A Divisão Financeira e Sistemas de Informação compreende os seguintes serviços:
- 1 -Setor de Contabilidade e Finanças Locais;
- 2 -Setor de Aprovisionamento;
- 3 -Setor do Património;
- 4 -Setor da Gestão e Controlo do Plano, Orçamento e Estudos;
- 5 -Setor de Sistemas de Informação e Gestão da Qualidade;
- 6 -Setor da Tesouraria.
1) Setor de Contabilidade e Finanças Locais
Ao Setor de Contabilidade e Finanças Locais compete:
- a)Colaborar na elaboração do plano plurianual de atividades e orçamento, coligindo todos os elementos necessários para esse fim e proceder à apresentação dos mesmos;
- b)Acompanhar a execução dos documentos referidos na alínea a), introduzindo as modificações que se imponham ou sejam recomendadas;
- c)Promover os registos inerentes à execução orçamental, do plano plurianual de investimentos e do plano de atividades municipal;
- d)Proceder à cabimentação e ao compromisso de verbas disponíveis em matéria de realização de despesas;
- e)Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;
- f)Receber as requisições externas para respetivo compromisso de dotação orçamental;
- g)Receber faturas devidamente conferidas;
- h)Enviar faturas, ao Setor de Património para conferência dos bens a inserir no inventário de património municipal;
- i)Registo das faturas movimentando as devidas contas;
- j)Submeter a autorização superior os pagamentos a efetuar e emitir ordens de pagamento;
- k)Entregar regularmente as receitas cobradas para outras entidades;
- l)Coligir os elementos necessários e elaborar guias de pagamento das obrigações fiscais e demais operações de tesouraria;
- m)Proceder à conferência diária dos balancetes da tesouraria e dos documentos de despesa remetidos pela mesma;
- n)Escriturar os livros e demais documentos e fichas de contabilização de receitas e despesas de acordo com as normas legais;
- o)Manter atualizadas as contas correntes dos empreiteiros e fornecedores/clientes, contribuintes e utentes;
- p)Conferir as guias de receita emitidas pelos vários serviços e sua escrituração/registo;
- q)Promover a verificação permanente do movimento de fundos da tesouraria e de documentos de receita e despesa;
- r)Processar a liquidação e controlo das receitas provenientes de outras entidades, designadamente os fundos transferidos do Orçamento de Estado (FGM, FCM e FBM), impostos locais e contribuição autárquica;
- s)Processar e liquidar juros e outros empréstimos;
- t)Emitir cheques ou ordens de transferência para pagamentos devidamente autorizados;
- u)Elaborar os documentos de prestação de contas e o relatório de gestão, observando o preceituado nos n.os 2 e 3 do capítulo 2 do Decreto-Lei n.º 54-A/99 (atualizado), de 22 de fevereiro e submetê-los à aprovação do órgão executivo;
- v)Enviar ao Tribunal de Contas os documentos de prestação de contas, devidamente aprovados, bem como cópias destes e dos documentos provisionais a outras entidades.
2) Setor de Aprovisionamento
Ao Setor de Aprovisionamento compete:
- a)Gerir os procedimentos administrativos de aquisição de bens e serviços;
- b)Rececionar "Requisições" com o respetivo parecer favorável do responsável da unidade, e assegurar a identificação correta das especificações dos produtos/serviços e as condições de fornecimento pretendidas (prazos de entrega, regime de fornecimento);
- c)Organizar e controlar os processos de concursos e consultas ao mercado de bens e serviços necessários ao desenvolvimento da autarquia;
- d)Identificar potenciais fornecedores numa ótica da melhoria do custo-prazo-qualidade e assegurar o respetivo contacto, seleção e negociação, nos termos da lei, salvaguardando as condições de fornecimento e as especificações desejadas;
- e)Assegurar o registo, a emissão e o acompanhamento de ordens de compra, o respetivo processo de cabimento e de autorização, para as requisições que lhe foram feitas, até à satisfação da mesma junto do requisitante;
- f)Fazer conferência das faturas e assegurar a sua aprovação;
- g)Manter atualizadas as informações e base de dados sobre fornecedores;
- h)Acompanhar e avaliar o nível de serviço prestado pelos fornecedores;
- i)Garantir a manutenção do sistema de avaliação da performance dos fornecedores;
- j)Colaborar na elaboração do plano plurianual de atividades e orçamento, coligindo todos os elementos necessários para esse fim e proceder à apresentação dos mesmos;
- k)Efetuar a gestão dos materiais de economato.
