1 - A identificação dos bens através das fichas de cadastro, devem satisfazer os requisitos previstos no Classificador complementar (CC), emitido pela Comissão de Normalização Contabilística, sobre o cadastro e vidas úteis dos ativos fixos tangíveis, intangíveis e propriedades de investimento.
2 - Deverá existir uma Ficha de Cadastro por cada bem, nos termos do CC, a qual deve incluir as seguintes informações:
a) Identificação e localização do bem (por edifício, gabinete, etc.);
b) Código correspondente à tabela que consta do CC, acrescido do ano de aquisição ou do 1.º registo e número sequencial;
c) Tipo de aquisição (compra, doação, cedência, transferência, etc.);
d) Valor inicial, valores de valorização posterior (revalorização ou grandes reparações);
e) Critério de depreciação ou amortização, taxa anual, depreciação por ano e total, perdas por imparidade por ano e total;
f) Quantia escriturada;
g) No abate dos bens, deve ser identificado o motivo (venda, doação, furto/roubo, destruição ou demolição, transferência, troca ou permuta, etc.), bem como o responsável e data de decisão e abate.
2 - As Fichas de Cadastro devem ser atualizadas até ao abate dos bens.
3 - Cada bem deve ser cadastrado e inventariado de per si, desde que constitua uma peça com funcionalidade autónoma e possa ser vendido individualmente. Se não se verificarem estas condições, deve ser registado incluído num grupo de bens, desde que adquiridos na mesma data e com igual taxa de depreciação (por um conjunto de cadeiras de uma sala ou de um auditório). Na ficha individual deve referir-se a quantidade de bens no caso da opção por um grupo de bens na mesma ficha.
4 - Os bens móveis devem ser identificados com uma etiqueta com a identificação correspondente à alínea b) do n.º 2.
5 - Os bens imóveis são identificados por georreferenciação do distrito, concelho e freguesia e, dentro desta, morada, confrontações, denominação do imóvel, espécie e tipologia do imóvel (urbano, rustico ou misto/construção ou terreno), natureza dos direitos de utilização, caracterização física (áreas, número de pisos, estado de conservação), ano de construção das edificações, inscrição matricial, registo na conservatória do registo predial e custo de aquisição, de construção ou de avaliação.
6 - Os suportes documentais assumem preferencialmente a forma eletrónica e tenderão para a exclusividade desta forma.