Portaria

Portaria n.º 632/2007

Estabelece a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social e as competências das respectivas unidades orgânicas

Artigo 1.º

Estrutura nuclear da Secretaria-Geral

A Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social, adiante designada por SG, estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas nucleares:

a)Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso;
b)Direcção de Serviços de Organização e Recursos Humanos;
c)Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade;
d)Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Relações Públicas;
e)Direcção de Serviços de Gestão Financeira e do Património;
f)Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Internos;
g)Unidade Ministerial de Compras.

Artigo 2.º

Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso

À Direcção de Serviços Jurídicos e do Contencioso, abreviadamente designada por DSJC, compete:

a)Prestar apoio técnico-jurídico aos membros do Governo do MTSS, bem como aos demais serviços do Ministério que não disponham de meios apropriados;
b)Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos de natureza jurídica que não sejam da competência própria de outro serviço;
c)Participar na análise e preparação de projectos de diplomas legais, elaborando os necessários estudos jurídicos;
d)Assegurar a representação em todos os processos de contencioso administrativo em que o MTSS seja demandado, praticando todos os actos processuais, nos termos previstos na lei;
e)Emitir pareceres sobre sindicâncias, inquéritos, averiguações e processos disciplinares submetidos à decisão dos membros do Governo;
f)Prestar a colaboração adequada que lhe for solicitada pelo Ministério Público nas acções judiciais em que este intervenha em representação do Estado.

Artigo 3.º

Direcção de Serviços de Organização e Recursos Humanos

À Direcção de Serviços de Organização e Recursos Humanos, abreviadamente designada por DSORH, compete:

a)Dinamizar a aplicação das medidas de organização e recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços do MTSS na respectiva implementação;
b)Elaborar projectos de criação e reestruturação de serviços, sempre que solicitados;
c)Emitir pareceres obrigatórios relativos a matérias de recursos humanos;
d)Elaborar o balanço social consolidado do MTSS, propondo medidas que concorram para uma melhor gestão dos recursos humanos;
e)Elaborar relatórios semestrais relativos às situações de prestações de serviços, nas modalidades de tarefa e avença, e de contrato de trabalho a termo certo existentes no Ministério, emitindo parecer sobre a necessidade da sua manutenção ou cessação;
f)Praticar os actos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial no âmbito do MTSS;
g)Realizar estudos sobre recursos humanos, tendo em vista uma gestão mais eficiente do potencial humano do Ministério;
h)Promover a aplicação das medidas de política de segurança e saúde no trabalho definidas para a Administração Pública;
i)Proceder no âmbito do MTSS ao diagnóstico consolidado das necessidades de aquisição de competências e à avaliação dos resultados da formação em articulação com os respectivos serviços, bem como à identificação das áreas de actuação prioritária;
j)Promover a certificação das competências do MTSS em articulação com os serviços competentes do Ministério da Educação;
l)Manter uma base de dados actualizada sobre os recursos pedagógicos e logísticos da formação do MTSS;
m)Promover a harmonização de procedimentos nas estruturas de formação e monitorizar a actividade formativa do MTSS;
n)Realizar formação estratégica e transversal para o MTSS, bem como acções formativas necessárias ao desenvolvimento de competências do pessoal da Secretaria-Geral;
o)Assegurar o apoio técnico aos serviços e organismos do Ministério relativamente às acções de formação de sua iniciativa;
p)Promover a articulação com as entidades que tenham a seu cargo a política de formação da Administração Pública.

Artigo 4.º

Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade

À Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade, abreviadamente designada por DSIQ, compete:

a)Desenvolver e implementar medidas de racionalização, enriquecimento e automatização dos processos de trabalho e dos sistemas de comunicação e de decisão, de acordo com a política e acção desenvolvidas pela entidade nacional que tiver a seu cargo a modernização administrativa;
b)Propor aos demais serviços e organismos do MTSS, a concepção e implementação de soluções organizativas orientadas para a inovação, modernização e qualidade;
c)Colaborar com os demais serviços e organismos do MTSS na implementação de medidas de modernização;
d)Acompanhar a actuação dos sistemas administrativos e de gestão implementados no âmbito da SG, designadamente o sistema de serviços partilhados, e propor as medidas correctivas quando necessário;
e)Assegurar as funções de coordenação do planeamento e avaliação da sua execução, no âmbito da SG, bem como apoiar neste domínio os órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho que não disponham dos meios apropriados para o efeito.

