Art.º 50 · Despacho n.º 7672/2023 — Serviço Administrativo

1 -Ao Serviço Administrativo, compete genericamente entre outras funções:
1. a)Assegurar o registo de toda a atividade administrativa da JFO quando nos termos regulamentares esta função não estiver cometida a outros serviços;
2. b)Proceder à organização dos sistemas (corrente e histórico) de arquivo de documentação e providenciar pela sua atualização;
3. c)Assegurar o registo informático, classificação e organização em arquivo informático de toda a informação (correio, emails, mensagens telefónicas escritas, outros) que entra, fica arquivada e é enviada pela JFO;
4. d)Assegurar a cópia e digitalização e todos os documentos e das informações necessárias, as todas as unidades de ou subunidades da JFO;
5. e)Executar tarefas de auxílio às diversas unidades orgânicas nomeadamente: distribuição e recolha de expediente pelas diversas unidades e edifícios da JFO, bem como entidades externas;
6. f)Proceder diariamente à entrega/recolha, nos CTT, da correspondência dirigida ou enviada aos órgãos da JFO;
7. g)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência, publicações e outros documentos internos;
8. h)Assegurar o correto funcionamento do sistema de gestão documental;
9. i)Registar, afixar, datar, publicitar, e endereçar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviço, circulares e despachos genéricos;
10. j)Assegurar o atendimento telefónico único, encaminhando as chamadas para os serviços competentes;
11. k)Proceder ao arquivamento, depois de catalogados, de todos os documentos, livros, e processos que sejam remetidos ao arquivo geral pelos diversos serviços;
12. l)Assegurar o tratamento das requisições e devoluções dos documentos solicitados por outras unidades orgânicas;
13. m)Propor a adoção de medidas adequadas ao bom funcionamento do sistema de arquivo da JFO;
14. n)Propor, logo que decorridos os prazos previstos na lei, a inutilização de documentos;
15. o)Manter a base de dados do arquivo atualizada;
16. p)Proceder ao arquivamento, depois de catalogados, de todos os documentos, livros, e processos que sejam remetidos ao arquivo geral pelos diversos serviços da JFO;
17. q)Adotar e formular planos de arquivo;
18. r)Promover o tratamento de elementos bibliográficos e de informação técnica e científica nas matérias de interesse para a Freguesia;
19. s)Assegurar o atendimento do público, consulta de processos e receção de requerimentos;
20. t)Fornecer fotocópias simples e/ou autenticadas de documentos em arquivo;
21. u)Fornecer certidões e atestados;
22. v)Apoiar os restantes serviços na formação e atualização de conhecimentos práticos sobre técnicas de tratamento de informação;
23. w)Organizar e gerir o arquivo de registos audiovisuais dos eventos ocorridos na Freguesia, em articulação com o Serviço de Comunicação e Imagem;
24. x)Proceder à liquidação e cobrança das taxas relativas aos atos praticados, prestando contas e entregando os valores cobrados no Serviço de Tesouraria e Bancos;
25. y)Implementar um sistema de controlo que assegure que o tempo de espera para atendimento é aceitável.
2 -Além das competências previstas nos números anteriores, compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.

Artigo 50.º — Serviço Administrativo

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