Art.º 17 · Regulamento n.º 159-L/2007 — Secção de Apoio Administrativo

1 -Constituem competência da Secção Administrativa:
1. a)Informar os utentes dos serviços;
2. b)Promover a recepção e distribuição do expediente;
3. c)Assegurar a minutação e dactilografia da correspondência e documentação;
4. d)Assegurar a gestão de recursos humanos.
2 -A Secção Administrativa será chefiada por um chefe de secção que será substituído, nas suas faltas e impedimentos, nos termos da lei.
3 -Constituem competências dos serviços que compõem a Secção Administrativa:
1. 3.1 -Serviço de Expediente:
2. a)Proceder à recepção, registo, classificação, distribuição e expedição de toda a correspondência e criar mecanismos que possibilitem a circulação da mesma;
3. b)Assegurar o serviço de dactilografia;
4. c)Proceder à recepção e registo de requerimentos ou petições, bem como registar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviço e outra documentação;
5. d)Organizar o ficheiro de legislação e preparação dos elementos necessários à instrução de processos judiciais;
6. e)Escriturar e manter em boa ordem os livros da secção;
7. f)Passar certidões quando autorizadas;
8. g)Organizar e actualizar o cadastro de todos os seguros;
9. h)Organizar os processos de legalização de todas as viaturas;
10. i)Promover a distribuição de normas internas ou outras directivas de carácter genérico;
11. j)Assegurar o serviço de telefone e limpeza das instalações.
12. 3.2 -Serviço de Arquivo:
13. a)Arquivar todos os documentos, livros e processos que hajam sido objecto de decisão final, remetidos pelos diversos serviços e demais funções inerentes a um arquivo;
14. b)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos.
15. 3.3 -Serviço de Secretariado:
16. a)Elaborar as actas das reuniões do conselho de administração;
17. b)Assegurar a minutação e dactilografia da correspondência;
18. c)Prestar apoio administrativo necessário às restantes Divisões;
19. d)Prestar apoio na elaboração e organização dos processos de empreitadas de obras públicas;
20. e)Elaborar e actualizar ficheiros de obras particulares e loteamentos.
21. 3.4 -Serviço de Gestão de pessoal:
22. a)Organizar e manter actualizados os processos dos funcionários e respectivo agregado familiar para efeitos do C.I.R.S.;
23. b)Executar todo o processo de tramitação relativo ao recrutamento, provimento, transferência, substituição, promoção e cessação de funções do pessoal;
24. c)Executar o expediente relativo às alterações do quadro do pessoal;
25. d)Promover o processamento de vencimentos e abonos;
26. e)Lavrar contratos de pessoal, dando provimento a toda a tramitação subsequente;
27. f)Elaborar listas de antiguidade;
28. g)Instruir todos os processos referentes às prestações sociais dos funcionários, nomeadamente relativos a abonos de família, ADSE, MSE, CGA e elaborar os mapas a remeter a estas e outras entidades relativamente a descontos em folhas ou por outros motivos legais;
29. h)Promover a verificação de faltas nos termos legais;
30. i)Proceder à recolha do ponto para controlo da pontualidade e da assiduidade do pessoal;
31. j)Promover a classificação de serviço dos funcionários, assim como a organização do processo de eleição para a constituição da comissão paritária;
32. k)Prestar informações sobre todos os assuntos inerentes à secção.

Artigo 17.º — Secção de Apoio Administrativo

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