A Divisão Administrativa e Financeira é dirigida por um/a Chefe de Divisão, diretamente dependente do Presidente, competindo-lhe:
- 1 -Na área Administrativa e Financeira:
- a)Assegurar o planeamento e a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da administração financeira e patrimonial, de acordo com as disposições legais aplicáveis e critérios de boa gestão;
- b)Conceber, propor e aplicar normas relativas à gestão financeira e patrimonial, para serem seguidas por todos os serviços;
- c)Promover e zelar pela arrecadação das receitas dos SMN;
- d)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, registo e arquivo de toda a correspondência e de outros documentos endereçados aos SMN;
- e)Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;
- f)Organizar e dar sequência aos processos administrativos de interesse dos utentes/clientes;
- g)Assegurar a gestão e manutenção das instalações administrativas;
- h)Participar na elaboração dos documentos previsionais, acompanhar a sua execução e organizar as contas finais de cada gerência;
- i)Elaborar estudos que permitam efetuar previsões a médio e longo prazo dos recursos financeiros dos SMN;
- j)Coordenar a elaboração dos instrumentos de gestão financeira, designadamente o Orçamento e as Grandes Opções do Plano;
- k)Assegurar a execução do orçamento, procedendo às respetivas modificações;
- l)Coordenar e controlar as relações financeiras entre os SMN e entidades públicas e privadas;
- m)Coordenar as ações necessárias à elaboração dos documentos de prestação de contas individuais e consolidadas e proceder ao seu envio para o Tribunal de Contas;
- n)Disponibilizar a informação financeira e patrimonial para os órgãos autárquicos;
- o)Definir e desenvolver procedimentos administrativos inerentes às funções de todas as unidades e subunidades orgânicas na sua dependência;
- p)Supervisionar os processos de aquisição, alienação e gestão dos bens móveis e imóveis;
- q)Supervisionar as atividades de controlo e gestão da Tesouraria;
- r)Garantir a emissão de guias de receita para a tesouraria de acordo com os diversos tipos de cobrança;
- s)Assegurar a regularidade financeira na realização da despesa pública e supervisionar o cumprimento das normas da contabilidade e finanças locais;
- t)Articular com as demais unidades orgânicas na gestão das candidaturas, contratos programas, protocolos e outras situações que impliquem movimentos financeiros;
- u)Supervisionar as diligências necessárias ao pagamento aos fornecedores dos SMN;
- v)Garantir a organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis dos SMN e a sua afetação criteriosa aos diversos serviços;
- w)Assegurar e controlar a realização dos inventários periódicos dos artigos de armazém;
- x)Supervisionar a contabilização e recebimento das receitas cobradas;
- y)Assegurar e controlar a classificação e o processamento de documentos contabilísticos nos respetivos centros de custos, garantindo a adequação dos mesmos com a atividade dos SMN;
- 2 -Na área dos Recursos Humanos:
- a)Gerir os Recursos Humanos dos SMA, tendo presente as funções executadas; a categoria e habilitações detidas; a necessidade de afetação a outras unidades orgânicas; os pedidos internos de reforço de pessoal; os custos envolvidos; o tipo de vínculo necessário; histórico profissional; e todos os demais dados relevantes para uma correta, eficaz e eficiente Gestão de Recursos Humanos; numa lógica de valorização profissional e pessoal, de melhoria do desempenho profissional, de otimização de recursos e de harmonia entre o individual e o coletivo;
- b)Realizar estudos e implementar medidas que visem garantir a gestão adequada dos recursos humanos, designadamente no que respeita a recrutamento e mobilidade;
- c)Apoiar e fazer a interligação com as estruturas representativas dos trabalhadores;
- d)Alinhar as políticas de Recursos Humanos com a estratégia da organização;
- e)Promover o desenvolvimento dos Recursos Humanos dos SMN;
- f)Efetuar a planificação anual do Mapa de Pessoal com base num adequado levantamento de necessidades por si efetuado junto dos demais titulares de cargos dirigentes e de chefia;
- g)Elaborar a previsão anual dos encargos com o pessoal e respetivas alterações orçamentais;
- h)Realizar as ações e procedimentos administrativos relativos ao recrutamento, seleção, início e cessação de funções de pessoal;
- i)Informar os processos de acumulação de funções;
- j)Efetuar o balanço social e o envio dos dados estatísticos e laborais às entidades competentes;
- k)Supervisionar e promover a manutenção das bases de dados e aplicações informáticas sobre pessoal;
- l)Garantir e supervisionar a realização dos procedimentos de gestão administrativa do pessoal da autarquia; a respetiva inscrição nos sistemas de segurança social e saúde aplicáveis; o processamento de remunerações e abonos, em conformidade com a legislação aplicável em vigor;
- m)Coordenar a implementação de mecanismos de cumprimento da pontualidade e da assiduidade;
- n)Assegurar, com base no cadastro e no registo e controlo da pontualidade e assiduidade dos recursos humanos, a realização de estudos e propostas de racionalização dos métodos de trabalho e dos custos com pessoal;
