Art.º 13 · Regulamento n.º 4/2025 — Proteção de dados pessoais e o direito de acesso aos documentos administrativos

1 -Nos termos do artigo 86.º do RGPD, do artigo 26.º da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, e da Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, os dados pessoais que constem de documentos oficiais na posse do IPS, para a prossecução de atribuições de interesse público, podem ser divulgados nos termos da legislação de acesso a documentos administrativos (LADA), com o intuito de conciliar o acesso do público a documentos oficiais com o direito à proteção dos dados pessoais.
2 -O deferimento do requerimento de constituição como interessado/a, pelo/a responsável com competência para o efeito, para efeitos do disposto nos artigos 82.º e 83.º do CPA deverá, em conformidade com os princípios da proporcionalidade e da minimização dos dados pessoais, fazer menção ao expurgo dos dados pessoais, que não sejam relevantes no procedimento.
3 -Em relação aos dados pessoais dos/as trabalhadores/as, dos/as candidatos, estudantes, ou concorrentes, a minimização dos dados pessoais cumpre-se através da ocultação ou expurgo de dados relativos à morada, aos contactos e aos números de identificação civil e fiscal, podendo a identificação dos nomes ser substituída por pseudonimização.
4 -Sempre que os procedimentos administrativos se desenvolvam em plataformas digitais, devem estas ser desenhadas de raiz ou parametrizadas em termos que permitam a ocultação automática dos dados pessoais não pertinentes, nem necessários, no contexto da consulta pelos/as interessados/as no procedimento.
5 -Um terceiro só tem direito de acesso a documentos nominativos:
1. a)Se estiver munido de autorização escrita do/a titular dos dados que seja explícita e específica quanto à sua finalidade e quanto ao tipo de dados a que quer aceder;
2. b)Se demonstrar fundamentadamente através de requerimento dirigido aos Serviços ser titular de um interesse direto, pessoal, legítimo e constitucionalmente protegido suficientemente relevante, após ponderação, no quadro do princípio da proporcionalidade, de todos os direitos fundamentais em presença e do princípio da administração aberta, que justifique o acesso à informação.
6 -O terceiro a quem tenha sido concedido o acesso a documentos administrativos nominativos será responsável por qualquer posterior comunicação ou divulgação de dados pessoais.
7 -Nos termos do disposto na alínea e) do n.º 1 do artigo 13.º do RGPD, está o IPS vinculado a informar o/a titular dos dados da identidade daquele/a a quem em concreto disponibilizou os dados.
8 -O RGPD não se aplica ao tratamento de dados de pessoas coletivas, nem de pessoas falecidas, com salvaguarda das disposições previstas no Código Civil e no artigo 17.º da Lei n.º 58/2019.
9 -A troca de informação sensível, nomeadamente a que contenha dados pessoais, através de canais como o e-mail, aplicação Microsoft Teams, ou outros, deve ser limitada, obedecendo aos princípios da adequação, pertinência, e minimização, sendo em todo o caso informação confidencial, sem prejuízo do disposto na alínea c) do artigo 5.º
10 -A partilha de dados entre serviços do IPS para cumprimento de exigências legais e de financiamentos de projetos de interesse público, deve ser requerida pelo serviço competente para o efeito, com indicação da obrigação específica que visa responder, ao abrigo do disposto no artigo 22.º e 23.º da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, que assegura a execução do RGPD, e nos termos do disposto no n.º 4 do artigo 49.º do RGPD, sendo da competência do serviço transmissor de dados, respeitar o cumprimento da minimização de dados na transmissão interna.

Artigo 13.º — Proteção de dados pessoais e o direito de acesso aos documentos administrativos

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