Art.º 15 · Regulamento n.º 744/2019 — Divisão de apoio aos órgãos de governo

1 -A divisão de apoio aos órgãos de governo tem como atribuições assegurar o normal funcionamento dos serviços da presidência e dos órgãos de governo do IPCA e integra:
1. a)Os serviços de apoio e secretariado do Presidente do IPCA e do conselho de gestão;
2. b)Serviços de apoio ao Conselho de Curadores da Fundação e ao Conselho Geral do IPCA;
3. c)Serviços de receção e expediente geral do IPCA;
4. d)Serviços de gestão de viaturas.
2 -Aos serviços de apoio e secretariado do Presidente do IPCA e do conselho de gestão compete:
1. a)Assegurar a comunicação no âmbito dos órgãos de direção do IPCA, na articulação com os responsáveis pelas unidades e na ligação com o exterior;
2. b)Receber, conferir, registar e arquivar adequadamente toda a documentação associada ao Gabinete;
3. c)Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do Presidente, às regras protocolares e à representação do IPCA;
4. d)Recolher e sistematizar a legislação com interesse para os serviços;
5. e)Elaborar estudos e pareceres no âmbito das suas atribuições;
6. f)Promover a tramitação e controlo dos processos de contratação, colaboração e cooperação de pessoal docente submetidos à apreciação do Presidente;
7. g)Articular a coordenação entre os serviços da Presidência, outros serviços e direção das outras unidades;
8. h)Promover o contacto com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, a nível nacional e internacional;
9. i)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;
10. j)Organizar e manter atualizado o registo e arquivo das decisões, de modo a prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos neles tratados;
11. k)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretrizes aprovadas pela Presidência.
3 -Ao serviço de receção e expediente geral do IPCA compete:
1. a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente;
2. b)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução.
4 -Ao serviço de gestão de viaturas compete:
1. a)Gerir a frota automóvel do IPCA;
2. b)Coordenar e assegurar as deslocações em serviço do Presidente e, mediante autorização do Presidente, de outros elementos da Instituição;
3. c)Apoiar tecnicamente na escolha e na negociação da aquisição ou aluguer de viaturas da instituição, tendo em vista nomeadamente os consumos e a sustentabilidade ambiental;
4. d)Fazer o controlo do combustível consumido e respetiva faturação;
5. e)Realizar os procedimentos necessários relativos à circulação, controlo, gestão e manutenção das viaturas da instituição.
5 -Ao serviço de apoio ao Conselho de Curadores da Fundação e ao Conselho Geral do IPCA compete:
1. a)Apoiar as reuniões e agenda dos órgãos;
2. b)Assegurar a comunicação no âmbito dos órgãos de direção do IPCA, na articulação com os responsáveis pelas unidades e na ligação com o exterior;
3. c)Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências dos Presidentes dos órgãos;
4. d)Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;
5. e)Organizar e manter atualizado o registo e arquivo das deliberações e das reuniões;
6. f)Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pelos Presidentes do Conselho de Curadores e Geral.
6 -A divisão de apoio aos órgãos de governo exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Presidente ou na pessoa em quem este delegue esta competência.

Artigo 15.º — Divisão de apoio aos órgãos de governo

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