Regulamento

Regulamento n.º 377/2017

Projeto de Regulamento do Arquivo Municipal de Vale de Cambra, sujeito a consulta pública nos termos do Código do Procedimento Administrativo

Capítulo I - Constituição e Atribuições

Artigo 1.º

Lei Habilitante

O presente Regulamento é elaborado pela Câmara Municipal de Vale de Cambra no uso das competências que lhe são conferidas pela alínea k) do n.º1 do artigo 33.º da Lei n.º 75/2013, pelo artigo 135.º e seguintes do Código do Procedimento Administrativo, com os poderes regulamentares que lhe são atribuídos pelo artigo 241.º da Lei Constitucional; fundamenta-se no Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, no Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com a redação atual, de 14 de outubro e referencia-se na forma como aceder aos documentos administrativos com base na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto.

Artigo 2.º

Âmbito

O Arquivo Municipal de Vale de Cambra, adiante designado Arquivo Municipal, compreende toda a documentação em qualquer tipo de suporte, proveniente dos diferentes serviços municipais, bem como pela documentação procedente de arquivos privados que o Município de Vale de Cambra possua ou venha a adquirir.

Artigo 3.º

Atribuições

Ao Arquivo Municipal compete:

1 -Implementar a gestão integrada do sistema de informação/arquivo dos órgãos e serviços da autarquia, independentemente da idade ou fase, forma e suporte material dos documentos que os compõem.
2 -Propor e colaborar em medidas que visem o aperfeiçoamento organizacional, a racionalização dos serviços municipais e a modernização administrativa.
3 -Promover e controlar a incorporação de novos Sistemas de Informação.
4 -Conceder apoio técnico às entidades que o solicitem.
5 -Garantir a conservação, a segurança, a reprodução, a divulgação e a difusão dos Sistemas de Informação existentes no Arquivo Municipal.
6 -Fomentar o interesse pelo estudo das organizações do Município.
7 -Desenvolver e promover a extensão cultural e formativa.

Capítulo II - Recolha

Artigo 4.º

Transferências de documentação

Os diferentes órgãos e serviços da Câmara Municipal de Vale de Cambra, devem efetuar, regularmente, o envio para o Arquivo Municipal de documentação, servindo como referência obrigatória o estabelecido pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com a redação atual.

Artigo 5.º

Formalidades da Remessa

1 -As remessas de documentos para o Arquivo Municipal devem ser acordadas entre o responsável do serviço produtor e o responsável técnico do Arquivo Municipal, no que diz respeito à sua calendarização, tendo sempre em conta o grau de atualidade da documentação, os interesses dos serviços e as possibilidades de receção e acondicionamento.
2 -A documentação é acompanhada de um Auto de Entrega e de uma Guia de Remessa, de acordo com os anexos I e II, da Portaria n.º 412/2001 de 17 de abril com a redação atual, sendo o anexo II feito em triplicado e visado pelo responsável do órgão ou serviço remetente da dita documentação, e onde constarão os elementos referidos nos respetivos anexos.

Artigo 6.º

Procedimentos

A documentação é enviada pelo serviço produtor ao Arquivo Municipal obedecendo às seguintes condições:

1 -Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original.
2 -Em pastas e caixas de arquivo de modelo uniformizado, devidamente identificadas e acomodadas.
3 -Os processos e requerimentos serão sempre paginados, devendo intercalar-se, caso tenha sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com a menção expressa do documento retirado e da qual contem a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço.
4 -Os serviços devem evitar o envio de duplicados.
5 -Os serviços devem retirar materiais corrosivos que possam danificar a documentação, principalmente clipes, agrafos, alfinetes, entre outros.

Capítulo III - Seleção

Artigo 7.º

Seleção e Avaliação

1 -A seleção dos documentos a conservar deve ser efetuada pelo Arquivo Municipal em colaboração com os serviços produtores, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção.
2 -Os documentos, aos quais for reconhecido valor arquivístico, devem ser conservados no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do presente Regulamento.

Capítulo IV - Eliminação

Artigo 8.º

Competências de Eliminação

Compete ao Arquivo Municipal toda e qualquer eliminação de documentos produzidos pelos diferentes serviços municipais, de acordo com as disposições da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com a redação atual.

