Nos termos da legislação aplicável, a eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
- a)Ser acompanhados de um Auto de Eliminação de Documentos, cujo modelo consta do anexo III, onde conste todos os documentos eliminados;
- b)O Auto de Eliminação de Documentos deve ser assinado pelos responsáveis do Arquivo Municipal e pelo Presidente da Câmara, ou vereador com competências delegadas, constituindo a prova do abate patrimonial;
- c)O referido auto de eliminação é feito em duplicado destinando-se o original aos serviços do Arquivo Municipal e o duplicado a ser remetido ao respetivo arquivo distrital ou nacional;
- d)Ao ato de inutilização da documentação deve assistir o responsável pelo Arquivo, representando os outros intervenientes que assinam o Auto de Eliminação de Documentos.