Portaria

Portaria n.º 116/2011

Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Direcção-Geral do Tesouro e Finanças

Objecto

É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Direcção-Geral do Tesouro e Finanças, constante do anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Em 2 de Março de 2011.

Pelo Ministro de Estado e das Finanças, Carlos Manuel Costa Pina, Secretário de Estado do Tesouro e Finanças. - A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas.

ANEXO

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA DIRECÇÃO-GERAL DO TESOURO E FINANÇAS

Anexo

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 -O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida em qualquer forma ou suporte material no âmbito das atribuições e competências da Direcção-Geral do Tesouro e Finanças, adiante designada por DGTF.
2 -O presente Regulamento não é aplicável à documentação acumulada existente na DGTF, nem a arquivos que receba de outras entidades.
3 -A avaliação dessa documentação deve ser efectuada mediante relatório de avaliação aprovado pela Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGTF tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.
2 -É da responsabilidade da DGTF a atribuição dos prazos de conservação administrativa.
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que constitui o anexo i do presente Regulamento.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data do final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 -Os casos específicos de aplicação são indicados no campo «Prazo de conservação administrativa» da tabela de selecção.
6 -Cabe à DGARQ a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGTF.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGTF, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 3 do artigo 10.º deste Regulamento.

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção, anexo i do presente Regulamento, consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no número anterior, deve a DGTF obter o parecer favorável da DGARQ enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 -As remessas de documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGTF vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos ii e iii do presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
3 -A eliminação dos documentos de conservação permanente pode ser efectuada após a sua reprodução por outro tipo de suporte, nos termos do artigo 10.º, mediante parecer da DGARQ.
4 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos, de forma a garantir a impossibilidade de reconstituição da informação.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido à DGARQ.
2 -O modelo de auto de eliminação consta do anexo iv do presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -A substituição de documentos originais em suporte de papel por outro suporte deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 -A selecção do suporte de substituição é da responsabilidade da DGTF, devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
3 -Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa da DGARQ, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
4 -A substituição de suporte é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
5 -Os procedimentos de microfilmagem ou de digitalização para substituição de suporte, com vista à conservação e consulta dos documentos, deverão ser definidos em Regulamento de Microfilmagem e ou no Plano de Preservação Digital próprio da DGTF, que deverá ser aprovado pela DGARQ.
6 -A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de receber as fichas técnicas de controlo de qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos relativos a séries de conservação permanente, e realizar testes por amostragem aos mesmos, após o que emitirá o respectivo parecer.
7 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e a comunicabilidade do arquivo da DGTF atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Garantias do sistema de arquivo

1 -A DGTF deve garantir a integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acesso continuado à informação constante do seu sistema de arquivo.
2 -No cumprimento do disposto no número anterior, deve a DGTF manter um plano de preservação digital aprovado pela DGARQ.

Artigo 13.º

Fiscalização

Compete à DGARQ a inspecção técnica sobre o disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO III

Guia de remessa

(ver documento original)

ANEXO IV

Auto de eliminação

(ver documento original)

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 -A substituição de documentos originais em suporte de papel por outro suporte deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 -A selecção do suporte de substituição é da responsabilidade da DGTF, devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
3 -Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa da DGARQ, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
4 -A substituição de suporte é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
5 -Os procedimentos de microfilmagem ou de digitalização para substituição de suporte, com vista à conservação e consulta dos documentos, deverão ser definidos em Regulamento de Microfilmagem e ou no Plano de Preservação Digital próprio da DGTF, que deverá ser aprovado pela DGARQ.
6 -A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de receber as fichas técnicas de controlo de qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos relativos a séries de conservação permanente, e realizar testes por amostragem aos mesmos, após o que emitirá o respectivo parecer.
7 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.