Art.º 5 · Portaria n.º 1003/99 — Substituição de suporte

1 -É facultada a substituição de documentos originais de todas as séries de conservação permanente previstas nas tabelas do anexo I por cópias em microfilme, mediante autorização expressa do IAN/TT, sob proposta do director-geral dos Serviços Judiciários, sempre que este a considere económica e funcionalmente justificada.
2 -A substituição de documentos originais por cópias em microfilme é feita na observância das normas técnicas da International Standard Organisation (ISO), por forma a garantir a autenticidade, segurança, preservação, durabilidade e consulta das cópias produzidas.
3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração) com o valor do original, um duplicado da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de utilização administrativa; das séries que tenham como destino final a eliminação, é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de utilização administrativa.
4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade, e reproduzem os respectivos termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do secretário de justiça, sob selo branco ou de perfuração.
5 -Em caso de recurso a prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a administração da entidade prestadora do serviço assina, igualmente, os termos de abertura e de encerramento mencionados no número anterior.
6 -Dos termos de abertura e encerramento constam, ainda, a descrição dos documentos reproduzidos, a identificação do operador, o local e a data de execução da transferência, bem como toda a informação técnica necessária ao controlo de qualidade.
7 -Deve ser elaborado um registo de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
8 -A matriz e o duplicado em sais de prata das séries de conservação permanente são entregues e ficam à guarda do IAN/TT, logo que efectuado o controlo da sua qualidade.
9 -O IAN/TT reserva-se o direito de realizar, por amostragem, testes aos filmes referidos no número anterior.
10 -Sempre que o tribunal necessite de um novo duplicado de consulta dos filmes entregues ao IAN/TT, este será executado por uma entidade devidamente credenciada, cabendo ao tribunal suportar os respectivos encargos.
11 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 5.º — Substituição de suporte

Histórico de Alterações