Portaria

Portaria n.º 95/2006

Aprova o Regulamento Arquivístico do Centro Nacional de Pensões, dos Centros Distritais de Segurança Social e Serviços de Fiscalização do Instituto da Segurança Social, I. P.

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto da Segurança Social, I. P. (ISS), com a sua estrutura descentralizada, que compreende o Centro Nacional de Pensões (CNP), os centros distritais de segurança social (CDSS) e os serviços de fiscalização (SF), respectivamente 18 e 5 serviços desconcentrados.

Artigo 2.º

Sistema de arquivos do CNP, dos CDSS e dos SF

1 -Cada um dos subsistemas de arquivo do CNP, dos CDSS e dos SF formam um sistema integrado de arquivos correntes (AC), arquivos intermédios (AI) e arquivos definitivos ou históricos (AH).
2 -Os arquivos correntes são geradores e responsáveis por toda a produção documental do organismo, cumprindo as regras definidas para a organização, utilização e conservação dos documentos em fase activa.
3 -Os arquivos intermédios guardam os documentos em fase semi-activa, executando as tarefas que lhes estão cometidas no âmbito da recolha, conservação, disponibilização, remessa, substituição de suporte, selecção e eliminação.
4 -Os documentos com valor secundário ou histórico definidos na tabela de selecção podem ser, periodicamente, entregues à guarda de uma instituição arquivística vocacionada para a conservação permanente deste património, mediante celebração de protocolo.
5 -A gestão e coordenação dos sistemas integrados de arquivos é cometida aos arquivos intermédios do CNP, dos CDSS e dos SF, aos quais cabe desenvolver a função arquivística através de instrumentos de normalização, gestão, descrição e conservação, devendo, para o efeito, ser dotados dos meios materiais necessários e recursos humanos especializados.

Artigo 3.º

Avaliação

1 -O processo de avaliação dos documentos dos arquivos do CNP, dos CDSS e dos SF tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da sua conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semi-activa.
2 -É da responsabilidade das áreas de organização e sistemas de informação dos Serviços Centrais do ISS a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 -Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que constitui o anexo I do presente Regulamento e que dele faz parte integrante.
4 -Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 -Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do ISS.

Artigo 4.º

Selecção

1 -A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelos arquivos intermédios do CNP, dos CDSS e dos SF, em colaboração com os serviços produtores (arquivos correntes), de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 -Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem obedecer às normas definidas no artigo 11.º e no n.º 5 do artigo 3.º do presente Regulamento.

Artigo 5.º

Tabela de selecção

1 -A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 -A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 -Para efeitos do disposto no número anterior, deve o ISS obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo intermédio

1 -Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 -As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o CNP, os CDSS e os SF vierem a determinar.

Artigo 7.º

Remessas para arquivo definitivo

1 -Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 -As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.

Artigo 8.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados no artigo 6.º deverão obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas por uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
2. b)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
3. c)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após elaboração de listas de eliminação e autos de entrega/guias de remessa ao arquivo definitivo.
2 -As remessas dos documentos mencionados no artigo 7.º deverão obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas por um auto de entrega a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa, a qual cumprirá as formalidades referidas nas alíneas a) e b) do número anterior;
3. c)A eliminação da guia de remessa de documentos para o arquivo histórico poderá ocorrer após a celebração do respectivo inventário.
3 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente Regulamento, que dele faz parte integrante.

Artigo 9.º

Eliminação

1 -A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 -A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 -Para cumprimento do n.º 5 do artigo 2.º, os documentos constantes da tabela de selecção sem valor arquivístico e que não detenham prazo de conservação em fase semi-activa devem ser remetidos para o arquivo intermédio, a fim de serem sujeitos ao respectivo processo de eliminação.
4 -A eliminação dos documentos pode ser efectuada após a sua reprodução em microfilme. A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade de racionalidade de meios e custos.

Artigo 10.º

Formalidades da eliminação

1 -As eliminações dos documentos mencionados no artigo anterior deverão obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
2. b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do CNP, do CDSS e dos SF, bem como pelo responsável do arquivo intermédio;
3. c)O referido auto deve ser feito em duplicado, ficando o original no arquivo intermédio, que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 -O modelo do auto atrás referido consta do anexo III ao presente Regulamento, que dele faz parte integrante.

Artigo 11.º

Substituição do suporte

1 -A substituição do suporte dos documentos para microfilme será feita de acordo de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas em vigor, designadamente as normas da Internacional Standard Organization (ISO).
2 -O suporte fílmico não poderá sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade, e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.
1. 2.1 -Dos termos de abertura e encerramento devem constar obrigatoriamente:
2. a)A identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
3. b)O local e a data de execução da transferência;
4. c)As assinaturas e o carimbo.
5. 2.2 -Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
3 -A matriz em sais de prata deve ser armazenada em local diferente dos duplicados e nas condições recomendadas pelas normas ISO.
4 -As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 12.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo do CNP, dos CDSS e dos SF atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 13.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT, na defesa do património arquivístico, proceder à inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

Artigo 14.º

Prazo de revisão

O presente Regulamento deverá ser revisto no prazo máximo de três anos a contar da data da sua publicação.

ANEXO I

Tabela de selecção - Centros distritais de segurança social e serviços de fiscalização

(ver tabela no documento original)

ANEXO II

(ver modelos no documento original)

ANEXO III

(ver modelos no documento original)

Notas da tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

Tabela de selecção - Centro Nacional de Pensões

(ver tabela no documento original)

Artigo 8.º

Formalidades das remessas

1 -As remessas dos documentos mencionados no artigo 6.º deverão obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas por uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
2. b)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
3. c)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após elaboração de listas de eliminação e autos de entrega/guias de remessa ao arquivo definitivo.
2 -As remessas dos documentos mencionados no artigo 7.º deverão obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Serem acompanhadas por um auto de entrega a título de prova;
2. b)O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa, a qual cumprirá as formalidades referidas nas alíneas a) e b) do número anterior;
3. c)A eliminação da guia de remessa de documentos para o arquivo histórico poderá ocorrer após a celebração do respectivo inventário.
3 -Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente Regulamento, que dele faz parte integrante.