O Departamento Financeiro (DF) tem como atribuições prestar apoio técnico-administrativo aos órgãos do município nos domínios afetos à sua área de intervenção, competindo-lhe a supervisão e coordenação das unidades orgânicas que lhe estão adstritas, de forma a dar cumprimento às políticas e estratégias definidas pelo executivo, nomeadamente:
- a)Coadjuvar o executivo municipal na definição das políticas municipais, no âmbito das áreas de atividade setoriais que lhe estão adstritas;
- b)Promover a operacionalização das decisões promovidas pelo executivo municipal, nos contextos das competências que lhe estão regulamentarmente cometidas;
- c)Acompanhar, coordenar e avaliar as unidades orgânicas, na sua esfera de atuação, bem como promover a articulação integrada dos projetos de dimensão transversal;
- d)Assegurar a coerência e transversalidade dos processos de gestão do Município;
- e)Promover reuniões periódicas de articulação, coordenação e monitorização da atividade desenvolvida pelos vários serviços municipais que lhe estão adstritos;
- f)Promover e participar em programas e iniciativas de modernização, otimização e simplificação de processos de trabalho e respetivos procedimentos, em prol da sua eficácia, eficiência e economia, tendo por objetivo a melhoria contínua do serviço prestado;
- g)Definir procedimentos administrativos inerentes às unidades orgânicas que estão sobre a sua gestão, com vista à promoção da eficiência e eficácia dos serviços;
- h)Acompanhar a prestar apoio às entidades externas competentes com funções inspetivas e de controlo, cabendo-lhe, em especial, a coordenação do exercício do contraditório, o acompanhamento e a garantia de adoção, pelos serviços, das recomendações formuladas, em articulação com os restantes serviços municipais;
- i)Garantir a articulação com as empresas municipais e outras entidades em que o Município detenha participação no respetivo capital social ou equiparado, assegurando a monitorização dos contratos-programa ou outros instrumentos jurídicos, tendo em vista o cumprimento dos objetivos estabelecidos;
- j)Definir, desenvolver e uniformizar, junto das unidades orgânicas sob a sua dependência, os procedimentos inerentes às funções que lhe estão cometidas;
- k)Diligenciar, junto das unidades orgânicas que lhe estão afetas, a produção de relatórios periódicos de avaliação municipal, a fim de apoiar o processo de tomada de decisão, bem como propor a adoção de medidas, projetos e ações que envolvam as áreas sob a sua responsabilidade;
- l)Planear e programar as atividades de gestão financeira e patrimonial, através de propostas devidamente fundamentadas;
- m)Assegurar a elaboração dos instrumentos de gestão financeira do Município, designadamente o Orçamento e Grandes Opções do Plano e os Documentos de Prestação de Contas ou outros definidos por lei ou por decisão do executivo, disponibilizando a informação necessária aos órgãos autárquicos;
- n)Analisar, divulgar e assegurar as fontes e instrumentos de financiamento externo dirigidas ao apoio da atividade municipal;
- o)Participar na definição e coordenar a implementação da estratégia de desenvolvimento económico do Município;
- p)Colaborar no apoio a programas e projetos de interesse municipal, em parceria com entidades da administração central;
- q)Promover a articulação interinstitucional com entidades públicas e privadas, nacionais e internacionais, com vista à mobilização de agentes que relevem para a captação de investimento, competitividade e notoriedade de Santarém;
- r)Promover exercícios de articulação das estratégias setoriais e dos diferentes agentes para suporte à decisão em matéria do desenvolvimento do comércio e serviços e do turismo da cidade de Santarém;
- s)Dotar o Município de ferramentas de análise e de estudos de natureza prospetiva com vista à melhor definição de estratégias de desenvolvimento da economia local;
- t)Desenvolver e assegurar abordagens de melhoria contínua com base nas métricas produzidas e nas necessidades dos clientes internos.