3) Setor de Património
Ao Setor de Património compete:
- a)Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens do município, incluindo baldios, prédios urbanos e outros imóveis;
- b)Proceder ao registo de todos os bens, designadamente obras de arte, mobiliário e equipamentos existentes nos serviços ou cedidos pela Câmara Municipal a outros organismos do Estado;
- c)Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens próprios imobiliários do município e obtenção de certidões;
- d)Executar todo o expediente relacionado com a aquisição e alienação de bens imóveis;
- e)Proceder à identificação, codificação, registo e controlo de movimentação de todos os bens patrimoniais do município;
- f)Controlar os seguros e apresentar as propostas para a sua reformulação;
- g)Assegurar a gestão e controlo do património;
- h)Acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e alienação de bens móveis e imóveis da Câmara Municipal de Resende, atentas as regras estabelecidas pelo POCAL e demais legislação aplicável;
- i)Elaborar relatório onde constem os bens, número de inventário e os respetivos valores, de bens furtados, roubados ou sinistrados segundo instruções superiores, procedendo também ao participado às autoridades competentes;
- j)Proceder ao tratamento contabilístico de:
1) Abates;
2) Valorizações;
3) Desvalorizações;
4) Amortizações;
5) Reavaliações.
- k)Proceder a conferências físicas - coordenar as verificações periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço e em cumprimento do plano anual de acompanhamento e controlo que deve propor ao órgão executivo;
- l)Proceder à conferência contabilística dos dados do património com a contabilidade, efetuando as respetivas retificações;
- m)Elaborar mapas finais de fecho de ano;
- n)Controlar o imobilizado em curso;
- o)Atualizar os ficheiros que contêm os bens a incluir na apólice de seguros patrimoniais, para posterior envio à seguradora;
- p)Organizar todo o processo de seguros e registo de propriedade dos veículos;
- q)Manter atualizado os seguros dos bens móveis e imóveis que a lei obriga a segurar, entre outros.
4) Setor de Gestão e Controlo do Plano, Orçamento e Estudos
Ao Setor de Gestão e Controlo do Plano, Orçamento e Estudos compete:
- a)Promover a elaboração dos planos plurianuais de investimentos, dos planos das atividades mais relevantes, de orçamentos e respetivas modificações, bem como dos restantes documentos contabilísticos de acordo com as normas aplicáveis;
- b)Assegurar o planeamento do investimento do município em obra pública, assim como os processos necessários para a candidatura a programas comunitários;
- c)Elaborar em conjunto com as Divisões os orçamentos respetivos;
- d)Elaborar e organizar os documentos de prestação de contas e preparar o respetivo relatório;
- e)Assegurar o controlo físico e financeiro da execução dos instrumentos previsionais de planeamento e orçamentação aprovados, acompanhando de forma dinâmica a sua execução, apresentando propostas de medidas corretivas sempre que se verifique a ocorrência de desajustes entre o programado e o executado;
- f)Elaborar relatórios de gestão trimestrais;
- g)Colaborar no estudo da situação económica financeira da Câmara Municipal;
- h)Determinar os elementos dos custos que fundamentem o valor das taxas e tarifas e permitam a análise das condições internas de exploração;
- i)Apurar e analisar os custos das obras efetuadas por administração direta;
- j)Gerir subprogramas de nível municipal no âmbito dos programas operacionais e regionais;
- k)Elaborar estudos e projetos específicos da iniciativa dos Órgãos do Município e que não sejam da competência específica de outras divisões, e acompanhar a sua execução financeira e física;
- l)Acompanhar o processo de transferência de novas competências para o município, sempre que possam conduzir a alteração na estrutura dos investimentos previstos.
5) Setor de Sistemas de Informação e Gestão da Qualidade
Ao Setor de Sistemas de Informação e Gestão da Qualidade
No âmbito dos sistemas de informação
- a)Elaborar, propor, implementar e rever o Plano Estratégico de aquisição, manutenção e atualização no que se refere a:
- i)Software de gestão e administrativo;
- ii)Parque geral de equipamentos informáticos;
- iii)Redes de telecomunicações;
- iv)Redes de dados, interna e externa.