Artigo 5.º

Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Relações Públicas

À Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Relações Públicas, abreviadamente designada por DSDIRP, compete:

a)Executar as tarefas inerentes à recepção, registo, classificação, expedição e distribuição de toda a documentação, bem como à publicitação de diplomas, regulamentos e outros actos;
b)Promover a divulgação, por todos os serviços e organismos do Ministério, de normas e directrizes superiores de carácter genérico;
c)Proceder à organização dos arquivos corrente, intermédio e definitivo da SG, de acordo com a respectiva portaria de gestão de documentos;
d)Proceder à elaboração de normas e regras que visem a racionalização da produção documental e propor as medidas adequadas à definição de uma política arquivística, em articulação com as entidades competentes na matéria;
e)Promover a qualidade dos arquivos enquanto recurso fundamental da actividade administrativa;
f)Proceder à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores e organizar e preservar o arquivo histórico do Ministério;
g)Desenvolver e coordenar as bases de dados arquivísticas da SG e do Ministério;
h)Prestar ao cidadão as informações directamente relacionadas com as áreas de competência do Ministério, bem como atender e dar seguimento às reclamações e sugestões apresentadas;
i)Gerir o serviço de recepção e atendimento ao público;
j)Promover a actualização permanente dos portais da SG, bem como do roteiro do Ministério;
l)Promover a divulgação das competências e actividades do Ministério, nomeadamente através da produção de folhetos, feitura de montras e realização de eventos;
m)Assegurar as relações públicas internas e externas do Ministério, nomeadamente no que se refere aos actos sociais e protocolares e às deslocações dos respectivos membros do Governo;
n)Colaborar com os gabinetes dos membros do Governo, unidades orgânicas da SG e outros organismos e serviços do Ministério nas áreas de marketing, comunicação e imagem;
o)Preparar e organizar a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao país, bem como a estada de delegações portuguesas no estrangeiro.

Artigo 6.º

Direcção de Serviços de Gestão Financeira e do Património

À Direcção de Serviços de Gestão Financeira e do Património, abreviadamente designada por DSGFP, compete:

a)Assegurar a elaboração do orçamento de funcionamento do MTSS e acompanhar a respectiva execução bem como a do orçamento de investimento;
b)Elaborar e organizar a conta anual de gerência dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e ainda de outras estruturas do MTSS sem quadro administrativo próprio;
c)Elaborar balancetes e relatórios mensais de execução orçamental das entidades e estruturas referidas na alínea anterior;
d)Elaborar projectos de despacho de alterações orçamentais;
e)Assegurar a gestão orçamental da SG e propor as alterações consideradas necessárias;
f)Elaborar relatórios periódicos de gestão, acompanhando o desenvolvimento e execução orçamental dos projectos de investimento aprovados;
g)Tratar a informação relativa à execução orçamental na óptica da contabilidade analítica, como instrumento de apoio à gestão;
h)Apoiar o controlador financeiro do Ministério no âmbito da sua actividade;
i)Em matéria de gestão de imóveis, prestar apoio técnico aos serviços e organismos do MTSS, designadamente na elaboração de projectos, nos processos de concurso, no acompanhamento de empreitadas e sua fiscalização;
j)Assegurar a gestão das instalações afectas, por lei ou determinação superior, à SG, designadamente no que se refere às necessidades de restauro e conservação;
l)Promover a racionalização dos espaços ocupados pelos serviços e organismos do MTSS, assegurando a criação e actualização da base de dados de cadastro dos respectivos imóveis;
m)Planear e coordenar a implementação de medidas com vista ao cumprimento da legislação em vigor nas áreas da segurança de instalações e equipamentos, eliminação de barreiras arquitectónicas e higiene e segurança no trabalho, elaborando para o efeito as respectivas normas técnicas;
n)Emitir parecer sobre propostas de investimento em instalações e apetrechamento de serviços do MTSS;
o)Proceder ao diagnóstico e monitorização da implantação de serviços do MTSS, numa óptica de rendibilidade de ocupação de espaços, em articulação com a DSORH.

