Os documentos em fase definitiva existentes no AM apenas podem sair das suas instalações mediante as seguintes condições:
- a)Mediante autorização escrita do Diretor do Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade, se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço físico dos serviços municipais;
- b)Mediante autorização escrita do Presidente da Câmara Municipal da Maia, ou em quem ele delegar, se as espécies se destinam a utilização em espaço físico que não seja considerado dos serviços municipais;
- c)Parecer técnico do arquivista;
- d)Registo e seguro contra todos os riscos.