- 1 -A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela realiza-se sob a direção do serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável, das entidades previstas no artigo 3.º
- 2 -A competência para eliminação de documentos e agregações pelas entidades previstas no artigo 3.º depende da condição que assumem no processo de negócio.
- 3 -O dono elimina os documentos e agregações relativos a:
- a)Processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;
- b)Subdivisões de processos de negócio (4.º nível) com destino final de eliminação;
- c)Casos excluídos da amostra a preservar, nos processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem.
- 4 -O participante elimina os documentos e agregações relativos a:
- a)Processos de negócio com destino final de conservação, mediante consulta do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, se necessário, de acordo com o n.º 5 do artigo 12.º;
- b)Processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
- c)Processos de negócio com destino final de eliminação;
- d)Subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação.
- 5 -A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
- a)Elaboração do auto de eliminação nos termos do artigo 17.º, constituindo prova jurídica do abate patrimonial;
- b)Validação do auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, assinatura eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos dirigentes máximos das entidades previstas no artigo 3.º ou por aqueles em quem tenham delegado competências;
- c)Conservação do auto de eliminação, a título definitivo;
- d)Submissão do auto de eliminação ao órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos nos termos definidos e publicitados por este organismo.
- 6 -Não é permitida a eliminação de documentos e agregações que não constem da tabela e não se enquadrem no disposto nos n.os 7 e 8 do artigo 9.º
- 7 -A eliminação de documentos ou agregações antes do termo do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 16.º
- 8 -Os documentos ou agregações com destino final de eliminação podem ser mantidos para além do prazo de conservação administrativa, desde que sejam asseguradas condições para a sua preservação.
- 9 -A destruição deve efetuar-se regularmente e por forma a assegurar a segurança e confidencialidade, bem como a racionalidade de meios e custos.
Artigo 13.º — Eliminação
Vigente desde: 23/10/2023
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Em vigor desde 23/10/2023