Artigo 9.º

Processo de eliminação

A eliminação de documentação será feita de modo que seja impossível a sua reconstituição.

A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:

a)Ser acompanhada de um auto de eliminação, anexo III do presente Regulamento, que fará prova do abate patrimonial;
b)O auto de eliminação deve ser assinado pelo representante da autarquia, pelo responsável do serviço produtor e pelo responsável do Arquivo Municipal;
c)O referido auto é feito em duplicado devendo ficar o original no Arquivo Municipal, e o outro exemplar ser remetido para o Arquivo Distrital.

Capítulo V - Tratamento

Artigo 10.º

Tratamento e Instrumentos de Descrição

1 -O Arquivo Municipal deve acompanhar o tratamento arquivístico aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.
2 -O Arquivo Municipal deverá ser chamado a pronunciar-se sobre matérias relativas à modernização administrativa e organizacional, assim como dar pareceres sobre questões relativas a infraestruturas, materiais e metodologias de trabalho a implementar na área administrativa.
3 -O Arquivo Municipal procederá ao tratamento arquivístico inerente à sua função, de forma a tornar a documentação apta para ser utilizada pelos diferentes órgãos e serviços municipais.
4 -O tratamento arquivístico subjacente reporta-se à elaboração e utilização de instrumentos de descrição, considerados adequados ao eficaz funcionamento do Arquivo Municipal.

Capítulo VI - Conservação

Artigo 11.º

Procedimentos

Compete ao Arquivo Municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes ações:

1 -Criação e garantia de boas condições ambientais e de segurança.
2 -Promoção do restauro e (re)encadernação das espécies danificadas.
3 -Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.

Capítulo VII - Suporte

Artigo 12.º

Substituição do Suporte

1 -A substituição do suporte é permitida desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 -A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 7.º do presente Regulamento, só pode ser efetuada mediante parecer favorável da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho.

Capítulo VIII - Acesso

Secção I - Condições Gerais de Acesso

Artigo 13.º

Acessibilidade

As condições de acessibilidade regem-se pelas disposições legais em vigor, nomeadamente pelo Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, que estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, e pela Lei n.º 16/2016, de 22 de agosto, que regulamenta o acesso a documentos administrativos e sua reutilização.

Artigo 14.º

Consulta

O acesso aos documentos processa-se através da consulta presencial e de requisição por parte dos serviços.

Artigo 15.º

Preçário

A reprodução de documentos e a emissão de certidões estão sujeitas ao pagamento das respetivas taxas, de acordo com o Regulamento de Taxas e Licenças da Câmara Municipal de Vale de Cambra, em vigor.

Secção II - Serviços Internos

Artigo 16.º

Empréstimo de documentos

1 -As requisições dos serviços municipais devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio, anexo IV do presente Regulamento, de modo a facilitar o respetivo controlo.
2 -O pedido de empréstimo no n.º1 deve satisfazer os seguintes requisitos:
1. a)Ser dirigido ao Arquivo Municipal com a data da sua apresentação e a identificação do serviço requisitante;
2. b)Assinadas por quem solicita o documento e pelo funcionário do Arquivo Municipal;
3. c)As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão;
4. d)As assinaturas terão que ser legíveis, não sendo válidas as assinaturas por chancela;
5. e)O serviço requisitante deve entregar o original da requisição, e reservar para si a cópia, que acompanha a documentação no ato de entrega;
6. f)A documentação só pode permanecer junto do serviço requisitante até ao limite máximo de 30 dias, renovável por igual período mediante nova requisição averbada à inicial;
7. g)Terminado o período de validade da requisição, o Arquivo Municipal deve avisar o serviço requisitante da devolução imediata da documentação ou da renovação da requisição;
8. h)A entrega e a devolução da documentação são feitas pelos serviços requisitantes e conferida de forma a averigua-se sobre a sua integridade e ordem interna;
9. i)Se for detetada desorganização ou falta de peças de um processo, o Arquivo Municipal deve devolvê-lo à sua procedência, com uma nota a solicitar a sua regularização;
10. j)Depois de conferida a integridade dos documentos devolvidos, o Arquivo Municipal dá baixa no original da requisição, que fica arquivado;
11. k)No ato da devolução o serviço requisitante deve apresentar a cópia da requisição na qual é colocada a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebe a documentação.

