Art.º 21 · Regulamento n.º 122/2024 — Divisão de Administração Geral e Financeira

1 -A Divisão de Administração Geral e Financeira tem como missão:
1. a)Garantir o cumprimento das orientações estratégicas relativas ao atendimento e ao relacionamento com os/as cidadãos/ãs e com as diversas entidades;
2. b)Assegurar o apoio administrativo à atividade dos serviços e ao exercício das competências dos órgãos autárquicos, de forma transversal e quando não cometido a outros serviços.
3. c)Contribuir para o regular funcionamento e para a prossecução das políticas e dos planos municipais.
4. d)Garantir o equilíbrio financeiro da autarquia e zelar pela salvaguarda e boa gestão dos seus ativos patrimoniais;
5. e)Executar todas as tarefas que se insiram nos domínios financeiro, contabilístico e patrimonial, de acordo com a lei e critérios de boa gestão;
6. f)Atualizar de forma contínua o sistema contabilístico, seus métodos, regras e registos, de forma a garantir a produção de informação financeira fiável, íntegra e credível;
7. g)Desenvolver os procedimentos de aquisição de bens e serviços e empreitadas, no nos termos do CCP, respeitando os melhores critérios de gestão económica, financeira e de qualidade;
8. h)Arrecadar as receitas do Município, processar a despesa e assegurar o cumprimento das obrigações fiscais nos termos e prazos legais;
9. i)Otimizar o processo e controlo orçamental e estimular maior eficiência na utilização dos recursos;
2 -À Divisão de Administração Geral e Financeira, sob a direção de um/a chefe de divisão, no âmbito das suas áreas de intervenção, compete:
1. 2.1 -No Serviço de Contabilidade, Finanças e Património:
2. a)Planear e programar as atividades de gestão financeira;
3. b)Coordenar a gestão financeira do Município, de forma articulada com os restantes serviços;
4. c)Executar todas as tarefas que se insiram nos domínios financeiro e contabilístico, de acordo com as disposições legais aplicáveis e critérios da boa gestão;
5. d)Disponibilizar informação económica e financeira fidedigna de apoio à decisão e ao planeamento;
6. e)Garantir o cumprimento das deliberações dos órgãos municipais e das decisões dos respetivos titulares no domínio económico-financeiro;
7. f)Criar e manter atualizada a estrutura do Plano de Contas;
8. g)Coordenar a elaboração da proposta de Orçamento e das Grandes Opções do Plano, e proceder às modificações que se revelem necessárias;
9. h)Assegurar os procedimentos de entrada em vigor dos documentos previsionais e controlar a sua execução, nomeadamente, detetar desvios e propor medidas corretivas julgadas convenientes;
10. i)Elaborar o Relatório de Gestão e a Prestação de Contas, intercalar e anual, e assegurar os procedimentos de encerramento anual;
11. j)Garantir a elaboração da Consolidação de Contas;
12. k)Enviar os Documentos Previsionais e de Prestação de Contas às entidades definidas por lei, no cumprimento dos prazos legais;
13. l)Assegurar o tratamento contabilístico da despesa e emitir as respetivas ordens de pagamento, controlando a situação tributária e contributiva dos fornecedores, nos termos da lei;
14. m)Planear, calcular e controlar os fundos disponíveis, nos termos da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso;
15. n)Desenvolver a aplicar o sistema de controlo financeiro;
16. o)Controlar, preparar os registos e apuramentos referentes aos valores arrecadados pelo Município, e que, deverão ser entregues a outras entidades;
17. p)Assegurar e garantir o cumprimento das obrigações de natureza contributiva e fiscal;
18. q)Organizar os processos relativos à contratação de financiamentos bancários, assegurar as respetivas amortizações e acompanhar, sistematicamente, a capacidade de endividamento municipal;
19. r)Elaborar as reconciliações bancárias;
20. s)Assegurar o cálculo e controlar a evolução da divida total do município;
21. t)Assegurar as comunicações, à Autoridade Tributária e Aduaneira e outras entidades exigidas por lei, das taxas aplicadas pelo Município relativas a impostos;
22. u)Garantir o enquadramento tributário das operações realizadas, apuramento e cumprimento das obrigações declarativas;
23. v)Acompanhar a situação financeira das entidades participadas pelo Município;
24. w)Colaborar com o/a Revisor/a Oficial de Contas, no processo de certificação legal das Contas;
25. x)Elaborar e manter atualizado o Regulamento dos Fundos de Maneio e apresentar propostas para a sua constituição, bem como, assegurar a sua constituição, reconstituição e reposição, no cumprimento das normas estabelecidas;
26. y)Garantir, no cumprimento dos prazos legais, os deveres de informação e publicitação exigidos por lei;
27. z)Definir procedimentos administrativos inerentes às funções de contabilidade, em conformidade com a legislação e normas em vigor.
