Portaria

Portaria n.º 1110/2000

Aprova a estrutura orgânica do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu (IGFSE)

Artigo 1.º

Composição

1 -A estrutura orgânica do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu, adiante abreviadamente designado por IGFSE, integra os órgãos definidos nos respectivos Estatutos e unidades orgânicas, podendo integrar, ainda, subunidades.
2 -As unidades e as subunidades são dirigidas, respectivamente, por directores e por coordenadores.

Artigo 2.º

Unidades orgânicas

Para a prossecução das suas atribuições, o IGFSE estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas:

a)Coordenação e Avaliação;
b)Gestão;
c)Controlo;
d)Comunicação;
e)Jurídica;
f)Apoio à Gestão.

Artigo 3.º

Unidade de Coordenação e Avaliação

A Unidade de Coordenação e Avaliação tem por missão:

a)Propor as linhas gerais de orientação do Fundo Social Europeu (FSE), no sentido de contribuir para a eficácia das respectivas intervenções operacionais;
b)Propor as normas de acesso, gestão e controlo relativas aos apoios do FSE, no respeito pelas normas e orientações emitidas pelo órgão de gestão global dos fundos estruturais;
c)Esclarecer e harmonizar, designadamente através da emanação de orientações técnicas dirigidas aos gestores das intervenções operacionais, a aplicação das normas comunitárias e nacionais que regem os apoios do FSE;
d)Apoiar os gestores e as respectivas estruturas de apoio técnico, quer na formação dos seus técnicos, quer no desenvolvimento de actividades transversais às diversas intervenções operacionais, em articulação, conforme os domínios em causa, com as correspondentes unidades orgânicas;
e)Acompanhar a execução global das intervenções operacionais de modo a suscitar a adequação dos normativos estabelecidos;
f)Garantir o cumprimento das normas regulamentares e orientações da Comissão Europeia, no que se refere ao processo de avaliação na vertente FSE;
g)Promover estudos de avaliação em domínios temáticos relevantes para a intervenção do FSE;
h)Colaborar com as entidades competentes nos processos de avaliação intercalar e final;
i)Organizar e manter actualizado o arquivo técnico relativo às intervenções operacionais.

Artigo 4.º

Unidade de Gestão

A Unidade de Gestão tem por missão:

a)Assegurar a execução das tarefas inerentes à gestão financeira do FSE, designadamente as relativas ao funcionamento do circuito de transferências entre a Comissão Europeia e o Estado Português;
b)Apreciar da conformidade dos pedidos de pagamentos (adiantamentos, reembolsos e saldos) que sejam apresentados pelos gestores das intervenções operacionais;
c)Certificar as despesas para efeitos do seu reembolso pela Comissão, no que respeita aos pedidos de pagamento intermédios e de saldo final, bem como proceder à elaboração dos relatórios de utilização dos meios financeiros atribuídos ao FSE;
d)Assegurar a existência e manutenção de um sistema de controlo interno adequado a uma verificação dos processos de pagamento;
e)Garantir o regular funcionamento de um sistema de informação que consubstancie os indicadores físicos e financeiros necessários à gestão, avaliação, acompanhamento e controlo dos apoios concedidos no âmbito do FSE;
f)Assegurar os procedimentos relativos a restituições de apoios concedidos pelo FSE, em articulação com a Unidade Jurídica;
g)Organizar e manter um banco de dados estatísticos que sirva de suporte, designadamente, à realização dos estudos que se revelem necessários.

Artigo 5.º

Unidade de Controlo

A Unidade de Controlo, através do desenvolvimento de processos de inquérito, auditoria ou de outra natureza, tem por missão:

a)Definir o sistema de controlo de segundo nível e validar de forma sistemática a sua consistência organizacional e normativa;
b)Garantir a articulação com os órgãos de controlo de alto nível, prestando-lhe o apoio que vier a ser considerado como necessário;
c)Proceder à análise e avaliação dos sistemas de gestão e controlo de primeiro nível instituídos pelos gestores das intervenções operacionais financiadas pelo FSE, ao controlo sobre as decisões tomadas e, sempre que necessário, sobre os beneficiários finais, bem como ao controlo cruzado junto de outras entidades;
d)Assegurar o apoio às acções de controlo a promover pelas instâncias comunitárias e nacionais no âmbito do FSE;
e)Prevenir e combater irregularidades, transmitindo aos gestores das intervenções operacionais as irregularidades detectadas na sequência de controlo contabilístico-financeiro, tendo em vista, quando for caso disso, a tomada de decisão por parte dos referidos gestores sobre a suspensão de pagamentos, a revogação da decisão de concessão do financiamento ou a redução do mesmo.

Artigo 6.º

Unidade de Comunicação

A Unidade de Comunicação tem por missão:

a)Assegurar o cumprimento das regras nacionais e comunitárias em matéria de informação e publicidade, no âmbito do FSE;
b)Sensibilizar a opinião pública para o papel do FSE no desenvolvimento do emprego, na qualificação dos recursos humanos, na promoção da empregabilidade e da igualdade de oportunidades;
c)Elaborar o plano nacional de comunicação da vertente FSE, o qual deverá contemplar acções de divulgação das possibilidades proporcionadas pelo FSE, dirigidas aos potenciais beneficiários;
d)Apoiar os gestores das intervenções operacionais na elaboração dos respectivos planos de comunicação;
e)Elaborar instrumentos vários, designadamente cartazes, brochuras, boletins informativos e desdobráveis, em suporte papel ou electrónico, visando a divulgação e informação, regular e sistemática, de orientações e da evolução das intervenções e do FSE ao longo do período de programação;
f)Promover e acompanhar a realização de estudos de opinião, tendo em vista aferir dos níveis de impacte das medidas adoptadas em matéria de informação e comunicação;
g)Elaborar relatórios de execução e acompanhamento da intervenção do FSE na componente de comunicação e informação;
h)Assegurar a promoção da imagem institucional do FSE;
i)Organizar um centro de documentação de apoio ao IGFSE e aos gestores das intervenções operacionais financiadas pelo FSE.