Secção III - Utilizadores

Artigo 17.º

Formalidades de Acesso

1 -Todos os cidadãos têm direito por lei a aceder aos documentos. A consulta é efetuada através do preenchimento de uma requisição, anexo V do presente Regulamento.
2 -A sua comunicabilidade atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente em conformidade com a lei geral.
3 -O direito de acesso será restringido no referente à consulta direta dos originais, sempre que estes se encontrem em mau estado de conservação.
4 -A consulta direta dos documentos é efetuada exclusivamente nas instalações do Arquivo Municipal, durante o horário de funcionamento do serviço.

Artigo 18.º

Condições de Consulta

1 -A documentação só pode ser disponibilizada, para consulta pública, após o seu tratamento técnico.
2 -Não é permitida a consulta simultânea de mais de três unidades arquivísticas.
3 -A consulta de originais de espécies raras, ou em risco de deterioração, é reservada e está sujeita a autorização do responsável técnico do Arquivo Municipal. Sempre que existirem cópias as consultas devem ser feitas através das mesmas de modo a preservar-se a integridade dos originais.
4 -O manuseamento de materiais fotográficos originais (negativo, diapositivo ou prova em papel impressa a partir da matriz) não será permitido. A cedência de imagens pelo Arquivo Municipal efetuar-se-á por meios técnicos de reprodução das mesmas, nomeadamente através de processo de digitalização, de forma a salvaguardar os originais.
5 -É vedada a possibilidade do uso de equipamento portátil, informático ou audiovisual de propriedade particular, para efeito de digitalização.
6 -A cedência de imagens será efetuada sobre suporte informático.
7 -A reprodução de documentos é permitida, desde que não prejudique a sua conservação, sendo os custos suportados pelos interessados de acordo com a tabela de preços vigente.

Artigo 19.º

Oferta de Exemplares

O utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou documentos existentes no Arquivo Municipal, deverá fornecer gratuitamente dois exemplares dos mesmos.

Artigo 20.º

Publicação de imagens

Qualquer imagem cedida pelo Arquivo Municipal para reprodução e ilustração de trabalho ou publicação deverá fazer-se acompanhar, quando possível, da respetiva descrição, constituída pelos seguintes elementos: autor (Indicação do nome do Fotógrafo ou Casa Comercial, quando conhecidos), título ou legenda (Deve ser respeitada e mencionada a legenda ou título da fotografia quando tenha sido atribuída pelo autor. A não atribuição de uma legenda ou título original, é indicada pela designação s/t (sem título), seguida de legenda atribuída, que figurará entre parêntesis), local [(O desconhecimento do local é indicado pela designação s/l (sem local)], data [(O desconhecimento da data é indicado pela designação s/d (sem data)], processo fotográfico e dimensões do original, fornecidos pelo Arquivo Municipal.

O utilizador fica obrigado a fazer acompanhar a imagem da seguinte indicação: Fotografia cedida pelo Arquivo Municipal de Vale de Cambra.

Artigo 21.º

Fundamentação da utilização das imagens

A cedência de imagens pertencentes ao acervo fotográfico municipal para inserção em trabalhos e publicações de responsabilidade não municipal carece de justificação por parte do utilizador e de autorização superior e fica sujeita à tabela de preços vigente.

Artigo 22.º

Compromisso na utilização das imagens

O utilizador comprometer-se-á, mediante preenchimento de termo de responsabilidade, anexo VI do presente Regulamento, a não fazer qualquer utilização das imagens cedidas, senão aquela para que recebeu autorização expressa e inequívoca.

Artigo 23.º

Reprodução de imagens

A reprodução de imagens será condicionada ou interditada, sempre que existam impedimentos legais.

