Na transferência da documentação o Arquivo Municipal e o serviço produtor devem observar os seguintes procedimentos:
- a)A documentação deve ser sempre acompanhada pelo auto de entrega e pela guia de remessa, na qual deve constar o n.º de referência da tabela de seleção da legislação em vigor, de acordo com modelos internos em vigor;
- b)Os documentos serão enviados nos respetivos suportes originais, devidamente acomodados e identificados;
- c)A documentação deve ser numerada e os conteúdos devidamente identificados através do preenchimento do modelo adotado internamente
- d)A documentação deve encontrar-se organizada, classificada e ordenada;
- e)O controlo da documentação transferida deve ser efetuado aquando da sua receção através do preenchimento do modelo adotado internamente;
- f)Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes, etc.;
- g)A documentação transferida deve ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, devendo, obrigatoriamente, vir relacionados na guia.