Artigo 7.º

Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Internos

1 -À Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Internos, abreviadamente designada por DSGRI, compete prestar apoio técnico-administrativo aos gabinetes dos membros do Governo, às estruturas deles dependentes sem quadro administrativo próprio e aos serviços da SG.
2 -Compete ainda à DSGRI:
1. a)Organizar e manter actualizados os processos individuais do pessoal;
2. b)Executar as acções relativas à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;
3. c)Assegurar as acções relativas à avaliação do desempenho, progressão nas carreiras, registo de assiduidade, plano de férias e lista de antiguidade do pessoal;
4. d)Proceder à elaboração do balanço social da SG;
5. e)Emitir e actualizar os cartões de «livre trânsito» e de identificação do pessoal;
6. f)Efectuar os processamentos das remunerações e outros abonos e assegurar o processamento e liquidação dos descontos devidos;
7. g)Organizar os processos de pessoal relativos aos sistemas de segurança social, de protecção social e de acção social complementar, de aposentação e de reforma e de acidentes em serviço;
8. h)Superintender no pessoal auxiliar afecto à SG;
9. i)Assegurar a operacionalidade e qualidade dos sistemas de tratamento automático da informação e das redes de comunicação;
10. j)Desenvolver os processos de aquisição de bens e serviços necessários, promovendo uma negociação criteriosa dos respectivos contratos, em articulação técnica com as áreas funcionais a que os mesmos digam respeito;
11. l)Assegurar, no âmbito da SG, a recepção dos bens adquiridos, procedendo ao seu registo e afectação ao serviço requisitante e proceder à gestão adequada dos stocks dos bens existentes em armazém;
12. m)Organizar e manter actualizado o inventário dos bens móveis e proceder à sua conferência;
13. n)Desenvolver os procedimentos adequados à administração e manutenção do parque automóvel afecto à SG;
14. o)Assegurar a manutenção, limpeza e segurança das instalações cuja gestão se encontre cometida à SG;
15. p)Instruir os processos relativos a despesas e receitas, efectuando nomeadamente os respectivos cabimentos, processamentos, liquidações e ordens de pagamento;
16. q)Promover a constituição e regularização dos fundos de maneio;
17. r)Assegurar a tramitação contabilística com a Direcção-Geral do Orçamento.

Artigo 8.º

Unidade Ministerial de Compras

1 -À Unidade Ministerial de Compras, abreviadamente designada por UMC, compete assegurar as funções que lhe foram fixadas pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro, bem como quaisquer outras que lhe venham a ser cometidas por lei.
2 -Compete, ainda, à UMC do MTSS:
1. a)Promover a centralização ao nível ministerial da negociação e celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos em matérias não centralizadas ao nível da Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP);
2. b)Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério, relativamente a acordos quadro ou outros contratos públicos celebrados pela ANCP;
3. c)Efectuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ANCP;
4. d)Enviar informação de compras à ANCP que vierem a ser definidos por esta;
5. e)Monitorizar os consumos e supervisionar a aplicação das condições negociadas;
6. f)Em articulação com as entidades compradoras, zelar para que os orçamentos de obras, fornecimentos e serviços externos, sejam efectuados por itens de compra e utilizando preços de referência adequados;
7. g)Supervisionar a execução orçamental de compras, nomeadamente, com vista a assegurar que as reduções de custos unitários se traduzem em poupança efectiva;
8. h)Instalar e gerir os sistemas de informação relacionados com compras que venham a ser definidos pela ANCP.

Artigo 9.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 1.º dia do mês seguinte ao da sua publicação.

Em 24 de Maio de 2007.

O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira dos Santos. - O Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social, José António Fonseca Vieira da Silva.

Artigo 7.º

Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Internos

1 -À Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Internos, abreviadamente designada por DSGRI, compete prestar apoio técnico-administrativo aos gabinetes dos membros do Governo, às estruturas deles dependentes sem quadro administrativo próprio e aos serviços da SG.
2 -Compete ainda à DSGRI:
1. a)Organizar e manter actualizados os processos individuais do pessoal;
2. b)Executar as acções relativas à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;
3. c)Assegurar as acções relativas à avaliação do desempenho, progressão nas carreiras, registo de assiduidade, plano de férias e lista de antiguidade do pessoal;
4. d)Proceder à elaboração do balanço social da SG;
5. e)Emitir e actualizar os cartões de «livre trânsito» e de identificação do pessoal;
6. f)Efectuar os processamentos das remunerações e outros abonos e assegurar o processamento e liquidação dos descontos devidos;
7. g)Organizar os processos de pessoal relativos aos sistemas de segurança social, de protecção social e de acção social complementar, de aposentação e de reforma e de acidentes em serviço;
8. h)Superintender no pessoal auxiliar afecto à SG;
9. i)Assegurar a operacionalidade e qualidade dos sistemas de tratamento automático da informação e das redes de comunicação;
10. j)Desenvolver os processos de aquisição de bens e serviços necessários, promovendo uma negociação criteriosa dos respectivos contratos, em articulação técnica com as áreas funcionais a que os mesmos digam respeito;
11. l)Assegurar, no âmbito da SG, a recepção dos bens adquiridos, procedendo ao seu registo e afectação ao serviço requisitante e proceder à gestão adequada dos stocks dos bens existentes em armazém;
12. m)Organizar e manter actualizado o inventário dos bens móveis e proceder à sua conferência;
13. n)Desenvolver os procedimentos adequados à administração e manutenção do parque automóvel afecto à SG;
14. o)Assegurar a manutenção, limpeza e segurança das instalações cuja gestão se encontre cometida à SG;
15. p)Instruir os processos relativos a despesas e receitas, efectuando nomeadamente os respectivos cabimentos, processamentos, liquidações e ordens de pagamento;
16. q)Promover a constituição e regularização dos fundos de maneio;
17. r)Assegurar a tramitação contabilística com a Direcção-Geral do Orçamento.