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Portaria n.º 509/2004

Aprova o Regulamento Arquivístico da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida por todos os departamentos, estabelecimentos e serviços da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa (SCML).

Artigo 2.º

Competências dos arquivos correntes

Compete aos arquivos correntes ou administrativos existentes em cada um dos serviços:

a)Preservar toda a documentação em qualquer tipo de suporte e acumulada no respectivo serviço de modo a salvaguardar todos os elementos;
b)Organizar a documentação por forma a facilitar a recuperação de informação, utilizando para tal um plano de classificação bem estruturado, implementando índices ou ficheiros actualizados, desenvolvendo base de dados ou outros processos que resultem eficazmente;
c)Estabelecer um contacto periódico com os técnicos do arquivo intermédio e transferir regularmente a documentação, tendo por base o que se encontra definido nos artigos 9.º e 11.º;
d)Respeitar todas as normas estabelecidas no presente Regulamento, nomeadamente as que dizem respeito à transferência de suporte (artigo 8.º), eliminação da documentação (artigos 12.º e 13.º) e consulta da informação (artigo 14.º).

Artigo 3.º

Competências do arquivo intermédio

O arquivo intermédio da SCML é a infra-estrutura arquivística destinada a gerir, por princípios de eficácia, economia e racionalidade, a documentação em fase semiactiva, devendo apoiar também os arquivos correntes, os quais contêm documentação em fase activa, ou seja, a documentação que possui valor eminentemente primário. Deste modo, compete-lhe:

a)Auxiliar a elaboração e reestruturação de novos impressos, formulários e modelos;
b)Orientar tecnicamente os funcionários que têm a seu cargo os arquivos correntes e apoiar a sua formação e reciclagem;
c)Receber, acondicionar e descrever as unidades arquivísticas registadas em qualquer suporte e que forem transferidas pelos diversos arquivos correntes da SCML;
d)Colocar toda a informação à disposição dos utilizadores que têm autorização para aceder a esses dados;
e)Supervisionar o processo de transferência de suporte e garantir que essas tarefas são executadas tendo por base critérios de integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte;
f)Conservar e preservar convenientemente os exemplares, para além de propor o restauro das espécies que necessitarem de tratamento;
g)Avaliar e seleccionar toda a documentação que for sendo reunida na SCML, no decurso das suas actividades e competências; para tal, deve estabelecer contactos com os diversos arquivos correntes de modo a ser possível definir os prazos de conservação de cada série documental;
h)Coordenar e supervisionar a globalidade do processo de eliminação ou inutilização de toda a documentação que for destruída;
i)Implementar e promover o sistema de segurança das instalações do arquivo intermédio, em articulação funcional com o serviço de segurança da SCML;
j)Transferir a documentação para o arquivo histórico ou definitivo;
l)Implementar toda a sua actividade de acordo com a política arquivística nacional;
m)Cumprir, divulgar e promover o código de ética para os profissionais de informação em Portugal, o qual segue como linha orientadora a defesa dos direitos do homem;
n)Desencadear e propor as futuras revisões e actualizações do presente diploma legal de modo a adequá-lo às alterações da produção documental que vierem a verificar-se.

Artigo 4.º

Competências do arquivo histórico ou definitivo

1 -O arquivo histórico ou definitivo da SCML gere a documentação com valor secundário ou permanente, tendo presente princípios de eficácia, economia e racionalidade. Compete-lhe:
1. a)Recolher, acondicionar e descrever as unidades arquivísticas registadas em qualquer suporte, uma vez ultrapassados os prazos definidos na tabela;
2. b)Divulgar a documentação, nomeadamente através da elaboração de instrumentos de descrição documental (índices, inventários, catálogos ou outros), apoiando os investigadores nas suas pesquisas, organizando conferências, exposições ou incentivando o intercâmbio com outras instituições;
3. c)Supervisionar o processo de transferência de suporte e garantir que essas tarefas são executadas tendo por base critérios de integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte;
4. d)Conservar e preservar todos os exemplares, para além de propor o restauro das espécies que necessitarem de tratamento;
5. e)Implementar e promover o sistema de segurança das instalações do arquivo histórico, em articulação funcional com o serviço de segurança da SCML;
6. f)Estabelecer um contacto permanente com o arquivo intermédio;
7. g)Implementar toda a sua actividade de acordo com a política arquivística nacional;
8. h)Cumprir, divulgar e promover o código de ética para os profissionais de informação em Portugal, o qual segue como linha orientadora a defesa dos direitos do homem.
2 -As normas e forma de funcionamento do arquivo histórico ou definitivo da SCML serão objecto de regulamento interno.

Artigo 5.º

Avaliação de documentos

1 -O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SCML tem por objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou da sua eliminação, findos os prazos que foram determinados para a conservação em fase activa (no arquivo corrente) e em fase semiactiva (no arquivo intermédio).
2 -É da competência da SCML a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 -Os prazos de conservação são os constantes da tabela de selecção que integra o anexo I do presente Regulamento, podendo os documentos ser preservados por um período de tempo mais dilatado, sempre que os serviços considerarem conveniente.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou constituição dos dossiers.
5 -A atribuição dos prazos mínimos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva é estabelecida pelo arquivo intermédio da SCML, em articulação com os diferentes serviços.

Artigo 6.º

Selecção

1 -A tarefa de selecção consiste em separar os documentos de arquivo, a conservar permanentemente, daqueles que deverão ser eliminados.
2 -A selecção dos documentos será orientada por um técnico superior de arquivo da SCML, tendo sempre por base as normas estabelecidas na tabela de selecção de documentos.