- o)Pronunciar-se acerca de falhas e incumprimentos dos trabalhadores e dar parecer sobre necessidade de proceder à injustificação de faltas; instauração de processos de inquérito e procedimentos disciplinares;
- p)Promover a interligação setorial na resolução de assuntos transversais aos vários serviços, e coordenar a implementação das medidas a eles associadas;
- q)Procurar, propor e implementar soluções que contribuam para a melhoria do clima organizacional e para o aumento do grau de satisfação e motivação dos colaboradores;
- r)Procurar, propor e implementar soluções que contribuam para o reforço do espírito de grupo e aumento do grau de satisfação dos trabalhadores;
- s)Convocar trabalhadores dos SMN a fim comparecerem para prestar esclarecimentos laborais; para resolução de assuntos profissionais; para estarem presentes em ações de formação ou em reuniões de trabalho, ou para outras finalidades no âmbito da sua atividade e no interesse dos SMN;
- t)Garantir o atendimento, acompanhamento e encaminhamento de trabalhadores com problemas laborais ou pessoais, e aqueles que que procurem ajuda;
- u)Promover o atendimento público no domínio dos recursos humanos e o atendimento aos trabalhadores dos SMN;
- v)Proceder ao levantamento das necessidades de formação, elaborar e submeter à aprovação o correspondente plano anual, dinamizando a sua implementação;
- w)Elaborar propostas sobre a política de formação dos recursos humanos;
- x)Promover o desenvolvimento de ações de formação internas e externas e assegurar a avaliação dos seus resultados;
- y)Emitir pareceres sobre pedidos de frequência de ações de formação profissional;
- z)Elaborar e gerir o Plano de Formação Profissional e colaborar na elaboração de candidaturas a financiamentos comunitários;
- aa)Controlar, coordenar e monitorizar a aplicação do sistema integrado de avaliação de desempenho;
- bb)Efetuar o acompanhamento, divulgação e registo dos dados relativos à avaliação do desempenho;
- cc)Elaborar os documentos necessários à realização das reuniões do Conselho Coordenador de Avaliação;
- dd)Organizar e manter o arquivo dos documentos relativos ao Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho e das classificações obtidas pelos trabalhadores;
- ee)Efetuar os procedimentos necessários à elaboração de candidaturas a estágios profissionais e outros programas de incentivo ao emprego, mantendo atualizados os respetivos processos e assegurar o processamento dos respetivos encargos financeiros e remunerações;
- ff)Coordenar o Sistema de Higiene e Segurança no Trabalho, propor e coordenar ações neste domínio;
- gg)Assegurar a execução de exames médicos periodicamente;
- hh)Assegurar a tomada de medidas com o objetivo de prevenir doenças, perturbações ou ferimentos dos trabalhadores;
- ii)Garantir a realização dos exames médicos de aptidão para o trabalho na altura da admissão após baixa prolongada ou acidente de trabalho;
- jj)Acompanhar os casos de doença profissional e de acidentes no trabalho, atuar em conformidade quanto ao grau de incapacidade observada;
- kk)Garantir o controlo e uniformização dos EPI´s, em articulação com as demais unidades orgânicas e respetivos dirigentes;
- ll)Garantir a existência de EPI´s em quantidade suficiente no armazém que evitem a respetiva rutura de stock;
- mm)Emitir parecer sobre a aquisição de equipamento de proteção individual e coletiva, extintores e respetiva utilização e localização;
- nn)Zelar pela correto e atempado cumprimento e execução das disposições legais e regulamentares de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a eficácia e eficiência e qualidade do serviço;
- oo)Tomar conhecimento dos relatórios e informações relativas às condições de trabalho necessárias para o prosseguimento das suas funções;
- pp)Promover visitas e auditorias aos locais de trabalho para conhecimento dos riscos para a segurança e para a saúde dos trabalhadores, garantindo a avaliação das medidas de segurança adotadas, e fazendo redigir os respetivos relatórios;
- qq)Propor iniciativas no âmbito da prevenção dos riscos para a segurança e saúde no trabalho, visando a melhoria das condições de trabalho e correção de deficiências detetadas;
- rr)Analisar os elementos disponíveis relativos aos acidentes de trabalho e doenças profissionais;
- ss)Assegurar a ligação e fornecimento da informação profissional ao Médico do Trabalho;
- tt)Assegurar que são contratados seguros de acidentes de trabalho a todos os trabalhadores e beneficiários de programas de incentivo ao emprego;
- uu)Proceder à gestão e acompanhamento dos processos relativos a trabalhadores que se encontrem em mobilidade;
- vv)Emitir pareceres sobre a realização de estágios ou candidaturas a programas de incentivo ao emprego;
- ww)Gerir os estágios curriculares e profissionais;
- xx)Gerir e salvaguardar os processos individuais dos trabalhadores e dos beneficiários de programas de incentivo ao emprego, bem como os respetivos dados pessoais;
- yy)Garantir a publicidade dos atos relativos à Gestão de Recursos Humanos de acordo com a lei, nos locais e formatos a isso destinados;
- zz)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior relativos à unidade orgânica que chefia.