Artigo 24.º

Restrições

É expressamente proibido:

1 -Praticar quaisquer atos que perturbem, em toda a área do Arquivo Municipal, o normal funcionamento dos serviços e seus funcionários.
2 -Entrar na sala de consulta e seus acessos, com malas, capas ou objetos que não sejam necessários à consulta.
3 -Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou de algum modo danificar os documentos consultados.
4 -Separar ou retirar qualquer documento da ordem em que se encontra arquivado.
5 -Fazer sair das instalações qualquer documento.
6 -Comer ou beber dentro das instalações do Arquivo Municipal.
7 -O utilizador depois de avisado, se não acatar as disposições do n.º1, é convidado a abandonar as instalações e em face da gravidade do ato praticado, fica sujeito às sanções previstas pela lei.

Capítulo IX - Empréstimo para Exposições ou Reproduções

Artigo 25.º

Condições do empréstimo

O empréstimo de documentação apenas é efetuado nas seguintes condições:

1 -Mediante autorização do responsável pelo Arquivo Municipal, se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço físico municipal, no exercício das funções dos serviços produtores.
2 -Mediante autorização escrita do Presidente da Câmara Municipal, se a documentação a sair se destina a exposições em espaço físico não municipal.
3 -A documentação a sair do Arquivo Municipal, nas situações previstas no n.º 2, ficará prévia e obrigatoriamente sujeita ao parecer do responsável técnico do Arquivo Municipal.
4 -A documentação saída do Arquivo Municipal na situação prevista no n.º 2 ficará obrigatoriamente sujeita a registo e seguro contra todos os riscos se o seu valor assim o justificar, valor a suportar pela instituição requisitante.

Capítulo X - Incorporação de Outros Arquivos

Artigo 26.º

Formas de Incorporação

A Câmara Municipal de Vale de Cambra, através do Arquivo Municipal deve, igualmente, intervir fora do seu espaço institucional, incorporando por compra, doação ou depósito sistemas arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse para o Município.

Capítulo XI - Disposições Finais

Artigo 27.º

Casos Omissos

As dúvidas ou casos omissos não previstos neste Regulamento serão resolvidos pelo Presidente da Câmara Municipal ou a quem ele delegar, com parecer do responsável do Arquivo Municipal.

Artigo 28.º

Revisão

O presente Regulamento será revisto sempre que se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.

Anexos:

I -Auto de entrega

II -Guia de remessa

III -Auto de eliminação

IV -Requisição de documentos ao Arquivo pelos serviços

V -Consulta Utilizadores

VI -Termo de responsabilidade.

29 de junho de 2017. - A Vereadora, Maria Catarina Lopes Paiva.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)

ANEXO V

(ver documento original)

ANEXO VI

(ver documento original)

310633026

Artigo 16.º

Empréstimo de documentos

1 -As requisições dos serviços municipais devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio, anexo IV do presente Regulamento, de modo a facilitar o respetivo controlo.
2 -O pedido de empréstimo no n.º1 deve satisfazer os seguintes requisitos:
1. a)Ser dirigido ao Arquivo Municipal com a data da sua apresentação e a identificação do serviço requisitante;
2. b)Assinadas por quem solicita o documento e pelo funcionário do Arquivo Municipal;
3. c)As requisições devem ser preenchidas com clareza e precisão;
4. d)As assinaturas terão que ser legíveis, não sendo válidas as assinaturas por chancela;
5. e)O serviço requisitante deve entregar o original da requisição, e reservar para si a cópia, que acompanha a documentação no ato de entrega;
6. f)A documentação só pode permanecer junto do serviço requisitante até ao limite máximo de 30 dias, renovável por igual período mediante nova requisição averbada à inicial;
7. g)Terminado o período de validade da requisição, o Arquivo Municipal deve avisar o serviço requisitante da devolução imediata da documentação ou da renovação da requisição;
8. h)A entrega e a devolução da documentação são feitas pelos serviços requisitantes e conferida de forma a averigua-se sobre a sua integridade e ordem interna;
9. i)Se for detetada desorganização ou falta de peças de um processo, o Arquivo Municipal deve devolvê-lo à sua procedência, com uma nota a solicitar a sua regularização;
10. j)Depois de conferida a integridade dos documentos devolvidos, o Arquivo Municipal dá baixa no original da requisição, que fica arquivado;
11. k)No ato da devolução o serviço requisitante deve apresentar a cópia da requisição na qual é colocada a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebe a documentação.