Na transferência e incorporação da documentação para o Arquivo Municipal, os dos serviços produtores devem assegurar o cumprimento dos seguintes procedimentos:
- a)A documentação deve encontrar-se organizada, classificada e ordenada pelos serviços;
- b)Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados;
- c)Os documentos serão enviados nos respetivos suportes originais, acomodados em pastas ou caixas devidamente ordenadas, identificados e numerados sequencialmente, pela ordem convencionada para entrega, e acompanhados pelo impresso de transferência, devidamente preenchido;
- d)A documentação deve ser sempre acompanhada pelo auto de entrega, feito em duplicado, de acordo com a legislação e modelo em vigor;
- e)A conferência do auto de entrega e o controlo da documentação transferida é efetuado pelo Arquivo Municipal aquando da sua receção e registado no impresso existente para o efeito;
- f)A documentação transferida e incorporada deve ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, os quais devem, obrigatoriamente, vir relacionados na guia de remessa.