Regulamento

Regulamento n.º 344/2022

Aprova o Regulamento do Arquivo Eletrónico de Documentos Lavrados por Notário e de Outros Documentos Arquivados nos Cartórios Notariais

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento tem por objeto regular as matérias constantes da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, nomeadamente:

a)O formato e a dimensão máxima dos ficheiros que contenham os documentos a submeter a arquivo eletrónico, nos termos do disposto no artigo 2.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho;
b)O prazo de disponibilização da certidão notarial permanente;
c)O valor das taxas a cobrar aos notários (e eventuais isenções) pela gestão da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 4.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho.

Artigo 2.º

Plataforma eletrónica

1 -É disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários a plataforma eletrónica, disponível no sítio da internet www.notarios.pt, a utilizar para o arquivo eletrónico de documentos notariais e de outros documentos arquivados nos cartórios, a realizar por notários e trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais, de acordo com os procedimentos e instruções constantes no referido sítio da Internet.
2 -A definição dos perfis e a gestão de acesso à plataforma referida no número anterior por notários e trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais são feitas pela Ordem dos Notários, enquanto entidade gestora da plataforma, com base na informação de que dispõe respeitante à validade e às vicissitudes da inscrição junto da mesma.
3 -Por deliberação da direção, serão, ainda, definidos os perfis e as regras de acesso à plataforma eletrónica referida no n.º 1, dos demais agentes com funções de gestão, manutenção e suporte técnico da mesma.
4 -As pessoas referidas no número anterior ficam obrigadas a sigilo, nos termos do disposto no artigo 19.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho.

Artigo 3.º

Ficheiros

1 -Os ficheiros a submeter a arquivo eletrónico que contenham os documentos previstos no n.º 1 do artigo 2.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, devem adotar o formato PDF (Portable Document Format), obrigatoriamente na versão PDF/A, e não podem exceder a dimensão de 10 MB.
2 -No caso dos documentos referidos no n.º 1, a cada documento a arquivar deve corresponder um único ficheiro, o qual inclui eventuais documentos complementares elaborados nos termos do artigo 64.º do Código do Notariado.
3 -Aos documentos notariais facultativamente sujeitos a arquivo eletrónico nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 2.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, aplica-se o disposto no n.º 1, salvo quanto à dimensão dos ficheiros, que não deve exceder 20 MB.
4 -Por deliberação da direção, poderá ser autorizado o arquivamento de ficheiros com dimensão superior ao previsto neste artigo, sempre que exista um interesse atendível e tecnicamente não seja possível reduzir o ficheiro.

Artigo 4.º

Ingresso no arquivo eletrónico

1 -É condição de ingresso do documento no arquivo eletrónico a aposição da assinatura eletrónica qualificada do notário ou do trabalhador autorizado a praticar atos notariais, nos termos do disposto no artigo 8.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro (na redação em vigor), com atributo verificado pela Ordem dos Notários.
2 -Relativamente a cada um dos documentos arquivados eletronicamente são registados na plataforma eletrónica os elementos elencados nos números 2 e 3 do artigo 5.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, podendo ainda a Ordem dos Notários fixar a obrigatoriedade de indicação de outros elementos relativos aos atos titulados pelo documento, ao abrigo do disposto no n.º 4 do artigo 5.º da referida Portaria.

Artigo 5.º

Formação e documentos de apoio

1 -A Ordem dos Notários organizará ações de formação sobre a plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º (e respetivo arquivo eletrónico de documentos), destinadas aos seus membros e trabalhadores autorizados.
2 -Para além do disposto no número anterior, será disponibilizado um Manual de procedimentos do arquivo eletrónico de documentos.

