A definição dos recursos humanos e materiais essenciais à realização do evento inclui a avaliação das necessidades e a garantia da sua disponibilidade, nomeadamente, de:
- a)Serviços de apoio técnico e logístico;
- b)Pessoal técnico e administrativo, considerando a sua função no cerimonial, e o local, data e hora de apresentação para a realização de reuniões e tarefas preparatórias, de ensaios e do próprio evento;
- c)Mestre de cerimónias;
- d)Espaços físicos em número e com capacidade para acomodar os participantes;
- e)Equipamentos audiovisuais;
- f)Videoconferência;
- g)Acesso à Internet;
- h)Transportes e estadas;
- i)Segurança;
- j)Serviço de refeições, incluindo a identificação do(s) momento(s) e local(ais) e dos responsáveis pelo(s) fornecimento(s);
- k)Lugares de estacionamento;
- l)Outros aspetos relevantes tendo em atenção as especificidades do evento.