Despacho

Despacho n.º 9693/2018

Regulamento de Aquisições que discipline a despesa associada à aquisição de bens móveis ou de serviços no Instituto Superior Técnico

Artigo 1.º

(Objeto)

1 -O presente regulamento aplica-se às aquisições associadas ao desenvolvimento de atividades de I&D, considerando-se estas como sendo as que preencham a definição legal da alínea a) do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 60/2018 (conforme anexo 1), e cujos encargos corram por conta de um projeto de investigação.
2 -O presente regulamento aplica-se também às aquisições que, por despacho do Presidente do Instituto ou em quem delegar esta competência, forem reconhecidas como estando associadas ao desenvolvimento de atividades de I&D, independentemente da sua fonte de financiamento.
3 -Não são abrangidas pelo presente regulamento:
1. a)As aquisições associadas ao desenvolvimento de atividades de I&D cujo valor ultrapasse o limiar comunitário;
2. b)As empreitadas de obras públicas, qualquer que seja o seu valor.

Artigo 2.º

(Princípios)

Sem prejuízo pelo respeito pelos princípios fundamentais da contratação pública constantes dos Tratados Comunitários, à formação dos contratos referidos no artigo anterior são aplicáveis os princípios gerais da atividade administrativa, os princípios gerais constantes do CCP e as regras sobre autorização da despesa constantes do regime da administração financeira do Estado.

Artigo 3.º

(Procedimento a adotar)

1 -Para a formação dos contratos abrangidos pelo presente regulamento, sejam ou não reduzidos a escrito, deve ser adotado o seguinte procedimento:
1. a)As aquisições são obrigatoriamente tramitadas na plataforma eletrónica DOT-RAPID, a que terão acesso todos os que tenham competências, próprias ou delegadas, para autorizar despesas e/ou para preparar processos de aquisição de bens e serviços;
2. b)É exigido a existência de uma proposta/orçamento escrita, remetida, preferencialmente por correio eletrónico, pelo proposto adjudicatário à entidade competente para autorizar a despesa ou, no exercício de competência delegada por esta, a quem lhe tenha solicitado o envio daquela proposta/orçamento;
3. c)Salvo casos excecionais expressamente autorizados pelo Conselho de Gestão, as propostas/orçamentos do proposto adjudicatário só podem ser inseridas na plataforma eletrónica DOT-RAPID se reunirem os seguintes requisitos:
  1. i)Estarem redigidas em português ou inglês;
  2. ii)Contiverem indicação expressa sobre o preço proposto com exclusão de IVA ou qualquer outro imposto similar sobre transações, e as condições do seu pagamento, bem como o prazo de entrega dos bens ou serviços encomendados.
2 -Ao inserir a proposta/orçamento no DOT-RAPID, a entidade que aprovou a despesa deve declarar, sob compromisso de honra e nos termos prescritos no anexo 2, não existir, em relação ao declarante ou a quem, no exercício de competências por si delegadas, esteve envolvido no procedimento, qualquer situação de impedimento ou de suspeição, prevista no Código do Procedimento Administrativo (CPA) e no Código dos Contratos Públicos (CCP) e que seja punida disciplinar ou criminalmente ou que possa dar azo a responsabilidade financeira, sancionatória ou reintegratória, nos termos legais.
3 -Pode, contudo, não ser dado andamento a uma proposta que, depois de inserida no DOT-RAPID, revele, na sua posterior análise pelos serviços, a existência de, designadamente, fortes indícios de atos, acordos, práticas ou informações suscetíveis de falsear as regras de concorrência ou da existência de situações de impedimentos e/ou de suspeições previstos no CPA e no CCP.
4 -A notificação da adjudicação considera-se efetuada, nos casos em que não haja de se reduzir a escrito o contrato, quando o adjudicatário receber, por correio eletrónico, a nota de encomenda correspondente à sua anterior proposta/orçamento, nos restantes casos, quando lhe for comunicado o despacho de adjudicação e simultaneamente enviada a minuta de contrato escrito.
5 -Por opção expressa e justificada da entidade que haja de aprovar a despesa, pode ser adotado um procedimento pré-contratual previsto na parte II do Código dos Contratos Públicos, nos termos prescritos por este Código.

Artigo 4.º

(Caução)

1 -Salvo exceções expressamente autorizadas pelo Conselho de Gestão, deve ser exigida caução, a anteceder a celebração de contratos reduzidos a escrito e de valor superior a 200.000 (euro).
2 -A não prestação de caução, por facto que seja imputável ao adjudicatário, determina a caducidade da adjudicação.
3 -Todas as despesas relativas à prestação da caução são da responsabilidade do adjudicatário.

Artigo 5.º

(Contrato escrito)

A redução a escrito do contrato não é obrigatória quando:

a)A relação contratual se extinga, sem prejuízo da manutenção de obrigações acessórias, com o fornecimento integral dos bens ou a prestação dos serviços encomendados, realizada num único momento e na data que se encontre fixada na proposta/orçamento aceite, ou
b)O preço contratual não for superior a 10.000(euro).

Artigo 6.º

(Adiantamentos)

Com exceção dos casos em que, pela natureza da relação comercial, haja de ocorrer um adiantamento de preço, como é caso, nomeadamente, das inscrições em congressos e eventos similares, e da aquisição de viagens e alojamento ou outras idênticas de comércio eletrónico, nos demais casos o adiantamento de preço não poderá exceder os 30 % do preço contratual, devendo ser exigida a prestação de adequada garantia bancária ou seguro caução, nos termos do artigo 292 e seguintes do CCP.

Artigo 7.º

(Guarda do procedimento e auditorias)

1 -Independentemente do suporte utilizado para a condução do procedimento, deve ser mantido registo integral de todo o procedimento, durante um período não inferior a cinco anos, de modo a ser assegurada a possibilidade de se realizarem auditorias, seja por serviços do Instituto seja por entidades exteriores ao Instituto.
2 -Será realizado pelo AQAI um plano anual, aprovado pelo Conselho de Gestão, de auditorias internas às despesas realizadas ao abrigo do presente regulamento, de modo a verificar se nelas foram cumpridas sejam as presentes normas regulamentares sejam as normas legais respeitantes a impedimentos e suspeições e de proteção da concorrência, previstas no CPA e no CCP.

Artigo 8.º

(Vigência)

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

ANEXO 1

Consideram-se atividades de I&D: as atividades de investigação fundamental, aplicada e de desenvolvimento experimental, incluindo a conceção de novas soluções tecnológicas ou exploratórias, os serviços de avaliação científica e tecnológica, os serviços de comunicação e divulgação de ciência e tecnologia, a publicação de trabalhos científicos por instituições que têm por missão a I&D, a formação e a disseminação da cultura científica e tecnológica, a produção e difusão do conhecimento ou o seu financiamento, gestão e avaliação públicos, incluindo a avaliação da componente de I&D de projetos empresariais no âmbito dos sistemas de incentivos às empresas.

ANEXO 2

Declaro, sob compromisso de honra, que não se verifica, em relação a qualquer interveniente neste procedimento incluindo o aqui declarante, qualquer situação de impedimento ou de suspeição, prevista no Código do Procedimento Administrativo e no Código dos Contratos Públicos, que possa configurar um ilícito disciplinar ou criminal, ou dar azo a responsabilidade financeira, sancionatória ou reintegratória.

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