A instituição de enquadramento organiza o processo de cada ama, do qual constam os seguintes elementos:
- a)Cópia da autorização para o exercício da atividade de ama e respetivas substituições, caso existam;
- b)Exemplar do contrato celebrado com a ama;
- c)Documento comprovativo do seu estado de saúde, bem como o de quem com ela coabite e respetivas atualizações;
- d)Certificado do registo criminal da ama e de quem com ela coabite e respetivas atualizações;
- e)Identificação das crianças colocadas em ama, com referência ao número do respetivo processo individual;
- f)Registo das ações de formação;
- g)Registo das visitas domiciliárias efetuadas pelo técnico de acompanhamento da ama;
- h)Registo da avaliação do exercício da atividade da ama;
- i)Inventário do equipamento e material fornecido pela instituição, quando aplicável;
- j)Outros documentos relevantes relacionados com o exercício da atividade da ama.