- b)Gerir as infraestruturas e equipamentos incluídos no ponto anterior;
- c)Definir a infraestrutura tecnológica base para todas as atividades relacionadas com os Sistemas de Informação;
- d)Definir as características técnicas (avaliação e seleção) do hardware, software e outros componentes de informação afetos aos Sistemas de Informação;
- e)Acompanhar mercados de tecnologia a nível de hardware e software e sensibilizar a estrutura organizativa para as potenciais vantagens da utilização dos meios tecnológicos analisados;
- f)Assegurar o desenvolvimento de novas aplicações, de acordo com as necessidades e solicitações de informação dos serviços e com as evoluções registadas no software e hardware dos sistemas informáticos integrados nos sistemas de informação;
- g)Disponibilizar serviços on-line por computador ou outras formas, permitindo a simplificação do acesso à informação aos munícipes, incluindo a uniformização de requerimentos e outros modelos de registo de informação;
- h)Estabelecer e gerir contratos de manutenção e assistência a sistemas e/ou equipamentos informáticos integrados nos sistemas de informação e efetuar pequenas ações de manutenção de equipamentos informáticos;
- i)Assegurar que os mecanismos de comunicação estão operacionais e estabelecer medidas de segurança do sistema informático;
- j)Gerir recursos dos sistemas, nomeadamente as áreas de trabalho e acesso dos utilizadores;
- k)Assegurar a realização de Cópias de segurança;
- l)Gerir e manter a rede de dados interna e externa e promover auditorias ao sistema;
- m)Assegurar suporte, incluindo formação, aos utilizadores dos sistemas informáticos afetos aos Sistemas de informação;
- n)Gerir o Espaço Internet.
No âmbito da Gestão da Qualidade
- a)Identificar e caracterizar os setores e a forma de modernização e inovação dos serviços e, propor novos procedimentos e novas práticas de gestão, através da dinamização da implementação e gestão de um Sistema de Gestão da Qualidade da Câmara;
- b)Efetuar a gestão do controlo de regulamentos, procedimentos ou outros documentos do Sistema de Gestão da Câmara;
- c)Dinamizar a realização de planos de auditorias internas e externas ao Sistema de Gestão da Câmara, com vista a analisar e avaliar, em termos de eficiência e eficácia a atividade prosseguida pelos serviços;
- d)Coordenar e promover o cumprimento dos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade aprovado;
- e)Dinamizar a melhoria continua do Sistema de Gestão da Câmara através do estabelecimento de objetivos sectoriais e da sua avaliação, através de ações do tratamento de não conformidade e da implementação de ações corretivas e preventivas;
- f)Conjuntamente com o Atendimento ao Munícipe, assegurar o acompanhamento das reclamações, sugestões e da satisfação dos munícipes relativamente aos requisitos da qualidade dos serviços prestados;
- g)Propor e dinamizar em colaboração com restantes serviços, medidas de correção e de melhoria do serviço prestado, que se revelem necessárias à satisfação do munícipe, dos colaboradores ou que possam contribuir para uma melhoria da eficiência e eficácia dos serviços internos;
- h)Promover iniciativas de divulgação de conceitos e práticas da qualidade, bem como ações de sensibilização para a qualidade junto dos colaboradores do município de Resende;
- i)Promover a certificação de qualidade de serviços, na medida e nas áreas que reunirem condições para tal.
6) Tesouraria
Ao Setor de Tesouraria compete:
- a)Promover a arrecadação de receitas virtuais e eventuais e pagamento de despesas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções do serviço;
- b)Entregar aos contribuintes, com o respetivo recibo, os documentos de cobrança;
- c)Liquidar juros relativos à arrecadação de receitas;
- d)Proceder à guarda de valores monetários;
- e)Controlar as contas bancárias do município;
- f)Efetuar nas instituições bancárias, os levantamentos, os depósitos e as transferências de fundos;
- g)Movimentar, em conjunto com o presidente da Câmara, ou vereador com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;
- h)Manter devidamente escriturados os documentos de tesouraria, cumpridas as disposições legais e regulamentares sobre a matéria;
- i)Elaborar os diários de tesouraria e resumos diários remetendo-os à contabilidade com os respetivos documentos de receita e despesa;
- j)Elaborar balancetes diários e mensais de tesouraria e balanços mensais de tesouraria;
- k)Efetuar os pagamentos de ordens de pagamento, depois de cumpridas as condições necessárias à sua efetivação nos termos legais;
- l)Elaborar o expediente relativo às cobranças coercivas, quando for caso disso.