PortariaRevogado

Portaria n.º 1185/97

Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto do Emprego e Formação Profissional

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional, adiante abreviadamente designado por IEFP.

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos de arquivo do IEFP tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.
2 -Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam do anexo I, «Tabela de selecção», à presente portaria e são da responsabilidade do IEFP.
3 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
4 -Cabe ao Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final da documentação, sob proposta do IEFP.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IEFP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais foi reconhecido valor arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte original.

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental referida no artigo 2.º
2 -A tabela de selecção deve ser revista e actualizada de cinco em cinco anos, de modo a adequá-la às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, deverá o IEFP obter o parecer favorável dos IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 -As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IEFP vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas documentais mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 -É vedada a eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção.
3 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas por um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto deve ser feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.
2 -O formulário referido nas alíneas anteriores consta do anexo III à presente portaria.

Artigo 10.º

Acessibilidade e confidencialidade

O acesso e comunicabilidade dos arquivos do IEFP atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 11.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

Artigo 12.º

Entrada em vigor

Esta portaria entra em vigor após a sua publicação.

Ministérios para a Qualificação e o Emprego e da Cultura.

Assinada em 15 de Outubro de 1997.

A Ministra para a Qualificação e o Emprego, Maria João Fernandes Rodrigues. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

PortariaRevogado

Portaria n.º 1185/97

Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto do Emprego e Formação Profissional

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

Artigo 2.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos de arquivo do IEFP tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.
2 -Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam do anexo I, «Tabela de selecção», à presente portaria e são da responsabilidade do IEFP.
3 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
4 -Cabe ao Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final da documentação, sob proposta do IEFP.

Artigo 3.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IEFP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais foi reconhecido valor arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte original.

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental referida no artigo 2.º
2 -A tabela de selecção deve ser revista e actualizada de cinco em cinco anos, de modo a adequá-la às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no n.º 2, deverá o IEFP obter o parecer favorável dos IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 -As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IEFP vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas documentais mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
3. c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;
4. d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 -Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.

Artigo 8.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 -É vedada a eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção.
3 -A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas por um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
3. c)O referido auto deve ser feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.
2 -O formulário referido nas alíneas anteriores consta do anexo III à presente portaria.

Artigo 10.º

Acessibilidade e confidencialidade

O acesso e comunicabilidade dos arquivos do IEFP atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 11.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

Artigo 12.º

Entrada em vigor

Esta portaria entra em vigor após a sua publicação.

Ministérios para a Qualificação e o Emprego e da Cultura.

Assinada em 15 de Outubro de 1997.

A Ministra para a Qualificação e o Emprego, Maria João Fernandes Rodrigues. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)