28. aa)Registar e inventariar, sistematicamente, os bens imóveis e móveis, em articulação com os restantes serviços municipais, gerir o cadastro, monitorizar e acompanhar a localização de bens;
29. bb)Manter atualizado o ficheiro das existências patrimoniais de bens e equipamentos diversos e de todos os seguros respeitantes aos mesmos e demais exigências a que a legislação, regulamentos e regras obriguem;
30. cc)Colaborar nos processos de abate e alienação de património;
31. dd)Propor os critérios de amortização de património;
32. ee)Promover todos os registos relativos o património municipal, procedendo à atualização anual do cadastro e inventário, incluindo as amortizações e reavaliações permitidas por lei;
33. ff)Desenvolver os procedimentos relativos aos contratos de seguro de móveis e bens municipais e gerir a atividade de relação com as seguradoras;
34. gg)Assegurar a gestão dos contratos inerentes aos serviços de inspeção e manutenção das redes de gás, elevadores e plataformas elevatórias, equipamentos de ar condicionado dos edifícios e instalações municipais;
35. hh)Colaborar nos processos, fornecendo a informação que ajude a sustentar decisões de valorização, alienação, aquisição, cedência, manutenção ou outras formas de oneração do património municipal;
36. ii)Proceder à reconciliação contabilística Património/Contabilidade das contas patrimoniais;
37. jj)Assegurar a gestão dinâmica do património móvel e imóvel municipal;
38. kk)Definir procedimentos administrativos inerentes às funções de património, em conformidade com a legislação e normas em vigor;
39. ll)Listar e manter atualizado o registo dos imóveis municipais cedidos, bem como, controlar a vigência dos contratos de cedência, em colaboração com as restantes unidades;
40. mm)Elaborar e manter atualizado o registo dos imóveis municipais arrendados, bem como, controlar a vigência dos contratos de arrendamento, em colaboração com outras unidades orgânicas.
41. nn)Desenvolver e gerir o sistema de contabilidade de custos (diretos e indiretos) e garantir a sua otimização, de modo a possibilitar a determinação dos custos de cada serviço, função, atividades e obras municipais e apoiar na fixação de taxas e preços;
42. oo)Conceber, implementar e gerir o sistema de contabilidade de proveitos e garantir a sua otimização;
43. pp)Controlar a classificação e o processamento de documentos contabilísticos nos respetivos centros de custos;
44. qq)Fornecer informação relativa à contabilidade de custos;
45. rr)Coordenar as ações necessárias à elaboração/atualização da tabela de taxas e outras receitas, a cobrar pelo Município e respetivos regulamentos.
46. ss)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
47. 2.2 -No Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública:
48. a)Emitir requisições internas e enviá-las à contabilidade para cabimentação;
49. b)Emitir requisições externas e enviá-las aos fornecedores;
50. c)Assegurar, de forma centralizada, o desenvolvimento dos procedimentos de aquisição de bens e serviços e empreitadas, no cumprimento do Código da Contratação Pública;
51. d)Efetuar consultas preliminares para a locação e aquisição de bens e serviços;
52. e)Controlar o limite previsto no art. 113.º do Código dos Contratos Públicos e outros determinados por lei;
53. f)Manter registos atualizados sobre fornecedores, produtos, preços e outros elementos relevantes, que permitam consulta rápida em operações de previsão de aquisições;
54. g)Elaborar/rever as peças procedimentais em estrita colaboração com as restantes áreas;
55. h)Gerir o economato;
56. i)Secretariar e apoiar os júris dos procedimentos;
57. j)Elaborar minutas de contrato e assegurar a sua outorga;
58. k)Promover as publicitações obrigatórias dos contratos celebrados no âmbito da contratação pública;
59. l)Preparar processos de contrato a submeter a visto prévio do Tribunal de Contas, nos termos da lei;
60. m)Promover a libertação das garantias prestadas no âmbito dos procedimentos de contratação pública;
61. n)Definir procedimentos administrativos inerentes às funções de aprovisionamento e contratação pública em conformidade com a legislação e normas em vigor.
