Quando a pessoa autorizada a aceder a informação e fazer uso das instalações, infraestruturas e equipamentos municipais cessar as suas funções, independentemente do vínculo que tenha para com o Município de Almodôvar, e esta tenha consigo documentos em suporte físico ou digital que contenham informações relativas ao serviço, deverá ser assegurado pelo próprio, pelo seu superior hierárquico, ou por terceira pessoa, desde que devidamente habilitada, o seguinte:
- a)Documentos em suportes físicos - se o processo já estiver concluído, os documentos deverão ser depositados no Serviço de Arquivo. Se ainda estiver em tramitação, deverão ser entregues ao Superior Hierárquico ou Gestor do Contrato, quando aplicável, para que seja efetuado o respetivo encaminhamento;
- b)Documentos em suportes digitais - deverão ser, em primeiro lugar, entregues no Serviço de Informática e Telecomunicações, a fim de ser efetuada uma análise ao suporte, e verificar a integridade da informação. Após a análise, se o processo já estiver concluído, os documentos deverão ser depositados no Serviço de Arquivo. Se ainda estiver em tramitação, os documentos deverão ser entregues ao Superior Hierárquico ou Gestor do Contrato, quando aplicável, para que seja efetuado o respetivo encaminhamento.