Art.º 31 · Portaria n.º 722/85 — (Ofícios, notas e verbetes)

1 -Nos ofícios deve ser observado o estabelecido nas Normas Portuguesas Definitivas quanto à forma de imprimir e utilizar os modelos.
2 -Nas notas deve ser observado o estabelecido para os ofícios, com as seguintes alterações:
1. a)A margem lateral esquerda é definida por uma linha impressa;
2. b)O cabeçalho tem no cimo da folha a indicação da unidade ou órgão e os espaços próprios para a inscrição dos seguintes elementos: número e data, endereço, assunto e referências; estes dois últimos elementos são delimitados de margem a margem por duas linhas horizontais;
3. c)A zona reservada ao texto ocupa a mesma largura do cabeçalho e é limitada inferiormente por uma marca inscrita na linha limite da margem esquerda; este limite só pode ser ultrapassado quando o texto tiver de continuar noutra folha, podendo então utilizar-se o espaço que vai até à margem inferior;
4. d)Ao fecho é reservada uma zona abaixo do limite do texto que permita a inscrição destacada do grupo de assinatura;
5. e)Devem ter inscritos, na parte superior da margem esquerda, as condecorações, o brasão de armas e a divisa da unidade.
3 -Os verbetes ou comunicações de serviço, somente permitidos na correspondência para comunicações internas entre órgãos do mesmo nível, são impressos em tamanho normalizado e têm as seguintes características:
1. a)Cabeçalho, com identificação da unidade e espaços próprios para inscrição dos seguintes elementos:
  Data e número;
  Entidade que o subscreve;
  Destinatário;
  Assunto de que trata;
  Referências;
2. b)Espaço para o texto;
3. c)Fecho, com o grupo de assinatura;
4. d)Marginados como as notas.

ARTIGO 31.º — (Ofícios, notas e verbetes)

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