Art.º 6 · Portaria n.º 722/85 — (Técnicas de elaboração)

1 -Os documentos extensos que são apresentados sob a forma de livro requerem normalmente, para maior clareza, uma subdivisão do texto adaptada ao conteúdo.
A ordem do articulado das subdivisões é a seguinte:
Parte, título, capítulo, secção, artigo, parágrafo e subparágrafo.
2 -O articulado que se adoptar deve obedecer à sequência indicada no n.º 1, mas pode omitir algumas das subdivisões.
3 -As partes, os títulos, os capítulos e as secções são numerados com algarismos romanos; os artigos e os parágrafos são numerados com algarismos árabes e os subparágrafos são ordenados alfabeticamente.
4 -A numeração dos capítulos e dos artigos é contínua em toda a publicação, excepto quando ela for dividida em partes; neste caso a numeração é contínua dentro de cada parte.
5 -Os documentos mais correntes constam de três partes:
1. a)Cabeçalho, que varia com a espécie do documento e compreende tudo quanto se encontra acima da primeira linha do texto;
2. b)Texto, que é constituído pela substância do documento, destacando-se do cabeçalho e do fecho;
3. c)Fecho, que compreende tudo quanto se encontra abaixo da última linha do texto.
6 -O cabeçalho, como regra geral, deve identificar o documento e como tal incluir os seguintes elementos:
1. a)A indicação do órgão de origem;
2. b)O número;
3. c)A data;
4. d)O endereço;
5. e)O título do documento ou o assunto de que trata;
6. f)As referências que, eventualmente, podem ser mencionadas no início do texto devem conter sempre o detalhe suficiente para evitar qualquer possível confusão.
7 -Quanto ao texto, deve observar-se o seguinte:
1. a)Se compreende dois ou mais parágrafos e houver conveniência em referenciá-los, estes são numerados seguidamente; quando existirem subparágrafos, estes são designados por letras dentro de cada parágrafo;
2. b)Se existe apenas um parágrafo, este não é numerado, mas os seus subparágrafos, se os houver, são identificados como foi referido;
3. c)Podem utilizar-se títulos gerais para abranger um ou mais parágrafos que dizem respeito a um mesmo assunto, podendo também os próprios parágrafos ter ou não título; os títulos gerais devem ser escritos em maiúsculas, não numerados;
4. d)Sempre que for necessário dar um título a um parágrafo ou subparágrafo, este título deve ser escrito em letras maiúsculas e colocado na primeira linha do texto.
8 -O fecho deve compreender a indicação da autoridade, o grupo de assinatura e eventualmente a distribuição e os anexos:
1. a)O grupo de assinatura consta da assinatura manuscrita nos originais, acompanhada do nome e do posto do signatário, dactilografados, impressos ou apostos por carimbo, nos originais e em todas as cópias;
2. b)Quando a entidade signatária não é a responsável pelo órgão que figura no cabeçalho do documento, deve observar-se quanto ao grupo de assinatura:
  Se a assinatura for por delegação, incluir as palavras «por delegação» e a função do signatário, além do seu nome e posto;
  Se for por ausência fortuita, manuscrever, acima do grupo de assinatura, a expressão «no impedimento do», trancando o espaço destinado à assinatura do titular, e por baixo do nome e posto, dactilografados, deve assinar o substituto, seguindo-se, em letra de imprensa, o seu posto e função;
3. c)Quando do documento constar a distribuição, esta deve ser feita no lado esquerdo, abaixo do grupo de assinatura e sob a palavra «distribuição»; nela indicam-se de forma abreviada os destinatários dos exemplares feitos e o número de exemplares remetido a cada um, bem como as cópias para arquivo e distribuição interna;
4. d)Quando um documento for acompanhado de documentos complementares (anexos, apêndices e adendas), estes devem ser relacionados e sucintamente identificados no final do fecho.
9 -Todos os documentos devem, em princípio, ser dactilografados ou impressos; quando forem manuscritos, sê-lo-ão a preto ou azul.
10 -De toda a documentação produzida tiram-se normalmente cópias a carbono de cor preta ou azul, ou por meio de qualquer processo de copiagem, destinadas ao arquivo do órgão onde tem origem; o número de cópias é variável e dependente dos diferentes processos onde devem figurar.
11 -Quando algum exemplar ou cópia não for acompanhado dos correspondentes anexos ao documento, tal facto deve ser indicado na distribuição e entre parênteses, sem anexos ou sem tais e tais anexos.

ARTIGO 6.º — (Técnicas de elaboração)

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