Artigo 6.º

Certidão notarial permanente

1 -Designa-se por certidão notarial permanente a disponibilização do acesso, por via eletrónica, a um documento arquivado eletronicamente nos termos da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, permanentemente atualizado.
2 -A certidão notarial permanente é disponibilizada pelo prazo de um ano, podendo ser renovada nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 12.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho.
3 -A disponibilização do código de acesso à certidão notarial permanente dispensa, durante o seu prazo de validade, a exibição do documento original perante qualquer entidade pública ou privada, para todos os efeitos legais.
4 -O pedido de certidão notarial permanente depende da indicação, pelo requerente, pelo menos, dos seguintes elementos:
1. a)Cartório notarial onde o documento se encontra fisicamente arquivado;
2. b)Livro onde foi lavrado, com indicação das respetivas folhas;
3. c)Fundamento da consulta.
5 -Os notários poderão, nos casos previstos na Lei, e de forma justificada, recusar a emissão da certidão notarial permanente.
6 -Após confirmação do pagamento ao notário, a certidão notarial permanente deverá ser disponibilizada nos prazos previstos no artigo 159.º do Código do Notariado.

Artigo 7.º

Taxas

1 -Ao abrigo do disposto no artigo 16.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, pela gestão da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º é devida, pelos notários, por cada documento arquivado e cujo arquivamento seja obrigatório nos termos do disposto no n.º 1 do artigo 2.º da mencionada Portaria:
1. a)Uma taxa no valor de (euro) 3,00, caso o pagamento seja realizado através de serviço disponibilizado que permita o pagamento por via eletrónica (wallet);
2. b)Uma taxa no valor de (euro) 3,20, caso o pagamento seja realizado através de referência multibanco.
2 -Pelo arquivo facultativo de documentos, nos termos do previsto no n.º 2 do artigo 2.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, são devidas, pelos notários, as seguintes taxas por documento:
1. a)Documentos até 20 páginas: (euro) 4,00;
2. b)Documentos com mais de 21 páginas e até 50 páginas: (euro) 7,00;
3. c)Documentos com mais de 51 páginas: (euro) 10,00 (montante ao qual acresce, por cada 10 páginas adicionais, o valor de (euro) 2,00).
3 -Pelo arquivo eletrónico dos documentos a que se refere o n.º 2 do artigo 9.º da Portaria n.º 385/2004, de 16 de abril, não é devida pelos notários qualquer taxa.

Artigo 8.º

Disposições finais e transitórias

1 -Até à fixação, por Regulamento, os notários estão isentos do pagamento das taxas que seriam devidas pela cobrança e distribuição pelos mesmos dos montantes devidos pelos requerentes da emissão ou renovação de certidões notariais permanentes.
2 -Durante os primeiros cinco anos, determina-se a isenção do pagamento, pelos notários, da taxa prevista no n.º 1 do artigo anterior para o ingresso no arquivo eletrónico dos documentos notariais elaborados em data anterior à entrada em vigor da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho.

Artigo 9.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

26 de março de 2022. - O Bastonário, Jorge Batista da Silva.

315172048

Artigo 6.º

Certidão notarial permanente

1 -Designa-se por certidão notarial permanente a disponibilização do acesso, por via eletrónica, a um documento arquivado eletronicamente nos termos da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, permanentemente atualizado.
2 -A certidão notarial permanente é disponibilizada pelo prazo de um ano, podendo ser renovada nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 12.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho.
3 -A disponibilização do código de acesso à certidão notarial permanente dispensa, durante o seu prazo de validade, a exibição do documento original perante qualquer entidade pública ou privada, para todos os efeitos legais.
4 -O pedido de certidão notarial permanente depende da indicação, pelo requerente, pelo menos, dos seguintes elementos:
1. a)Cartório notarial onde o documento se encontra fisicamente arquivado;
2. b)Livro onde foi lavrado, com indicação das respetivas folhas;
3. c)Fundamento da consulta.
5 -Os notários poderão, nos casos previstos na Lei, e de forma justificada, recusar a emissão da certidão notarial permanente.
6 -Após confirmação do pagamento ao notário, a certidão notarial permanente deverá ser disponibilizada nos prazos previstos no artigo 159.º do Código do Notariado.