À Gestão de Eventos compete, designadamente:
- a)Conceber, planear e coordenar eventos promovidos diretamente pelo município no âmbito da cultura, turismo, património, recreação, desporto, promoção territorial, ou outros;
- b)Desenvolver anualmente um plano municipal de eventos, em articulação com a estratégia cultural e turística definida para o concelho;
- c)Garantir a execução logística, técnica e programática dos eventos, assegurando o cumprimento das normas legais, regulamentares e internas;
- d)Prestar apoio às restantes divisões/serviços municipais sempre que estes organizem eventos no âmbito das suas competências;
- e)Analisar pedidos de apoio recebidos de outras unidades municipais e coordenar, com estas, o planeamento das necessidades operacionais de cada evento;
- f)Assegurar a comunicação permanente com os serviços solicitantes, garantindo que a intervenção do Município é integrada, coerente e adequada;
- g)Coordenar com o serviço de apoio logístico todas as necessidades de montagem, transporte, movimentação de materiais, equipamentos, estruturas, palcos, som, iluminação e demais recursos necessários aos eventos;
- h)Elaborar e enviar pedidos formais de apoio logístico contendo todas as necessidades identificadas, calendarização, recursos humanos e materiais envolvidos;
- i)Garantir, em conjunto com o serviço logístico, a gestão dos tempos de montagem e desmontagem, bem como o acondicionamento e devolução dos materiais utilizados;
- j)Definir conteúdos programáticos, atividades, temáticas e objetivos de cada evento;
- k)Contactar, negociar e contratar artistas, grupos culturais, animadores, companhias, técnicos especializados ou outras entidades prestadoras de serviços relacionados com a programação;
- l)Tratar de todos os procedimentos necessários para licenciamento de eventos (ruído, ocupação de espaço público, segurança privada, instalações elétricas temporárias, estruturas amovíveis, etc.);
- m)Articular com serviços externos competentes (GNR, bombeiros, entidades de saúde, juntas de freguesia) sempre que necessário para garantir a segurança e legalidade do evento;
- n)Assegurar o cumprimento das normas de higiene, segurança, acessibilidade, proteção ambiental e responsabilidade civil;
- o)Gerir inventário de equipamentos próprios da Unidade de Turismo e Cultura e articular com o serviço logístico para a utilização dos materiais municipais comuns;
- p)Garantir manutenção, transporte, uso adequado e reposição dos equipamentos utilizados;
- q)Colaborar com os serviços de comunicação municipal na divulgação de eventos (cartazes, redes sociais, imprensa, website, newsletters, etc.);
- r)Produzir conteúdos informativos sobre programação, horários, acessos, regulamentos e condições de participação;
- s)Elaborar propostas de orçamento anual relacionadas com eventos municipais e acompanhar a respetiva execução financeira;
- t)Manter dossiês de cada evento: programas, orçamentos, relatórios, contratos, autorizações, faturas, avaliações e documentação técnica;
- u)Estabelecer e acompanhar parcerias com associações culturais, turísticas, desportivas, empresariais e sociais, bem como com entidades públicas e privadas relevantes;
- v)Apoiar iniciativas de entidades externas, quando enquadradas nos objetivos municipais e autorizadas pelos órgãos competentes;
- w)Promover redes e sinergias para eventos de âmbito regional, nacional ou internacional;
- x)Recolher dados de participação, custos, retorno e satisfação do público, artistas e entidades parceiras;
- y)Propor melhorias para eventos futuros e atualizar procedimentos internos de organização;
- z)Assegurar que os eventos são acessíveis a diferentes públicos, incluindo pessoas com deficiência, crianças, séniores e famílias;
- aa)Promover práticas ambientalmente responsáveis nos eventos (gestão de resíduos, redução de plástico, eficiência energética, materiais reutilizáveis);
- bb)Incluir critérios de inclusão cultural, diversidade artística e participação comunitária;
- cc)Executar outras tarefas e competências atribuídas por regulamento municipal, deliberação dos órgãos municipais ou despacho superior, desde que enquadradas na missão de organização e apoio a eventos.