Art.º 33 · Regulamento n.º 556/2024 — Procedimentos - Fichas de Atividade

1 -Todos os trabalhadores adstritos a serviços com obrigatoriedade de preenchimento de fichas de atividade, deverão proceder ao seu preenchimento de acordo com a periodicidade definida, não devendo exceder um mês.
2 -A pré-requisição interna, que antecede a elaboração da ficha de atividade e a qual recolhe a autorização da despesa, deverá ser assinada e aprovada pelo chefe de divisão, ou responsável pelo serviço respetivo.
3 -A pessoa responsável pela receção/lançamento das fichas de atividade deverá monitorizar a entrega atempada e integral por parte de todos os trabalhadores definidos.
4 -Quanto aos apoios financeiros em espécie atribuídos pelo Município, o serviço proponente, cria uma ficha de atividade por cada pedido, com menção obrigatória do número de contribuinte da entidade requerente.
5 -Nos casos de execução de trabalhos continuados que não necessitam de ordem de serviço ou pedido de intervenção para serem executados, como é o caso dos serviços de limpeza, o serviço responsável poderá abrir uma ficha de atividade cuja validade limite é o ano económico.
6 -São considerados como campos obrigatórios no preenchimento das fichas de atividade:
1. a)Serviço Responsável - a UO/ serviço que executa ou é responsável pela tarefa;
2. b)Serviço Requisitante/Entidade Externa - quem solicita a atividade;
3. c)Data do Pedido - data em que é formulado o pedido à UO/ serviço;
4. d)Data de Início - data em que ocorre o primeiro ato relativo à execução da tarefa;
5. e)Data de Conclusão - data em que a tarefa foi concluída e que apenas pode ser colocada quando todos os registos estiverem efetuados;
6. f)Descrição - descrição sucinta da tarefa a executar e o local onde será executada, devendo sempre que possível ser feita referência ao documento interno que deu origem à ficha;
7. g)Freguesia - identificar a freguesia.
7 -Sempre que o trabalho estiver concluído, os serviços colocam na ficha de atividade, a data correspondente, ou o estado de anulado quando o trabalho não se tiver realizado.
8 -As fichas de atividade em estado de Executado impossibilitam a abertura da ficha.
9 -Na ficha de atividade, sempre que possível, é preenchido o campo destinado à orçamentação, para que o dirigente ou o responsável pela execução do serviço assegure os recursos necessários à prossecução da atividade.
10 -A afetação da mão-de-obra nas fichas de atividade é diária, colocando no campo data da afetação o dia da deslocação ou do trabalho realizado, devendo ser distinguidas as horas de trabalho em período normal e período extraordinário.
11 -A afetação dos tempos de utilização de máquinas e quilómetros de viaturas nas fichas de atividades é diária. Para o efeito é colocado na data da afetação a data da realização do trabalho, identificando no caso das máquinas o número de horas efetivas de trabalho e das viaturas, o número de km percorridos.
12 -A afetação dos custos de materiais é automática a partir da ficha de atividade. O material solicitado deve ser o estritamente necessário, e só será entregue após respetiva autorização para fornecimento por parte do superior hierárquico com competências para o efeito.
13 -Quando o material requisitado for satisfeito parcelarmente e se verifique que o foi por excesso, ficam os serviços impossibilitados de solicitar aquele material para a realização de outra atividade, devendo a Requisição Interna (RQI) ser encerrada e o material devolvido.
14 -A DF, sob informação dos serviços geradores das fichas de atividade, deve imputar todos os outros custos que não sendo os referidos no n.º 11 deste artigo devem ser integrados no custo da atividade, como por exemplo, despesas realizadas através do Fundo de Maneio (FM).

Artigo 33.º — Procedimentos - Fichas de Atividade

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