Despacho

Despacho n.º 971/2019

Regulamento da Divisão de Serviços de Apoio do Instituto de Investigação e Formação Avançada

Capítulo I - Disposições Gerais

Objeto

O presente regulamento define a estrutura e o funcionamento da Divisão de Serviços de Apoio técnico-administrativos do IIFA (DSA-IIFA).

Artigo 2.º

Princípios

A atuação da DSA-IIFA deve, sem prejuízo e no contexto do disposto no presente Regulamento, especial observância aos seguintes princípios:

a)Princípio da solidariedade e da coordenação intrainstitucional, que visa a articulação solidária da atuação, com simplificação dos circuitos, partilha de conhecimentos e colaboração sistemática com os restantes Serviços da Universidade;
b)Princípio da valorização dos recursos humanos, que visa aumentar a motivação e a participação ativa dos trabalhadores, através, designadamente, da sua formação permanente e de formas de organização do trabalho que lhes permitam pôr à prova a sua capacidade e criatividade;
c)Princípio da desburocratização, que visa racionalizar os procedimentos administrativos, através, designadamente, da redução e simplificação, intensificando a utilização de meios eletrónicos de comunicação;
d)Princípio da melhoria contínua da qualidade do serviço prestado, transparência, prestação de contas e responsabilização pelos resultados;
e)Princípio da gestão por objetivos devidamente quantificados e avaliação periódica em função dos resultados;
f)Princípio de eficiência económica nos custos e nas soluções adotadas para a concretização das despesas.

Capítulo II - Competências, Estrutura e Recursos

Artigo 3.º

Competências da Divisão

De acordo com o n.º 2 do artigo 14.º dos Estatutos do IIFA, compete à DSA-IIFA:

a)Apoiar o Diretor na gestão do orçamento e plano de atividades do IIFA;
b)Apoiar o Diretor na gestão dos meios humanos e materiais postos à disposição do Instituto;
c)Gerir os fluxos de entrada e de saída de documentação;
d)Apoiar o Diretor na preparação de processos de candidaturas a financiamento ou de aquisição de bens e equipamentos;
e)Manter atualizado o registo de dados e o arquivo da documentação respeitantes à atividade do IIFA e produzir sobre eles relatórios e outros instrumentos de gestão;
f)Assegurar o Secretariado da Direção e dos Presidentes dos Conselhos Científico e Pedagógico, nomeadamente as convocatórias e as atas das reuniões e a circulação interna de informação.

Artigo 4.º

Estrutura da Divisão

1 -A DSA-IIFA é coordenada por um dirigente intermédio de 2.º grau e, para cumprimento das suas atribuições, dispõe de um Secretariado Geral.
2 -Compete ao Secretariado Geral:
1. a)Assegurar o serviço de secretariado e apoio administrativo ao Diretor do IIFA;
2. b)Assegurar o serviço de secretariado e apoio administrativo ao Presidente do Conselho Científico do IIFA;
3. c)Assegurar o serviço de secretariado e apoio administrativo ao Presidente do Conselho Pedagógico do IIFA;
4. d)Assegurar o serviço de secretariado de Provas Académicas do IIFA e de apoio administrativo aos Presidentes de Júri;
5. e)Assegurar apoio técnico-administrativo aos Programas de Doutoramento, nomeadamente aos respetivos Diretores e alunos;
6. f)Assegurar apoio técnico-administrativo aos Pós-doutoramentos, nomeadamente, no âmbito do cumprimento do Regulamento de Pós-doutoramento em vigor na Universidade de Évora;
7. g)Assegurar o controlo da execução orçamental do IIFA, incluindo a tramitação administrativa dos processos de aquisição de bens e serviços;
8. h)Tramitar os processos relativos a faltas, férias e licenças e elaborar os respetivos mapas, bem como tramitar os processos relativos às deslocações em serviço;
9. i)Sob orientação superior, elaborar, gerir e divulgar informação pertinente no âmbito do IIFA e da organização de eventos científico-pedagógicos e de disseminação.

Artigo 5.º

Competências do Chefe de Divisão

Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que lhe sejam delegadas, compete designadamente ao Chefe de Divisão da DSA-IIFA:

a)Colaborar na orientação e coordenar a atividade da divisão, de acordo com as diretivas do Diretor;
b)Colaborar na gestão do pessoal não docente e não investigador;
c)Assistir tecnicamente os órgãos da unidade;
d)Elaborar estudos, pareceres e informações, relativos à gestão da unidade orgânica;
e)Recolher, sistematizar e divulgar legislação com interesse para a atividade da unidade orgânica;
f)Informar e submeter a despacho do Diretor todos os assuntos relativos a questões de natureza técnica;
g)Garantir a conformidade legal em todos os procedimentos associados à realização de despesas;
h)Exercer as demais competências que lhe forem cometidas por lei, pelos estatutos ou que lhe sejam delegadas.

Artigo 6.º

Recursos Humanos

1 -São recursos humanos afetos à DSA-IIFA:
1. a)O Chefe de Divisão, nomeado pelo Reitor nos termos da Lei e dos Estatutos da Universidade de Évora;
2. b)Outros funcionários não docentes e não investigadores, constantes do mapa de pessoal da Universidade de Évora e afetos pela Reitoria;
3. c)Outros colaboradores, enquadráveis nos termos da Lei.
2 -O Chefe de Divisão atua na dependência direta do Diretor do IIFA, com a coordenação técnica do Administrador da Universidade de Évora.
3 -As competências do Diretor do IIFA em matéria de gestão dos recursos humanos afetos à DSA podem ser delegadas pelo Reitor, sendo o seu exercício coadjuvado pelo Chefe de Divisão.

Artigo 7.º

Recursos Financeiros

Compete à DSA-IIFA, sob orientação dos órgãos competentes da Universidade de Évora, coadjuvar o Diretor na gestão dos recursos financeiros de que o IIFA for dotado pelo orçamento da Universidade, assim como a operacionalização da sua execução, de acordo com as opções gestionárias.

Artigo 8.º

Infraestruturas e Equipamentos

Compete à DSA-IIFA, sob orientação do Diretor do IIFA e dos demais órgãos competentes da Universidade de Évora, colaborar na gestão das infraestruturas que lhes sejam atribuídas pela Universidade Évora, assim como dos materiais e equipamentos a ela afetos, zelando pela sua conservação e boa utilização.

Artigo 9.º

Organograma

O Organograma da Divisão de Serviços de Apoio está incluído no organograma funcional do Instituto de Investigação e Formação Avançada constante do Anexo A ao presente regulamento.

Capítulo III - Disposições finais

Artigo 10.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.

14/01/2019. - A Administradora da Universidade de Évora, Maria Cesaltina Frade.

ANEXO A

Organograma Funcional do Instituto de Investigação e Formação Avançada (IIFA)

(para efeitos do disposto no artigo 5.º)

(ver documento original)

311978632