- u)Assegurar o registo contabilístico nos subsistemas de organização contabilística: contabilidade orçamental, contabilidade patrimonial e contabilidade de gestão e os deveres de informação estabelecidos na legislação em vigor;
- v)Diligenciar a elaboração e atualização do plano previsional de tesouraria;
- w)Promover a instrução dos processos administrativos de contratação pública, nos termos do Código dos Contratos Públicos (CCP) e demais legislação aplicável, respeitando os melhores critérios de gestão económica e financeira;
- x)Assegurar a elaboração do Plano Anual de Compras (PAC) do Município de Santarém;
- y)Promover o acompanhar da atividade desenvolvida pelas Centrais de Compras das entidades às quais o Município já se encontre associado, ou venha a aderir, com vista à identificação de acordos-quadro que se revelem vantajosos para os interesses municipais;
- z)Promover a inovação e a modernização administrativa, assegurando a melhoria contínua dos processos, métodos e práticas de gestão, com vista a melhorar a eficácia, a eficiência e a qualidade dos serviços.
Na área do Património e Gestão de Armazéns:
- a)Criar e manter atualizado o inventário e cadastro de todos os bens imóveis do património municipal, independentemente da sua natureza e modalidade de utilização;
- b)Assegurar a correta inventariação de todos os negócios jurídicos relacionados com bens imóveis, bem como os provenientes da receção das obras de urbanização e de construção a integrar no património municipal;
- c)Garantir a inventariação do imobilizado e validar periodicamente o imobilizado em curso;
- d)Assegurar a atualização e cadastro do inventário de bens imóveis de domínio público e privado, incluindo depreciações e reavaliações, quando aplicáveis;
- e)Proceder à reconciliação contabilística Património/Contabilidade das contas patrimoniais;
- f)Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens imóveis do Município e respetiva localização;
- g)Promover a gestão ativa e dinâmica do património municipal tendo em conta critérios de rentabilidade económico-financeira;
- h)Assegurar os procedimentos administrativos relativos à gestão do património imóvel e apoiar nos procedimentos necessários à aquisição, cedência, concessão, oneração e alienação de bens imóveis;
- i)Efetuar, interna ou externamente, os estudos e avaliações necessárias ao apuramento da valorização e valor de mercado dos imóveis municipais, por forma a sustentar as operações patrimoniais ou outras que lhe estejam associadas;
- j)Submeter superiormente as propostas de alteração de dominialidade que se justifiquem em face da lei e dos regulamentos e que melhor sirvam a valorização dos imóveis municipais;
- k)Assegurar a representação do Município na administração dos condomínios e a gestão dos contratos de arrendamento, enquanto proprietário ou arrendatário, com exceção do parque habitacional;
- l)Assegurar o cadastro de ocupantes e arrendatários de prédios e terrenos municipais sob sua gestão, com exceção dos beneficiários de habitação social, procedendo à respetiva atualização;
- m)Proceder a visitas periódicas aos espaços objeto de contratos de arrendamento, concessões, comodatos e cedências, bem como aos espaços disponíveis, garantido o acompanhamento da situação dos imóveis e das obrigações contratuais das partes;
- n)Assegurar a atualização sistemática do registo, inventário e cadastro de todos os bens do património móvel, incluindo depreciações e definição de vida útil do bem;
- o)Aquisição, manutenção e reparação de mobiliário e equipamento de escritório e outros bens móveis necessários ao regular funcionamento dos serviços, exceto dos equipamentos informáticos, eletrónicos, mecânicos e de transporte, bem como de outros bens específicos abrangidos pelas funções adstritas a outros serviços;
- p)Promover a corresponsabilização dos serviços pelos bens sob sua administração, através da figura do gestor de bens móveis, assegurando que os mesmos comuniquem as alterações à situação dos bens sob sua responsabilidade, designadamente quando ocorram transferências, abates, reparações e beneficiações, mantendo, assim, as folhas de carga atualizadas;
- q)Promover a gestão dinâmica do património, efetuando a verificação física periódica dos bens, por confrontação com os registos informáticos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades quando for o caso;