62. o)Gerir o Armazém Municipal, nomeadamente:
  1. i)Promover as regras de controlo interno instituídas no âmbito da atividade aprovisionamento;
  2. ii)Assegurar a gestão económica dos stocks de bens, de forma que seja assegurado o rápido e continuado fornecimento aos serviços requisitantes, propondo e executando procedimentos que minimizem custos;
  3. iii)Verificar os bens entregues, certificando a sua conformidade com os contratos celebrados ou requisições, se necessário, em colaboração com os serviços requisitantes;
  4. iv)Garantir a guarda dos bens que aguardam a aplicação de medidas e/ou decisão superior, tendo em atenção a sua proteção contra destruição e roubo, a facilidade de movimentação e localização e a visualização das respetivas nomenclaturas;
  5. v)Fazer a gestão administrativa dos stocks de bens;
  6. vi)Colaborar nas ações de verificação física das existências que forem determinadas superiormente e nas que estiverem previstas na norma de controlo interno;
  7. vii)Proceder à elaboração de inventário de armazém;
  8. viii)Assegurar a conservação e manutenção dos bens armazenados e propor o seu abate quando deteriorados;
  9. ix)Assegurar a entrega dos bens adquiridos aos serviços requisitantes e fornecer à Contabilidade as informações necessárias para registo;
  10. x)Abrir as fichas de projeto e efetuar o lançamento dos custos de mão-de-obra, máquinas e viaturas dos trabalhos realizados por administração direta.
63. p)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
64. 2.3 -No Serviço de Apoio ao Órgãos Autárquicos:
65. a)Reunir e analisar a documentação que suporta a elaboração das ordens de trabalhos das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal;
66. b)Elaborar as ordens de trabalho das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal, preparando as respetivas convocatórias e remetendo-as, aos membros dos Órgãos, acompanhadas dos documentos necessários;
67. c)Garantir o apoio às reuniões do Órgão Câmara Municipal e às sessões do Órgão da Assembleia Municipal;
68. d)Garantir o encaminhamento para os Serviços Municipais dos processos presentes às reuniões e sessões, acompanhados das respetivas deliberações;
69. e)Difundir pelos serviços municipais e dar conhecimento às entidades externas do teor das deliberações camarárias que lhes dizem respeito;
70. f)Garantir a elaboração das atas das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal, garantindo a legal publicidade;
71. g)Organizar todos os processos a submeter a deliberação da Câmara Municipal e da Assembleia Municipal;
72. h)Proceder, nos termos e prazos legais, à emissão de certidões de atas quando requeridas;
73. i)Proceder à elaboração, disponibilização, publicitação no site da autarquia, arquivo e preservação das atas de forma a facilitar a sua consulta;
74. j)Executar as tarefas inerentes ao processo de instalação dos órgãos autárquicos;
75. k)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
76. 2.4 -No Serviço de Expediente, Taxas e Licenças:
77. a)Executar as tarefas inerentes à receção, distribuição e expedição da correspondência e outros documentos dentro dos prazos respetivos;
78. b)Elaborar editais, preparar certidões e executar os serviços administrativos de caráter geral, não específicos de outras secções, ou de serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
79. c)Apoiar o Ministério da Defesa Nacional, na distribuição dos editais de convocação dos/as jovens, para o Dia da Defesa Nacional, pelas Juntas de Freguesia e prestação de esclarecimentos às dúvidas colocadas pelos/as Munícipes;
80. d)Liquidar impostos, taxas e licenças;
81. e)Afixar editais e anúncios diversos;
82. f)Dar apoio sobre assuntos específicos, conforme solicitação dos serviços e nos procedimentos administrativos da Divisão;
83. g)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos utilizadores internos e externos das plataformas eletrónicas do município, cuja responsabilidade seja do serviço.