Artigo 7.º

Unidade Jurídica

A Unidade Jurídica tem por missão:

a)Emitir pareceres e prestar informações sobre as questões de natureza jurídica suscitadas no âmbito das actividades do IGFSE;
b)Participar na análise e preparação de projectos de diplomas legais relacionados com a actividade do IGFSE, procedendo aos necessários estudos jurídicos, bem como na elaboração de circulares, regulamentos, minutas de contratos ou outros documentos de natureza normativa do âmbito do IGFSE;
c)Proceder à instrução de processos de averiguações, de inquérito e disciplinares, por determinação do conselho directivo;
d)Assegurar a informação sobre a idoneidade e eventual existência de dívidas das entidades titulares de pedidos de financiamento;
e)Promover, quer por via coerciva quer por via de qualquer das formas legalmente previstas para a regularização das dívidas fiscais e da segurança social, a recuperação de apoios indevidamente recebidos por entidades beneficiárias;
f)Assegurar, nos termos de procuração conferida pelo conselho directivo, o patrocínio judicial do IGFSE e o acompanhamento dos processos em tribunal.

Artigo 8.º

Unidade de Apoio à Gestão

A Unidade de Apoio à Gestão tem por missão:

a)Coordenar a elaboração dos planos anuais e plurianuais de actividades e correspondentes relatórios de execução;
b)Preparar a proposta de orçamento, organizar a conta de gerência e preparar os elementos necessários à elaboração dos relatórios de execução financeira do IGFSE;
c)Assegurar as tarefas na área da gestão financeira, contabilidade geral, analítica e tesouraria;
d)Arrecadar as receitas, processar e liquidar, nos termos legais, as despesas inerentes ao exercício da actividade do IGFSE;
e)Assegurar e manter um sistema de contabilidade adequado para todas as transacções abrangidas pelas intervenções operacionais;
f)Assegurar a transferência das contribuições do FSE para as entidades pagadoras, em colaboração com a Direcção-Geral do Tesouro e a Direcção-Geral do Orçamento;
g)Proceder ao processamento dos pedidos de pagamentos (adiantamentos, reembolsos e saldos) apresentados pelos gestores das intervenções operacionais, considerados conformes pela Unidade de Gestão;
h)Assegurar as relações com o sistema bancário;
i)Administrar e gerir os recursos humanos do IGFSE, bem como preparar o balanço social;
j)Gerir o património afecto ao IGFSE e promover as aquisições necessárias ao seu funcionamento;
l)Assegurar os serviços de expediente geral, bem como organizar e manter actualizado o correspondente arquivo;
m)Assegurar o sistema operacional informático de suporte às actividades desenvolvidas pelo IGFSE;
n)Prestar todo o apoio às demais unidades orgânicas, sempre que o mesmo se revelar necessário para o bom desempenho das funções das referidas unidades.

Artigo 9.º

Equipas de projecto

1 -Em matérias intersectoriais ou sectoriais, poderão ser criadas equipas de projecto, de duração não superior a um ano, para o desenvolvimento de acções organizadas tendo em vista a prossecução de objectivos específicos.
2 -Caberá ao conselho directivo do IGFSE decidir sobre a criação de equipas de projecto, definindo para cada equipa criada os respectivos objectivos, plano de trabalho, cronograma de realização e recursos humanos e financeiros a afectar.

Artigo 10.º

Criação de subunidades

A criação de subunidades orgânicas é aprovada por despacho do Ministro do Trabalho e da Solidariedade, sob proposta do conselho directivo do IGFSE.

Artigo 8.º

Unidade de Apoio à Gestão

A Unidade de Apoio à Gestão tem por missão:

a)Coordenar a elaboração dos planos anuais e plurianuais de actividades e correspondentes relatórios de execução;
b)Preparar a proposta de orçamento, organizar a conta de gerência e preparar os elementos necessários à elaboração dos relatórios de execução financeira do IGFSE;
c)Assegurar as tarefas na área da gestão financeira, contabilidade geral, analítica e tesouraria;
d)Arrecadar as receitas, processar e liquidar, nos termos legais, as despesas inerentes ao exercício da actividade do IGFSE;
e)Assegurar e manter um sistema de contabilidade adequado para todas as transacções abrangidas pelas intervenções operacionais;
f)Assegurar a transferência das contribuições do FSE para as entidades pagadoras, em colaboração com a Direcção-Geral do Tesouro e a Direcção-Geral do Orçamento;
g)Proceder ao processamento dos pedidos de pagamentos (adiantamentos, reembolsos e saldos) apresentados pelos gestores das intervenções operacionais, considerados conformes pela Unidade de Gestão;
h)Assegurar as relações com o sistema bancário;
i)Administrar e gerir os recursos humanos do IGFSE, bem como preparar o balanço social;
j)Gerir o património afecto ao IGFSE e promover as aquisições necessárias ao seu funcionamento;
l)Assegurar os serviços de expediente geral, bem como organizar e manter actualizado o correspondente arquivo;
m)Assegurar o sistema operacional informático de suporte às actividades desenvolvidas pelo IGFSE;
n)Prestar todo o apoio às demais unidades orgânicas, sempre que o mesmo se revelar necessário para o bom desempenho das funções das referidas unidades.