Art.º 14 · Despacho n.º 7423/2025 — Divisão Financeira e Patrimonial

1 -A Divisão Financeira e Patrimonial exerce as suas competências nos domínios da gestão financeira e nos domínios do aprovisionamento e gestão do património e da gestão de projetos.
2 -A Divisão Financeira e Patrimonial integra:
1. a)O Serviço de Aprovisionamento e Património;
2. b)O Serviço da Tesouraria;
3. c)O Serviço da Contabilidade;
4. d)O Serviço de Gestão de Projetos.
3 -Compete ao Serviço de Aprovisionamento e Património, designadamente:
1. a)Elaborar, em colaboração com os diferentes serviços, o plano anual de aquisições, em consonância com as atividades previstas no Orçamento;
2. b)Assegurar as tarefas relativas à aquisição de bens, serviços e empreitadas necessários à prossecução das atividades planeadas, através dos procedimentos adequados para o efeito, competindo-lhe nesse âmbito a preparação e consequente tramitação administrativa dos respetivos processos;
3. c)Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação que potencie a capacidade negocial do IPBeja, a eficiência e racionalidade da contratação e da integração das necessidades de bens, de serviços, de empreitadas e de plataformas tecnológicas para o efeito;
4. d)Desenvolver estudos que permitam criar um sistema de controlo e de análise de custos de aquisição de bens, serviços e empreitadas;
5. e)Assegurar o armazenamento e gestão material dos bens, bem como o seu fornecimento aos diversos serviços, mediante requisição própria;
6. f)Informar, sempre que aplicável, sobre a observância das disposições legais no âmbito dos processos aquisitivos;
7. g)Promover o estabelecimento de sistemas de seguros adequados à realidade do ensino superior, gerindo a respetiva carteira.
8. h)Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis do IPBeja;
9. i)Efetuar o registo de todos os bens móveis, incluindo obras de arte e mobiliário, existentes nos serviços;
10. j)Proceder às operações de eliminação e alienação de bens patrimoniais, aquando da sua deterioração ou inutilização;
11. k)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.
4 -Compete ao Serviço de Tesouraria, designadamente:
1. a)Controlar os Fundos de Maneio;
2. b)Efetuar os registos e proceder ao depósito de todas as receitas;
3. c)Elaborar mapas resumo das receitas de tesouraria;
4. d)Efetuar os pagamentos aprovados e devidamente autorizados;
5. e)Emitir mapas resumo de pagamentos a submeter à apreciação do Conselho de Gestão;
6. f)Processar os movimentos relativos a operações de tesouraria;
7. g)Devolver, através da emissão de recibos, a documentação respeitante aos pagamentos efetuados ou receitas cobradas;
8. h)Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado ou outras entidades das importâncias relativas a descontos ou reposições que lhe pertençam ou lhe sejam devidas;
9. i)Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, nos prazos e termos legais, as respetivas receitas;
10. j)Manter atualizados os registos contabilísticos da Tesouraria;
11. k)Organizar e apresentar regularmente os balancetes da Tesouraria;
12. l)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.
5 -Compete ao Serviço de Contabilidade, designadamente:
1. a)Receber e emitir faturas e garantir uma eficaz e controlada gestão de direitos e obrigações perante terceiros;
2. b)Processar as despesas e as receitas do IPBeja, incluído as relativas a contratos;
3. c)Registar as transações internas, designadamente, aquisições de bens e serviços, e transações entre centros de custo;
4. d)Elaborar mensalmente as reconciliações bancárias das respetivas contas;
5. e)Organizar e elaborar a conta de gerência a submeter, nos termos da lei, pelo Conselho de Gestão do IPBeja ao Tribunal de Contas;
6. f)Preparar, na ótica patrimonial, todos os documentos de informação financeira a prestar às entidades fiscalizadoras;
7. g)Preparar, na ótica orçamental, todos os documentos de informação financeira a prestar às entidades fiscalizadoras;
8. h)Registar e regularizar os cabimentos de despesa e subsequentes compromissos;
9. i)Registar as Ordens de Pagamento e submeter a autorização do Conselho de Gestão ou no âmbito das competências que se encontrem delegadas;
10. j)Organizar os processos de alteração orçamental, registar as alterações e comunicar ao Conselho de Gestão;
11. k)Elaborar as requisições de fundos e preparar os demais expedientes relativos à cobrança de receita;
12. l)Realizar análises previsionais e de execução;
13. m)Analisar o cumprimento dos planos de pagamento, realizado, ainda, projeções de tesouraria;
14. n)Diligenciar no sentido da boa e atempada cobrança dos valores a receber;
15. o)Realizar as tarefas inerentes à cobrança de dívidas em atraso, nomeadamente: emissão e envio de comunicações instrução e controlo de processos executivos/injunções;
16. p)Efetuar todo o registo contabilístico e expediente inerentes à contabilidade;
17. q)Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira que lhe sejam solicitados;
18. r)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.
6 -Compete ao Serviço de Gestão de Projetos, designadamente:
1. a)Divulgar junto das Unidades Orgânicas a abertura de Avisos de candidaturas;
2. b)Elaborar os textos base de formalização das candidaturas apresentadas pelo IPBeja a Programas de Financiamento nacional, regional e comunitário;
3. c)Formalizar as candidaturas e proceder ao acompanhamento e gestão dos processos administrativos e financeiros associados às mesmas, quando estas são objeto de aprovação;
4. d)Gerir as candidaturas nas plataformas digitais associadas aos programas de financiamento, nomeadamente através do preenchimento de formulário online de acordo com a matriz disponibilizada pelo programa de financiamento, do carregamento dos processos de contratação pública das várias componentes que integram cada candidatura; da instrução de pedidos de pagamento, de pedidos de reprogramação temporal e financeira e da elaboração de relatórios de execução: intercalar, anual e final;
5. e)Constituir e organizar dossiers de candidatura;
6. f)Preparar e acompanhar processos de Auditoria;
7. g)Participar em reuniões de acompanhamento de processos financiados junto das Autoridades de Gestão;
8. h)Acompanhar e preparar de candidaturas inseridas em programas estratégicos;
9. i)Manter atualizado o conhecimento dos programas de apoio ao ensino superior, bem como dos procedimentos necessários à sua mobilização;
10. j)Desempenhar as demais funções que lhe sejam superiormente cometidas, previstas na lei ou nos Estatutos.

Artigo 14.º — Divisão Financeira e Patrimonial

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