À Divisão de Gestão e Planeamento, a cargo de um chefe de divisão municipal, compete:
1 - Coordenar os serviços dependentes e previstos na presente estrutura, nomeadamente:
a) Assegurar a prestação dos serviços de telefones, portaria e de vigilância nas instalações municipais;
b) Centralizar e gerir o atendimento genérico de munícipes, assegurando a coordenação dos espaços, recursos e demais canais afetos a este fim, com exceção do atendimento especificamente atribuído aos outros serviços;
c) Contribuir para a definição fundamentada dos objetivos de desenvolvimento e decisões de planeamento estratégico do concelho;
d) Assegurar as tarefas técnicas relativas ao controlo de poluição hídrica, dos solos, sonora e ambiental;
e) Assegurar a construção, conservação e reabilitação dos edifícios e equipamentos municipais;
f) Assegurar os processos de contratação pública de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, respeitando os melhores critérios de gestão económica, financeira e de qualidade;
2 - À Secção de Contratação Pública compete:
a) Assegurar a realização dos procedimentos de contratação pública da câmara municipal (bens, serviços e empreitadas), em consonância com os preceitos legais aplicáveis, pautando-se por pressupostos de economia e eficácia, competindo-lhe elaborar os convites e programa de concurso, de acordo com normas internas aprovadas;
b) Participar na preparação e elaboração de programas de procedimento, em articulação com as unidades orgânicas, responsáveis pela elaboração dos respetivos cadernos de encargos, para efeitos de procedimentos adjudicatórios, tendo por objeto a locação ou aquisição de bens móveis, aquisição de serviços e empreitadas;
c) Proceder à manutenção e arquivo dos processos e demais documentos que decorreram por esta área, nomeadamente, e cumprindo os prazos legais, remeter os mesmos para o arquivo;
d) Proceder às aquisições necessárias para todos os serviços do município, após adequada instrução dos procedimentos contratuais, incluindo a abertura de concursos, sob proposta e apreciação técnica das demais unidades orgânicas, salvaguardando as articulações necessárias;
e) Procurar que o aprovisionamento se efetue ao menor custo, dentro dos requisitos de quantidade e qualidade nos prazos previstos, devendo, para o efeito, efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo informação atualizada sobre os preços dos bens e serviços mais significativos;
f) Manter atualizada a informação sobre o mercado fornecedor, nomeadamente através da criação e atualização de um ficheiro de fornecedores;
g) Proceder à avaliação contínua dos fornecedores ao nível da eficiência e eficácia dos seus serviços, garantindo parâmetros de qualidade que assegurem um desempenho adequado por parte dos serviços municipais;
h) Garantir, através de articulação com os serviços requisitantes, a formalização das reclamações, resultantes de não conformidades, junto do fornecedor, promovendo à elaboração de procedimento para o efeito;
i) Promover, em articulação com os setores de armazenamento e serviços requisitantes que procedem à receção de bens, à elaboração, atualização e evolução de procedimento que regule as regras do controlo e receção de bens;
j) Proceder ao registo de todos os processos de aquisição nos suportes em vigor e mantendo-os atualizados;
k) Promover as publicações necessárias e exigíveis para a eficácia dos contratos de aquisição de bens, serviços e empreitadas;
l) Proceder ao registo do inventário físico de existências, na aplicação informática, baseado nas contagens efetuadas pelos serviços, atualizando o stock com base nesse mesmo inventário e gerar as respetivas notas de lançamento;
m) Elaborar e manter atualizados, mapas e informações estatísticas respeitantes à atividade do serviço e que sirvam de apoio, nomeadamente à gestão de stocks, à gestão económico-financeiro e à gestão de qualidade e de produtividade;
n) Colaborar com todas as unidades orgânicas na elaboração de estatísticas periódicas dos gastos dos diversos serviços.
