Art.º 9 · Regulamento n.º 1237/2025 — Admissibilidade da realização e pagamento de despesas através de Fundo Fixo de Caixa

1 -No cumprimento do disposto na Lei dos Compromissos e Pagamentos em atraso, nenhuma despesa poderá ser realizada sem a sua prévia autorização. Nesse sentido, o trabalhador deverá solicitar autorização prévia para a realização de despesa através do FFC, por meio do sistema de gestão documental, dirigido à direção dos Serviços Patrimoniais e Financeiros ou à Administração, cumprindo os seguintes requisitos:
1. a)A despesa deve ser de reduzido montante, tal como definido no n.º 2 do artigo 4.º do presente regulamento;
2. b)A solicitação deve ser devidamente fundamentada, indicando o motivo pelo qual a despesa irá ser realizada e paga recorrendo a este meio de pagamento, conforme disposto no n.º 1 do artigo 3.º;
3. c)O pedido deverá ser realizado, preferencialmente, no dia útil anterior para garantir a disponibilidade do montante solicitado.
2 -Após a obtenção da autorização, o trabalhador deverá dirigir-se à Tesouraria, localizada na UF, para levantamento do montante solicitado.
3 -Ao realizar a despesa, é responsabilidade do trabalhador garantir que a mesma:
1. a)Se enquadra na natureza de despesa autorizada;
2. b)Se materialize num documento original válido que seja comprovativo da despesa (fatura, fatura simplificada, fatura-recibo e/ou recibo), incluindo todos os requisitos exigidos previstos nos artigos 29.º e 36.º do Código do IVA e no artigo 171.º do Código das Sociedades Comerciais, a saber:
  1. i)Data de emissão;
  2. ii)N.º de documento;
  3. iii)Identificação completa do vendedor e do comprador (ISCTE), designadamente: nome, morada e n.º de identificação fiscal (encontram-se excecionadas as despesas cuja fatura, ou documento equivalente, apenas possa ser emitida ao requerente);
  4. iv)Discriminação clara e objetiva dos bens transacionados ou dos serviços prestados;
  5. v)Taxa(s) de IVA, indicando se o preço é líquido de IVA, com IVA incluído ou, em caso de isenção, a base legal que justifica a mesma;
  6. vi)Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram prestados.
4 -Após a realização da despesa, o trabalhador deverá dirigir-se à Tesouraria no Campus de Lisboa ou à UATA de Sintra (caso esteja afeto a este Campus) para prestação de contas e entrega dos documentos de suporte, realizando neste momento eventuais acertos de valor decorrentes da operação. Para o efeito:
1. a)Os documentos originais devem ser instruídos com a respetiva Nota de Pagamento, que se encontra disponível para impressão no my iscte, na área dos templates e formulários da UF, acessível através do link intranet.iscte-iul.pt;
2. b)A nota de pagamento deverá ser validada pelo responsável do FFC, observando:
  1. i)Requisitos legais do documento (Artigo 35.º do CIVA);
  2. ii)Âmbito da natureza da despesa definida.
5 -Após assinatura da nota de pagamento, o responsável pelo FFC deve arquivar a documentação e manter um registo permanente dos movimentos e saldo do mesmo. Este registo deve ser preferencialmente realizado em base tecnológica, de forma a garantir o controlo para que o montante global não seja excedido.

Artigo 9.º — Admissibilidade da realização e pagamento de despesas através de Fundo Fixo de Caixa

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