- r)Assegurar a gestão e controlo do património, incluindo a coordenação do processamento das folhas de carga, procedendo à entrega de um exemplar das mesmas ao gestor dos bens móveis, para afixação, bem como para efetuar controlos sistemáticos entre as folhas de carga e as existências efetivas no espaço à sua responsabilidade;
- s)Acompanhar os processos de aquisição de bens móveis de forma a garantir o registo, inventário e etiquetagem, preferencialmente, antes da sua disponibilização aos serviços;
- t)Desenvolver e manter um sistema de codificação de locais para todos os edifícios onde existam bens móveis municipais, a ser utilizado para a localização dos referidos bens e na identificação dos espaços por todos os serviços;
- u)Criar e atualizar os chaveiros de segurança e de gestão, em articulação com outros serviços municipais, bem como controlar a realização de cópias;
- v)Promover a gestão ativa e dinâmica do património municipal tendo em conta critérios de rentabilidade económico-financeira;
- w)Promover os processos de abate ou alienação de bens móveis, em colaboração com os Gestores de Bens Móveis, assegurando o cumprimento dos requisitos legais;
- x)Promover e acompanhar os processos de cedência, doação e comodato de bens móveis;
- y)Criar e manter atualizado, em colaboração com outros serviços municipais, o inventário do acervo municipal de arte;
- z)Propor à aprovação superior os normativos internos e os regulamentos aptos a disciplinar todos os atos e procedimentos necessários à boa gestão e valorização do património móvel municipal;
- aa)Instituir um sistema de seguros do património municipal e de outras responsabilidades decorrentes da atividade do município, assegurando a sua gestão e regularização nos termos contratuais;
- bb)Assegurar os procedimentos administrativos relativos à gestão da carteira de seguros;
- cc)Desenvolver processos de indemnização a terceiros no âmbito da responsabilidade civil;
- dd)Desenvolver, em estreita colaboração com os serviços responsáveis, processos de ressarcimento ao Município por danos em bens patrimoniais, originados por terceiros, junto das seguradoras dos mesmos.
- ee)Garantir uma gestão eficiente dos recursos através de um sistema de controlo de consumos e assegurar a gestão dos contratos de fornecimento de água e energia às instalações municipais cedidas a entidades terceiras ou sem utilização;
- ff)Proceder à constituição de stocks e geri-los de forma racional, de acordo com os critérios definidos e em articulação com os serviços;
- gg)Garantir o armazenamento, o registo tempestivo nos suportes informáticos, a gestão material dos bens e o respetivo fornecimento mediante requisição própria;
- hh)Assegurar o regular funcionamento e controlo da gestão de stocks dos armazéns municipais, incluindo o encerramento mensal e a abertura anual, bem como as regularizações e contagens de inventário necessárias;
- ii)Assegurar a gestão dos armazéns mediante o controlo dos stocks e encomendas, mantendo atualizado o inventário e o respetivo plano de necessidades, bem como a gestão do armazenamento de bens, de acordo com critérios de economia, eficiência e eficácia;
- jj)Gerir os fornecimentos contínuos encomendando material de acordo com o consumo dos serviços, controlar valores e prazos das requisições externas, e alertar os serviços para a necessidade de abertura de novos procedimentos aquisitivos;
- kk)Colaborar na elaboração do plano anual de compras, ao nível dos materiais de armazém, realizando levantamentos de necessidades em articulação como os serviços;
- ll)Realizar inventários periódicos, proceder a regularizações e acompanhar as auditorias internas e externas aos armazéns;
- mm)Proceder ao levantamento de existências sem movimentação há mais de um exercício económico, promovendo, caso se verifique, à sua desvalorização até ao custo realizável líquido, propondo para o efeito o registo de imparidades em articulação com a DGF;
- nn)Assegurar a gestão dos armazéns em articulação com as unidades orgânicas intervenientes e com o recurso a novas metodologias para gestão de armazéns;
- oo)Gerir todos os armazéns (formais e informais) em colaboração com as unidades orgânicas que os utilizam, visando uma eficaz gestão de inventários;
- pp)Conferir as guias de remessa dos fornecedores, depois de atestar se os bens, materiais ou equipamentos foram recebidos nas devidas condições de qualidade e quantidade;
- qq)Informar superiormente das anomalias verificadas aquando da receção dos bens;
- rr)Desenvolver todos os procedimentos inerentes ao Armazém Central.