3 - À Secção de Aprovisionamento compete:
a) Gerir o sistema centralizado de compras de bens e serviços e organizar e manter atualizada uma base de dados de fornecedores;
b) Desenvolver a gestão de stocks assegurando a sua eficácia e eficiência em matéria administrativa;
c) Centralizar, elaborar e organizar os processos administrativos para a realização de procedimentos visando a aquisição de bens e serviços;
d) Administrar os artigos de consumo corrente existentes e proceder à sua distribuição interna, propondo medidas tendentes a racionalizar as aquisições de material e os consumos;
e) Proceder ao registo de entradas em armazém através de guias de remessa e notas de devolução;
f) Supervisionar o controlo da compra e ou do contrato, nomeadamente à vigilância dos prazos;
g) Garantir a conservação dos bens em stock;
k) Gerir a plataforma eletrónica de aquisição de bens e serviços;
l) Registar saídas dos bens armazenados através das requisições emitidas pelos respetivos serviços após a autorização dos responsáveis;
m) Proceder ao controlo da compra ou do contrato, nomeadamente à vigilância dos prazos;
n) Desenvolver ações que visem a conservação dos bens em stock;
o) Cumprir com o disposto nas fichas técnicas dos produtos em armazém;
p) Organizar e manter atualizado o inventário das existências em armazém;
q) Rececionar os pedidos de material através de requisições internas visadas pelo respetivo dirigente de serviço;
r) Manter organizado o armazém;
s) Vigiar os prazos de validade dos produtos e emitir alertas sempre que se mostre necessário;
u) Conferir as qualidades e quantidades dos materiais adquiridos pela edilidade, através de uma competente inspeção de receção, e proceder à armazenagem dos bens;
v) Informar os serviços requisitantes da entrega dos bens solicitados.
4 - Ao Setor de Obras por Administração Direta compete:
a) Executar por administração direta obras de conservação e reparação de infraestruturas e equipamentos municipais, segundo critérios de eficiência económica, de gestão de recursos humanos e máquinas;
b) Gerir as diversas equipas técnicas e operárias dos diversos setores de atividade, neste âmbito, desenvolvendo uma política de gestão dos planos de trabalhos diários e mensais a executar nas várias frentes e atividades;
c) Colaborar nos trabalhos relacionados com os eventos de âmbito ou promoção municipal;
d) Organizar e manter atualizado o inventário da existência em armazém;
e) Proceder à armazenagem, conservação e distribuição dos materiais a seu cargo;
f) Promover a gestão dos stocks necessários ao bom funcionamento dos serviços;
g) Conservar os bens patrimoniais da câmara municipal, que não estejam em utilização e sejam suscetíveis de serem conservados;
h) Executar todas as obras ou trabalhos de construção civil que não estejam atribuídos a outras unidades orgânicas.
5 - Ao Setor de Edifícios Municipais compete:
a) Implementar e manter um programa de manutenção, visando a manutenção do estado de conservação adequado dos edifícios municipais, a implementação eficiente das medidas preventivas e corretivas que se mostrem necessárias e a atualização das intervenções neles feitas;
b) Proceder à gestão do edificado municipal sempre em estreita consonância com as necessidades dos serviços que nele operem;
c) Executar por administração direta ou empreitada, obras de conservação, manutenção e reparação de equipamentos municipais, segundo critérios de eficiência económica e de gestão de recursos humanos e máquinas;
d) Promover, em coordenação com os serviços de cada edifício e as divisões responsáveis, medidas de sensibilização para uma adequada utilização dos edifícios municipais;
e) Promover a elaboração, implementação e manutenção das medidas de autoproteção de segurança contra incêndios dos edifícios municipais;
f) Avaliar os riscos de cada edifício, propor medidas de mitigação dos mesmos;
g) Articular e acompanhar tecnicamente a intervenção das juntas de freguesias nos imóveis municipais no âmbito dos protocolos em vigor;
h) Monitorizar o estado de conservação e manutenção das instalações e equipamentos desportivos e promover ações de vistoria aos equipamentos de uso público, em ordem a adequá-los ao cumprimento da legislação em vigor em matéria de segurança e qualidade das instalações.
6 - Ao Setor de Água e Saneamento compete:
a) Acompanhar a gestão do sistema multimunicipal de águas;
b) Assegurar o planeamento, implementação e gestão dos sistemas de abastecimento de água;
c) Assegurar e zelar pelo cumprimento do regulamento de abastecimento de água, elaborar e apresentar as propostas de atualização e de revisões necessárias;
d) Apoiar as juntas de freguesia no controle da qualidade da água distribuída;
e) Assegurar a cobrança do serviço;
e) Elaborar estudos e projetos e promover ou proceder à construção, remodelação, beneficiação, ampliação ou reparação das infraestruturas municipais de drenagem ou transporte de águas residuais ou pluviais;
f) Promover ou proceder à construção, remodelação, beneficiação, ampliação ou reparação dos ramais de ligação prediais às redes públicas de drenagem de águas pluviais;
g) Providenciar, em colaboração com os demais serviços municipais competentes, pela recolha e organização da informação necessária à elaboração e atualização dos cadastros das redes de drenagem municipais;
h) Coordenar a preparação e organização dos concursos para adjudicação de empreitadas de construção de infraestruturas municipais de drenagem e transporte de águas pluviais e fiscalizar a execução das obras;
i) Prestar informações sobre todos os assuntos que estejam inseridos no âmbito das atribuições da área;
j) Assegurar a cobrança do serviço.
