Art.º 8 · Portaria n.º 1003/99 — Formalidades das remessas

1 -As remessas previstas nos artigos 6.º e 7.º são acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova, que contém em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação enviada.
2 -Os documentos referidos no número anterior são obrigatoriamente rubricados e autenticados pelas partes envolvidas no processo.
3 -As guias de remessa são feitas em duplicado ou em triplicado, tendo cada exemplar os destinos previstos nos números seguintes.
4 -Um exemplar das guias de remessa é arquivado no serviço destinatário e o outro é devolvido ao serviço produtor dos documentos, uma vez apostos pelo arquivo os elementos complementares, em particular as referências topográficas, que permitam a posterior recuperação dos documentos e processos.
5 -As remessas para o arquivo definitivo podem ser acompanhadas de um triplicado da guia de remessa, que é provisoriamente utilizado como instrumento de descrição documental no arquivo definitivo.
6 -O modelo de auto de entrega, bem como os elementos informativos referentes às guias de remessa, constam do anexo II ao presente Regulamento.

Artigo 8.º — Formalidades das remessas