercados e feiras;

d) Promover a conservação, manutenção e reparação dos espaços e equipamentos destinados a feiras e mercados;

e) Colaborar com os Serviços de Conformidade e outras unidades ou subunidades na área das respetivas atribuições;

f) Assegurar a promoção da limpeza e conservação das dependências das feiras e mercados;

g) Solicitar a intervenção dos Serviços de fiscalização ambiental quando se suspeitar de violação às normas de higiene ou salubridade;

h) Assegurar a cobrança direta e efetiva de todos espaços.

2 - Além das competências previstas no número anterior, compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores.

5.4 - Disposições Finais e Transitórias

O organograma anexo ao presente regulamento tem carácter meramente descritivo das unidades e subunidades em que se decompõe a orgânica da JFO.

Ficam criados todos os órgãos e serviços que integram o presente capítulo regulamentar, os quais serão instalados progressivamente de acordo com as necessidades e os objetivos definidos para melhor servir os Cidadãos da JFO