Decreto-Lei

Decreto-Lei n.º 221/96

Autoriza as empresas de seguros e ou resseguros e as sociedades gestoras de fundos de pensões estabelecidas em Portugal a utilizar a microfilmagem e o disco óptico não regravável para os documentos que, nos termos da lei, acordo, tratado ou convenção e segundo os prazos fixados, devam manter-se em arquivo

Artigo 1.º

1 -As empresas de seguros e ou resseguros e as sociedades gestoras de fundos de pensões estabelecidas em Portugal, bem como o Instituto de Seguros de Portugal, ficam autorizados a utilizar a microfilmagem e o disco óptico para todos os documentos que, nos termos da lei, acordo, tratado ou convenção e segundo os prazos fixados, devam manter-se em arquivo.
2 -O arquivo de documentos não contemplados no número anterior deve manter-se pelo prazo que vier a ser estabelecido internamente por cada uma das entidades referidas no número anterior, sem prejuízo do disposto na lei.
3 -Os arquivos efectuados nos termos dos números anteriores substituem, para todos os efeitos, os documentos originais, que poderão ser inutilizados, sem prejuízo do disposto no artigo 2.º
4 -A inutilização de documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, sem prejuízo do aproveitamento industrial do papel.
5 -Fica também autorizada a utilização do microfilme e do disco óptico para a conservação da informação que seja objecto de tratamento automático de dados.

Artigo 2.º

1 -Não poderão ser inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico, cultural ou outros motivos atendíveis, devendo aqueles ser conservados, na sua forma original, em arquivos próprios e adequados.
2 -Em caso de dúvida na avaliação do interesse histórico dos documentos referidos no número anterior, deverão ser consultados os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.
3 -O parecer referido no número anterior é considerado vinculativo, havendo possibilidade de recurso hierárquico para o Ministro da Cultura.

Artigo 3.º

1 -As operações de arquivo previstas neste diploma deverão ser executadas com o maior rigor técnico, a fim de garantirem a fiel reprodução dos documentos sobre que recaiam.
2 -Os arquivos referidos ficarão guardados em ficheiros próprios, que deverão satisfazer as condições exigíveis de conservação e segurança.

Artigo 4.º

1 -As entidades referidas no artigo 1.º devem nomear um técnico responsável pelo processo de organização, avaliação, selecção, conservação e eliminação dos documentos.
2 -As operações de arquivo em microfilme e disco óptico obedecerão aos seguintes requisitos:
1. a)Impossibilitar a alteração do registo original;
2. b)Garantir que o novo suporte arquivístico contenha toda a informação que estava registada nos originais;
3. c)Manter um registo, mecânico ou informatizado, de todos os dados contidos nos suportes arquivísticos, com a data de produção destes;
4. d)Impossibilitar a perda de informação;
5. e)Permitir a reprodução, com grande fiabilidade, dos registos originais.

Artigo 5.º

As cópias obtidas a partir dos suportes arquivísticos referidos nos artigos anteriores têm a força probatória dos originais, desde que autenticadas com o selo branco da entidade à guarda da qual se encontram os referidos suportes e com a assinatura do responsável referido no artigo 4.º, n.º 1.

Artigo 6.º

É revogado o Decreto-Lei n.º 295/91, de 16 de Agosto.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 26 de Setembro de 1996. - António Manuel de Oliveira Guterres - Maria Manuela de Brito Arcanjo Marques da Costa - Manuel Maria Ferreira Carrilho.

Promulgado em 6 de Novembro de 1996.

Publique-se.

O Presidente da República, JORGE SAMPAIO.

Referendado em 11 de Novembro de 1996.

O Primeiro-Ministro, em exercício, António Manuel de Carvalho Ferreira Vitorino.