84. h)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
85. 2.5 -No Gabinete de Atendimento ao Munícipe:
86. a)Promover o atendimento integrado e inclusivo (presencial, telefónico e via eletrónica e digital assistida), o qual inclui, os serviços do "Espaço Cidadão" e o "Espaço Empresa", o "Centro de Informação Autárquica ao Consumidor" e o "Centro de Arbitragem do Setor Automóvel" e outros que venham a ser integrados, procedendo ao encaminhamento dos processos aí apresentados para as entidades competentes;
87. b)Potenciar a utilização dos portais eletrónicos como complemento e, preferencialmente, como alternativa ao atendimento presencial e telefónico;
88. c)Garantir a articulação com e entre as diferentes áreas dos serviços municipais, através da normalização dos procedimentos relativos aos pedidos/requerimentos apresentados pelos cidadãos/munícipes, bem como dos requisitos a observar internamente nas respostas a prestar;
89. d)Desenvolver e manter atualizada uma base de conhecimento para o atendimento municipal que contenha as normas, procedimentos e scripts de atendimento e que garanta a uniformização da resposta ao cidadão e demais entidades;
90. e)Assegurar a receção e encaminhamento de documentação - eletrónica ou física - de origem externa que tenha por destino os restantes Serviços Municipais, através do Sistema de Gestão Documental;
91. f)Organizar e controlar os processos de licenciamento da responsabilidade do serviço, emitir licenças e autorizações, e elaborar o expediente relativo a essa emissão e controlo do pagamento das taxas respetivas;
92. g)Diligenciar pelo fornecimento, emitir e fornecer documentos e fotocópias de documentos de natureza administrativa;
93. h)Diligenciar pela autorização e facilitar a consulta de processos por parte das pessoas que requerem;
94. i)Elaborar e manter atualizadas as bases de dados, no âmbito da sua atuação, e fornecer informação específica que disponham às entidades e unidades orgânicas que delas careçam para execução das suas competências;
95. j)Informar a chefia da Unidade Orgânica sobre o desenvolvimento das suas atividades e propor as soluções adequadas à melhoria dos serviços prestados;
96. k)Apoiar nos procedimentos administrativos da Divisão;
97. l)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos utilizadores internos e externos das plataformas eletrónicas do município, cuja responsabilidade seja do serviço.
98. m)Assegurar a gestão do Espaço do Cidadão, de acordo com as normas e os procedimentos definidos pela AMA (Agência para a Modernização Administrativa) e pelo Município e em articulação com as entidades da administração pública nela presente;
99. n)Diligenciar pelo funcionamento dos postos de atendimento cuja responsabilidade compete ao Município;
100. o)Prestar toda a colaboração e informação que a AMA venha a solicitar no âmbito do cumprimento das obrigações a que esta ou o Município se encontra sujeita.
101. p)Diligenciar para os serviços prestados obedeçam aos padrões de qualidade definidos pela AMA;
102. q)Acompanhar auditorias regulares pela AMA ao funcionamento do Espaço com vista a verificação do cumprimento dos padrões de qualidade;
103. r)Diligenciar pela prestação de contas às entidades de todos os encargos com o funcionamento ao Espaço do Cidadão e facultar à Divisão Financeira a informação necessária aos movimentos contabilísticos para efeitos e reembolso das entidades;
104. s)Zelar pelo cumprimento dos protocolos celebrados no âmbito do Espaço do Cidadão;
105. t)Manter sempre atualizada a informação disponibilizada aos/às utilizadores/as internos/as e externos/as das plataformas eletrónicas do município, cuja responsabilidade seja do serviço
106. 2.6 -No Serviço de Tesouraria:
107. a)Gerir o funcionamento da Tesouraria Municipal;
108. b)Cobrar taxas, impostos e demais rendimentos do Município;
109. c)Proceder a depósitos de valores monetários excedentes de tesouraria, controlar o movimento das contas correntes bancárias e propor a aplicação financeira dos recursos de tesouraria;
110. d)Movimentar, em conjunto com o Presidente da Câmara, ou Vereador com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;
111. e)Controlar os fundos por operações de tesouraria;
112. f)Proceder à guarda de valores monetários;
113. g)Zelar pela segurança de todos os valores e documentos à guarda do serviço;
114. h)Definir procedimentos administrativos inerentes às funções de tesouraria, em conformidade com a legislação e normas em vigor.
