Art.º 62 · Regulamento n.º 1213/2024 — Procedimentos a Adotar pelos Trabalhadores e demais Colaboradores

1 -Só podem ser recolhidos os dados pessoais para efeitos processuais ou procedimentais que forem estritamente necessários.
2 -Caso exista a necessidade do Município de Proença-a-Nova de recolher dados pessoais adicionais que não se encontrem previstos na lei ou em qualquer outro normativo, torna-se sempre necessário obter o consentimento escrito do titular dos dados.
3 -A recolha de dados pessoais junto dos respetivos titulares, deve ser precedida de informação aos mesmos sobre a finalidade que a determinou e processar-se em estrita adequação e pertinência a essa finalidade.
4 -Os trabalhadores e demais colaboradores do Município de Proença-a-Nova devem assegurar:
1. a)Que o tratamento é efetuado apenas no âmbito das finalidades para as quais os mesmos foram recolhidos;
2. b)Que a recolha, utilização e conservação é realizada apenas sobre os dados pessoais mínimos, necessários e suficientes para a finalidade respetiva;
3. c)Que a conservação dos dados pessoais é efetuada apenas pelo período necessário para o cumprimento da finalidade do tratamento que lhe deu origem;
4. d)Que o tratamento dos dados pessoais é realizado para fins legalmente previstos ou para a prossecução de serviços online a seu pedido.
5 -A documentação rececionada no atendimento ao público (frontoffice) deverá ser remetida para o departamento respetivo (backoffice), não devendo estar visível para terceiros.
6 -A transmissão de procedimentos que contenham dados pessoais sensíveis e dados constantes de participações e processos disciplinares, via gestão documental, não deve permitir a identificação do titular dos referidos dados.
7 -A comunicação de informação que envolva dados pessoais via telefone, serviços eletrónicos ou correio eletrónico só poderá ser realizada, caso o titular dos dados tenha dado, previamente, o seu consentimento expresso.
8 -Apenas serão transmitidos dados a terceiros, quando o titular o solicite ou autorize por escrito.
9 -Não pode ser fornecida qualquer informação com dados pessoais pelo telefone, a menos que seja possível certificar a identidade da pessoa que solicita a informação.
10 -As comunicações realizadas via email deverão ser remetidas individualmente ou, existindo mais endereços, colocar em “bcc”.
11 -Os trabalhadores e demais colaboradores devem garantir que nenhuma impressão e/ou cópia que contenha dados pessoais fica “esquecida” na impressora/fotocopiadora.
12 -Os documentos em papel que contenham dados pessoais devem ser destruídos em máquinas próprias.

Artigo 62.º — Procedimentos a Adotar pelos Trabalhadores e demais Colaboradores

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