1 - As transferências de documentação obedecem sempre às determinações legais em vigor. (Ver anexos II e III).
2 - A documentação é enviada ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Em caixas ou pastas de arquivo de modelo uniformizado;
d) No seu suporte original devidamente acomodado.
3 - Toda a documentação entregue no Arquivo deverá ser acompanhada por uma guia de entrega de documentos, visada pelo(a) responsável do serviço que remete a dita documentação e cuja guia conterá os seguintes elementos:
a) Identificação do serviço depositante;
b) Número de ordem das unidades documentais;
c) Número de volumes;
d) Designação das espécies;
e) Datas extremas da documentação enviada;
f) Indicação da existência de restrições ao acesso dos documentos (prazos e fundamentos legais);
g) Toda a documentação em maços, volumes, etc., sem clipes ou agrafos - estes substituídos por colagens;
h) Prazos de conservação.
3 - Os livros findos (atas, escrituras, contratos, registos, etc.) são enviados ao Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
4 - Os processos e requerimentos deverão, sempre que possível, ser devidamente paginados e, sempre que se retire algum documento, será intercalada em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura (legível) e o visto dos (as) responsáveis do respetivo serviço.