115. i)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.
116. 2.7 -No Serviço de Fiscalização Municipal:
117. a)Fiscalizar o cumprimento das posturas e regulamentos municipais, assim como toda a legislação vigente no âmbito municipal adstrita às competências da unidade orgânica em que está integrada, designadamente obras de urbanização e edificação, estabelecimentos de restauração e bebidas e estabelecimentos de comércio não alimentar e de serviços, espetáculos de música ao vivo em estabelecimentos ou recintos improvisados e espetáculos ao ar livre, ocupação da via pública, ruído, estradas e caminhos municipais, fogueiras, queimas e queimadas;
118. b)Fiscalizar as atividades económicas desenvolvidas no Concelho, designadamente no que toca à instalação e funcionamento de estabelecimentos, horários de funcionamento, bem como, das Feiras, Mercados e Venda Ambulante;
119. c)Elaborar autos de notícia sobre as infrações detetadas no serviço da atividade fiscalizadora ou mediante participação das autoridades ou de denúncia particular e que sejam da competência do município;
120. d)Acompanhar a execução com a consequente fiscalização das operações urbanísticas, verificando o cumprimento com os projetos aprovados, regulamentos e demais legislação em vigor e denunciando as irregularidades detetadas;
121. e)Informar, vistoriar e acompanhar todos os processos referentes a obras, reclamações, petições, obras clandestinas e outras conexas;
122. f)Elaborar autos de embargo relacionados com a deteção de operações urbanísticas ilegais;
123. g)Verificar alinhamentos e implantações de edificações e vedações confinantes com a via pública;
124. h)Efetuar medições e delimitações das áreas de parcelas de terrenos a alienar, a permutar, a ceder e a adquirir pelo município;
125. i)Averiguar a existência de licenças municipais de obras ou de utilização, ou se os termos destes e do respetivo projeto estão a ser observados, participando quaisquer anomalias encontradas;
126. j)Participar infrações decorrentes do não acatamento de ordens de embargo de obras construídas sem licença ou desrespeito pelas mesmas;
127. k)Consultar o livro de obra, verificando se o técnico responsável pela direção técnica e os autores dos projetos registaram quaisquer ocorrências e observações, bem como os esclarecimentos necessários para a interpretação correta dos projetos, registando no livro de obra, os atos de fiscalização;
128. l)Verificar se as obras em construção, e quaisquer outros trabalhos correlacionados com operações de loteamento, obras de urbanização ou trabalhos preparatórios, se encontram devidamente licenciadas, e se é efetuada a concomitante escrituração do ato de fiscalização no livro de obra respetivo;
129. m)Afixar e distribuir avisos, editais e anúncios na área do município;
130. n)Coordenar, em ligação com outras unidades orgânicas fiscalizadoras, a ação de fiscalização municipal, de forma a serem cumpridas as determinações legais nos vários setores que constituem uma completa gestão municipal;
131. o)Obter informações e elaborar relatórios que, na área da sua intervenção, tenham interesse para a Câmara e serviços municipais, mesmo que concessionados;
132. p)Zelar pela conservação do património propriedade do município participando as anomalias encontradas, nomeadamente em edifícios e mobiliário urbano;
133. q)Esclarecer e divulgar junto dos/as munícipes os regulamentos e normas definidas pela Câmara, exercendo, assim, uma ação preventiva e pedagógica;
134. r)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.

Artigo 21.º — Divisão de Administração Geral e Financeira

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Referências (1)