Artigo 7.º

Tabela de selecção de documentos

1 -A tabela de selecção de documentos (anexo I) regista, consagra e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -Na tabela de selecção, as séries documentais são organizadas por serviços e ordenadas pelo número de referência, exceptuando-se o caso das «séries comuns».
3 -O arquivo intermédio da SCML deve orientar as revisões periódicas da tabela de selecção com vista à sua adequação em relação às alterações da produção documental.
4 -Para efeitos de aprovação do novo texto para a tabela de selecção, tal como refere o número anterior, deve a SCML obter o parecer favorável do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), instituição que é referida enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.

Artigo 8.º

Transferência de suportes

1 -A substituição de documentos originais por microfilme deverá ser realizada quando se considere económica e funcionalmente justificável.
2 -A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization (ISO) por forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 -Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suporte. Estes deverão conter a descrição dos documentos, a identificação do operador, o local e a data de execução da transferência de suporte e ainda todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 -De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
1. a)Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
2. b)Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 -As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 -Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio da SCML, tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
10 -Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente pela SCML apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

Artigo 9.º

Remessas para o arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa (arquivo corrente), a documentação com reduzida taxa de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção de documentos, ser remetida com regularidade para o arquivo intermédio da SCML.
2 -Estas transferências devem respeitar a integridade da documentação, ou seja, obedecer aos princípios arquivísticos do respeito pela proveniência e pela ordem original.
3 -As remessas de conjuntos documentais complementares ou dependentes deverão ser realizadas conjuntamente, pelo que só deverão efectuar-se quando cumprido o maior prazo de conservação administrativa a que se reportarem.
4 -A organização, o acondicionamento e o transporte da documentação que for transferida para o arquivo intermédio são da responsabilidade do serviço remetente.
5 -Quando se tratar de transferência de informação em suporte electrónico, esta deverá obedecer a requisitos definidos num plano de preservação digital, o qual terá de ser aprovado pelo organismo coordenador da política arquivística nacional.
6 -As remessas de documentos para o arquivo devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o arquivo intermédio da SCML vier a determinar.

Artigo 10.º

Remessas para o arquivo histórico ou definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção (anexo I), deverão ser remetidos para o arquivo histórico da SCML, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação no arquivo intermédio (fase semiactiva).
2 -As remessas referidas no número anterior não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
3 -A organização, o acondicionamento e o transporte da documentação que for transferida para o arquivo histórico são da responsabilidade do arquivo intermédio.
4 -Quando se tratar de transferência de informação em suporte electrónico, esta deverá obedecer a requisitos definidos num plano de preservação digital, o qual terá de ser aprovado pelo organismo coordenador da política arquivística nacional.
5 -A transferência de documentação para o arquivo histórico far-se-á logo após a conclusão dos respectivos prazos de conservação em arquivo intermédio, tendo por base os períodos de tempo estabelecidos na tabela de selecção de documentos.
6 -A integração dos documentos no arquivo histórico, tal como refere o número anterior, implica a transferência da sua posse, pelo que, para todos os efeitos, esses documentos deixam de pertencer ao serviço produtor, passando a ser propriedade do arquivo histórico.

Artigo 11.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas referidas nos artigos 9.º e 10.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Preenchimento da guia de remessa e do auto de entrega, sendo que este último só se elaborará quando se proceder a uma transferência de documentação do arquivo intermédio para o arquivo histórico, ou nos casos de incorporação, doação ou depósito de documentação oriunda do exterior da SCML; este auto de entrega servirá como título de prova;
2. b)Nos casos em que seja transferida documentação dos serviços para o arquivo intermédio só será preenchida a guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação enviada, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será elaborada em duplicado, sendo que a cópia se destina ao serviço remetente e o original será enviado ao arquivo antes da transferência da documentação;
4. d)Após a recepção dos documentos, o arquivo fará a conferência dos elementos e enviará para o serviço que remeteu a documentação o impresso conferido e acrescentado com as informações consideradas pertinentes.
2 -Os formulários referidos no número anterior (auto de entrega e guia de remessa) são os que constam do anexo II do presente Regulamento.

Artigo 12.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor informativo que justifique a conservação permanente deve ser efectuada após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação definidos na tabela de selecção.
2 -Não obstante, desde que não existam impedimentos legais e mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística nacional, a SCML poderá proceder à eliminação de documentos antes de decorridos os referidos prazos de conservação administrativa determinados na tabela de selecção (anexo I), desde que previamente microfilmados, de acordo com o disposto no artigo 8.º, n.os 1 a 9.
3 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização do organismo coordenador da política arquivística nacional.
4 -A escolha sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade, não só de meios mas também de custos, por forma a garantir a impossibilidade da reconstituição da informação.

Artigo 13.º

Formalidades da eliminação

O processo de eliminação da documentação será acompanhado de um auto de eliminação (anexo III), que fará prova do abate patrimonial.

Artigo 14.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da SCML atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral e tendo presente o que ficou referido no n.º 6 do artigo 10.º

Artigo 15.º

Fiscalização

Para garantir a defesa deste importante património arquivístico, compete ao organismo coordenador da política arquivística nacional a inspecção técnica sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção de documentos

(ver tabela no documento original)

ANEXO II

(ver modelos no documento original)

ANEXO III

(ver modelo no documento original)

Artigo 8.º

Transferência de suportes

1 -A substituição de documentos originais por microfilme deverá ser realizada quando se considere económica e funcionalmente justificável.
2 -A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization (ISO) por forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 -Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 -Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 -Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suporte. Estes deverão conter a descrição dos documentos, a identificação do operador, o local e a data de execução da transferência de suporte e ainda todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 -De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
1. a)Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
2. b)Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 -As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 -Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio da SCML, tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
10 -Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente pela SCML apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.