Art.º 17 · Portaria n.º 112/2023 — Auto de entrega

1 -O auto de entrega deve conter os elementos informativos relativos à remessa de documentos e agregações previstos nos números seguintes, para efeitos de autenticação, identificação e controlo, expressos num único instrumento de gestão da informação.
2 -Devem ser previstas as seguintes zonas no auto de entrega, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:
1. a)Zona de autenticação;
2. b)Zona de identificação e controlo global;
3. c)Zona de identificação e controlo por classe; e
4. d)Zona de identificação e controlo das agregações.
3 -A zona de autenticação do auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Número do auto de entrega de saída;
2. b)Número do auto de entrega de entrada;
3. c)Identificação da entidade remetente;
4. d)Identificação da entidade destinatária;
5. e)Identificação dos responsáveis da entidade remetente;
6. f)Identificação dos responsáveis da entidade destinatária;
7. g)Data do auto de entrega;
8. h)Indicação da forma de aquisição;
9. i)Indicação das condições de aquisição; e
10. j)Indicação da disposição que permite a aquisição e do respetivo diploma ou do ato administrativo que a legitima.
4 -A zona de identificação e controlo global do auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Designação da entidade produtora do fundo;
2. b)Número total de agregações;
3. c)Suporte; e
4. d)Dimensão total.
5 -A zona de identificação e controlo por classe do auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável («Código»);
2. b)Título da classe de 3.º nível ou 4.º nível, quando aplicável («Título»);
3. c)Datas extremas;
4. d)Número de agregações;
5. e)Suporte; e
6. f)Dimensão.
6 -A zona de identificação e controlo das agregações do auto de entrega deve conter os seguintes elementos informativos:
1. a)Código da agregação («Código»);
2. b)Título da agregação («Título»); e
3. c)Datas extremas.
7 -A DGLAB disponibiliza publicamente, no seu sítio eletrónico, modelo do auto de entrega previsto no presente artigo.

Artigo 17.º — Auto de entrega

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