7 - Ao Setor de Qualidade, Modernização Administrativa e Sistemas de Informação e Comunicação, compete:
7.1 - No âmbito da qualidade:
a) Dinamizar e evidenciar a melhoria contínua e a qualidade dos serviços, bem como a satisfação, fomentando e promovendo a política da qualidade e a proximidade com os clientes (munícipes/utentes);
b) Promover a atualização e divulgação de toda a documentação inerente ao Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da autarquia;
c) Salvaguardar a adequabilidade e a eficácia do SGQ, assegurando a conformidade dos procedimentos e instruções de trabalho consistentes com a gestão da mudança;
d) Acompanhar o tratamento das sugestões de melhoria e das não conformidades;
e) Apurar o nível global de satisfação do cliente em relatório anual;
f) Identificar temáticas e implementar ações para o envolvimento dos colaboradores no SGQ e o fomento de uma cultura de melhoria contínua;
g) Representar a câmara municipal, junto da entidade certificadora, designadamente nas auditorias de certificação e acompanhamento;
h) Com o objetivo de determinar o grau de cumprimento, promover e dirigir as auditorias internas ao sistema de gestão da qualidade;
i) Reportar os níveis de concretização das atividades do SGQ;
j) Dinamizar as ações de tratamento de não conformidades e de reclamações de munícipes, apoiando cada serviço em termos de ferramentas e métodos de análise, tratamento e divulgação dos dados recolhidos;
k) Promover iniciativas de divulgação dos conceitos e práticas da qualidade, bem como ações de sensibilização, quer junto do munícipe, quer junto dos colaboradores da câmara municipal;
l) Preparar e agendar as auditorias externas, com o objetivo de obter a certificação ou o registo de conformidade de acordo com os requisitos da ISO 9001;
m) Monitorização regular do SGQ, garantindo a sua eficácia e adequabilidade aos objetivos e à política da qualidade.
7.2 - No âmbito da Modernização Administrativa:
a) Prosseguir a simplificação e desburocratização de processos e procedimentos inerentes aos serviços prestados na autarquia;
b) Contribuir para a definição de políticas municipais de modernização administrativa de apoio aos munícipes e dar-lhes execução.
7.3 - No âmbito de Sistemas de Informação e Comunicação:
a) Definir e configurar um ambiente de computação integrado, embora heterogéneo, de modo a possibilitar globalmente acessos comuns e a adequada partilha de recursos de hardware e software;
b) Administrar e gerir a rede de comunicação de dados da câmara municipal;
c) Criar mecanismos de segurança e definir normas de salvaguarda e de recuperação da informação que assegurem a adequada integridade das aplicações e dos dados;
d) Manter e desenvolver as infraestruturas de computadores e as redes de elevado desempenho e a respetiva disponibilização aos serviços da câmara municipal, competindo-lhe incentivar a sua utilização através de divulgação adequada;
e) Monitorizar e gerir o desempenho dos sistemas que constituem essas infraestruturas;
f) Manter a documentação sobre as infraestruturas instaladas e os sistemas de suporte;
g) Administrar e gerir o parque de microinformática da câmara municipal, assegurando os ambientes de trabalho adequados e a sua permanente disponibilidade;
h) Administrar e gerir as infraestruturas de computação da câmara municipal;
i) Instalar, configurar e administrar as aplicações, assegurando a sua atualização;
j) Elaborar e divulgar as estatísticas de utilização da rede e dos serviços de rede, de disponibilidade e de utilização de recursos;
k) Elaborar regulamentos de acesso e de utilização da infraestrutura de rede;
l) Criar mecanismos de segurança que garantam o efetivo controlo dos acessos aos diversos nós e serviços da rede;
m) Assessorar estudos conducentes à definição da política a adotar neste domínio e aos processos de aquisição de equipamento e suporte lógico;
n) Administrar e gerir a rede sem fios;
o) Definir as metodologias e as políticas de endereçamento dos protocolos IP;
p) Manter a documentação sobre a infraestrutura ativa e passiva da rede instalada e dos sistemas de suporte;
q) Definir os procedimentos técnicos a que deve obedecer a operação, tanto em situações de normalidade como de exceção;
r) No âmbito desta área de atuação, garantir estrita legação com os serviços da AMTQT;
s) Avaliar as necessidades de software e propor a sua aquisição, gerindo as respetivas licenças e os contratos de manutenção.