Edital n.º 1294/2021

O Arquivo mantém, sob a sua responsabilidade, a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade camarária e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, constituindo o acervo documental da Câmara Municipal de Alcanena.

Ao Arquivo compete reunir, recolher, selecionar, conservar, tratar, gerir e difundir a documentação que, pelo seu valor administrativo, probatório e/ou histórico-cultural, constitua documentação de arquivo propriedade do Município ou de que este se constitua fiel depositário.

Por decisão dos órgãos competentes o Arquivo poderá albergar fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse, para o concelho e que, por compra, doação ou simples depósito, façam parte da documentação em arquivo, e como tal sujeita aos mecanismos de gestão arquivística previstos no artigo 2.º deste Regulamento.

Os órgãos e serviços da Câmara Municipal devem promover, regularmente, o envio, para o Arquivo, da respetiva documentação considerada finda, de acordo com a tabela anexa à Portaria 412/2001, de 17 de abril, na sua atual redação. (Ver anexo I)

1 - As transferências de documentação obedecem sempre às determinações legais em vigor. (Ver anexos II e III).

2 - A documentação é enviada ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:

a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;

b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;

c) Em caixas ou pastas de arquivo de modelo uniformizado;

d) No seu suporte original devidamente acomodado.

3 - Toda a documentação entregue no Arquivo deverá ser acompanhada por uma guia de entrega de documentos, visada pelo(a) responsável do serviço que remete a dita documentação e cuja guia conterá os seguintes elementos:

a) Identificação do serviço depositante;

b) Número de ordem das unidades documentais;

c) Número de volumes;

d) Designação das espécies;

e) Datas extremas da documentação enviada;

f) Indicação da existência de restrições ao acesso dos documentos (prazos e fundamentos legais);

g) Toda a documentação em maços, volumes, etc., sem clipes ou agrafos - estes substituídos por colagens;

h) Prazos de conservação.

3 - Os livros findos (atas, escrituras, contratos, registos, etc.) são enviados ao Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.

4 - Os processos e requerimentos deverão, sempre que possível, ser devidamente paginados e, sempre que se retire algum documento, será intercalada em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura (legível) e o visto dos (as) responsáveis do respetivo serviço.

A fim de avaliar o interesse histórico-cultural ou o estabelecimento de prazos de conservação da documentação e omissa nas tabelas de avaliação, (anexo I), deverá ser constituído um Grupo Técnico do Arquivo composto por um(a) Técnico(a) Superior do Arquivo, e/ou um(a) Técnico(a) Profissional de Arquivo, eventualmente coadjuvados por um(a) Jurista, designados, para o efeito, pelo(a) Presidente da Câmara, assim como os responsáveis dos serviços municipais, a fim de dar cumprimento ao estipulado no presente regulamento, nomeadamente o previsto nos artigos 5.º e 6.º

O Grupo Consultivo será coordenado pelo(a) Técnico(a) Superior responsável pelo Arquivo Municipal.

Sempre que uma série ou subsérie não estiver prevista num determinado enquadramento orgânico-funcional, aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries ou subséries homólogas constantes da tabela de seleção em vigor.

Compete ao Arquivo zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:

A comunicação e a difusão da documentação são feitas através de:

(1) Prazo após implementação e funcionamento do arquivo.

(2) Quando houver espaço físico para esse fim.

O(A) utilizador(a) que publicar trabalhos, em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo, deve fornecer, gratuitamente, um exemplar dos trabalhos destinados ao Arquivo, bem como referenciar os documentos consultados.

Compete aos(às) colaboradores(as) do Arquivo, consoante a sua formação técnico-profissional e sob orientação do(a) Responsável:

Será elaborado, anualmente, um relatório de funcionamento e atividade com os seguintes elementos obrigatórios:

O presente Regulamento deve ser alterado ou revisto sempre que se revele necessário para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.

O presente Regulamento deve ser interpretado refletindo as eventuais alterações legislativas concomitantes.

O presente Regulamento entra em vigor 30 dias após a sua publicação.

ANEXO I

Tabela de seleção

(Ver Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, publicada no Diário da República, 1.ª série, que alterou o anexo I à Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, publicada no Diário da República, 1.ª série, de 17 de abril de 2001.)

ANEXO II

Auto de Entrega

(Ver Anexo 2 da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, publicada no Diário da República, 1.ª série, de 17 de abril de 2001.)

ANEXO III

Modelo de Guia de Remessa de Documentos

(Ver Anexo 3 da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, publicada no Diário da República, 1.ª série, de 17 de abril de 2001.)

ANEXO IV

Modelo do Auto de Eliminação

(Ver Anexo IV da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, publicada no Diário da República, 1.ª série, de 17 de abril de 2001.)

Serviço requisitante

ANEXO V

Modelo de Requisição para uso pelos Serviços Internos

(ver documento original)

ANEXO VI

Modelo do Requisição de Leitura

(ver documento original)

ANEXO VII

Lista de Legislação

Legislação consultada para elaboração deste Regulamento: